Mööblitööstusele: Kuidas hoidis Enima Trade OÜ aastas kokku üle 25000€ tööajaarvestuse digitaliseerimisega?
Enima Trade OÜ on kodumaine mööblitootja, mis asutati 2012. aastal eesmärgiga pakkuda oma klientidele kõike, mida ühelt selle valdkonna ettevõttelt eeldatakse, ja enamgi veel. Oma tegevuses panevad nad rõhku kaasaegsetele ja innovaatilistele lahendustele, et suuta täita tänaste klientide kõiki soove, mis sageli hõlmavad erinevate materjalide kombinatsioone ja tehnikate kasutamist.
Suuremate tehtud tööde alla kuuluvad näiteks Tallinna Salme Kultuurikeskuse eritellimusmööbel, SEB Innovatsioonikeskuse erimööbel, restoran Merineitsi pehme mööbel jne.
Begin tarkvara on nad kasutanud alates 2016. aastast ning enda kogemust ongi täna meiega jaganud Enima Trade OÜ juhatuse liige Indrek Reitsak.
Milline oli olukord enne Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Tööaega arvestati kõige lihtsamal paberi ja pliiatsi meetodil ehk paberist tunnilehtedel, mida töötajad igapäevaselt ise täitsid ja enda tunnid kirja panid. Kontrolli sel hetkel ei olnud. Ehk ülevaadet, kas kirjutatud tunnid on reaalsuses õiged ja kõik toimis usalduse peale. Ühe töötaja kohta võis tundide kadu olla kuskil 15–30 minutit – mõnel rohkem ja teisel vähem. Samas oli see inimlik ning mingit probleemi sellest ei tekkinud.
Seejärel kui tunnid kirjas, esitas iga töötaja kuu lõpus paberil enda töötunnid. Tundidest tuli esmalt aru saada ja need kõik ka käsitsi kokku arvutada. Järgmisena koostati raamatupidajale tundide kokkuvõte, mille põhjal palgad välja maksti.
Enne Begin tarkvara kasutuselevõttu oli kuskil 5-6 töötajat, kelle tööaega vaja arvestada. Nüüdseks on ettevõte kasvanud ning sellega ka töötajate arv, mis on nüüdseks juba 20. Indrek mainis, et enne tarkvara kasutuselevõttu läks 5-6 töötaja töölehtede kogumisele ja arvutuste tegemisele üks terve tööpäev või isegi rohkem, kui nüüd läheb 20 töötaja arvestuste tegemiseks.
Milline on olukord pärast Begin tarkvara kasutuselevõttu?
„Kõige suurem väärtus tuleb ajas, mis kulub töötundide analüüsile – kuna meil on töötajaid järjest rohkem, siis iga töötaja andmete töötlus oleks vastasel juhul väga ajakulukas. Lisaks hiljem nende andmete edastamine raamatupidajale. Antud hetkel on kerge vaevaga võimalik inimesi juurde lisada ja kogu töötajate ning tööaegade info on ühest kohast leitav,“ rääkis Indrek.
Lisaks on suureks abiks mitme erineva inimese ligipääs tarkvarale – tootmises tootmisjuhil on pidev ülevaade töötundidest olemas ning lisaks saab raamatupidaja kuu lõpus kõik väljavõtted ise koostada.
Töötajate vaatevinklist on neil mugav võimalus mobiilselt enda tööaega registreerida ning nad saavad otse äpis enda tehtud tundide infot vaadata.
Enima Trade’iga tehtud intervjuu põhjal on näha, et aastas hoiavad nad tööjõukuludelt kokku umbes 25 080€.
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
