6 põhjust miks toitlustusettevõtted peaksid kaaluma tööajaarvestuse digitaliseerimist
Väljakutse, millega paljud toitlustuskohad silmitsi seisavad, on vajadus hinnata, kas tööajaarvestuse automatiseerimine toob kaasa soovitud tulu.
Toitlustusettevõtted ei erine sugugi teistest sektoritest, nagu näiteks ehitus või tootmine.
Palka makstakse tehtud tundide alusel ning kogu tööaja info on vaja salvestada, et teada, kui palju tunde igal töötajal on kuu lõikes kogunenud.
Probleem tekib siis, kui kogu protsess teostatakse manuaalselt - töötajad märgivad info paberile ja kuu lõpus antakse see teave edasi vahetusevanemale.
Seejärel trükitakse andmed Excelisse ja tehakse vastavalt ettevõtte eripäradele tundide kalkulatsioonid (üle- ja alatunnid, riigipühad, puudumised, puhkused, normtunnid, preemiad jne).
Kuna tegu on rahaga, siis võib leiduda töötajaid, kes on tööaja arvestamise suhtes omakasupüüdlikud. Näiteks ümardavad töötunde endale kasulikul moel - keegi ei pane ju tähele, kui tööajale on ümardatud juurde 10, 15 või lausa 30 minutit.
Pikemas perspektiivis toob see aga ettevõttele suurt rahalist kahju ning juhatajad kaotavad palju väärtuslikku aega
1. Umbkaudsete tööaegade märkimine
Paljudes toitlustusettevõtetes meenutatakse tööaegu tagantjärgi - nädala või isegi kuu lõpus. Sellest tulenevalt võib tööaja kirjapanek olla küllaltki ebakorrektne.
Täiesti tavaline on n-ö ümmargune tunnileht, kus on reas ainult 8-tunnised vahetused. Mõned julgemad on need märkinud lausa 8,5-tunnisteks.
Tööaegade registreerimine reaalajas vähendab ebatäpsete tööaegade kirjapanemise tõenäosust.
Olgugi, et tegu võib olla vaid kümnete minutitega - kui need aasta lõikes kokku arvestada, võib kahjusumma tulla tuhandetes eurodes.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
2. “Katte tegemine” ehk teise inimese tööle registreerimine
Töötajate omavahelisel heal läbisaamisel võib tekkida olukord, kus märgitakse inimene tööle ka siis, kui teda tegelikult polnud.
Kuuldavasti antakse teineteisele lausa “vabasid” õhtupoolikuid, mil nelja teenindaja asemel jääb tööle vaid kolm.
Kasutades sõrmejäljelugeja lahendust, ei ole ettevõttel vaja enam muretseda sellepärast, et töötajad märgivad teineteist tööle.
Töötaja sõrm on seotud seadmega ning tööle saab registreerida vaid iseennast.
3. Liigne koormus halduritele ja pidevad vaidlused
Haldurid ei pea enam nuputama soditud tunnilehtedelt, mis kell keegi tööle saabus või sealt lahkus.
Kõik registreerimised on selgelt näidatud tarkvaras ning järelpärimisi ei pea tegema.Kuu lõpus pole seega vajadust korjata kokku tunnilehti ja hakata neid ümber trükkima Exceli tabelisse.
Registreeritud infost koostatakse selge raport, mis kuvab täpselt, kui palju tunde töötajad kuu lõikes on teostanud, mis olid selle kuu normtunnid ning kas ilmnevad ala- või ületunnid.
4. Töötundide jaotuseks on vaja kalendris näpuga järge ajada
Paljudel toitlustusettevõtetel on iseärasusi ja ainult tundide kokku arvutamisest ei piisa.
Jälgitakse nii üle-, ala- kui ka normtunde ning see võib tekitada suurt peavalu halduritele, kui protsessi teostatakse manuaalselt.
Õnneks kvaliteetset tarkvara on võimalik vastavalt vajadustele seadistada. Kuu lõpu raportites on vastavad kalkulatsioonid juba tehtud ning halduritel kulub sellele vaid mõni hiireklikk.
5. Töögraafikute planeerimine Excelis on tüütu
Graafikute planeerimine võib võtta tunde, kui kasutatakse vanakooli paberi ja Exceli meetodit. Parandatud lehtedel on vead kerged korduvalt tulema.
Tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele arvutab automaatselt üle-, ala-, norm- ning riigipühatunnid.
6. Töötunde on vaja dubleerida palgaarvestuseks
Kui kaalute investeerida tööaja arvestusprogrammi, tuleb kindlasti veenduda, et süsteem on valmis liidestuma erinevate raamatupidamistarkvaradega.
Kui liidestus on olemas, liiguvad andmed kahe tarkvara vahel automaatselt ja raamatupidajad ei pea midagi dubleerima.
Kokkuvõtlikult
Tööajaarvestuse automatiseerimine on tänapäeval aina aktuaalsemaks muutumas.
Põhilised punktid, mis ajendavad ettevõtteid selle peale mõtlema, on rahaline ja ajaline kokkuhoid.
Töötajad saavad keskenduda tööle ja ei pea tunnilehtede täitmise pärast muretsema ning haldurid saavad pühendada rohkem aega töötajate motiveerimisele ja ettevõtte ärilisele edule.
Juhtidel on selge ülevaade reaalajas toimuvast. Toitlustusettevõtted peaksid siiralt kaaluma tööajaarvestuse uuendamist, sest nagu näha, siis tulu on rohkem kui kulu.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
