Kuidas vähendada tootmisettevõtte tootmiskulusid? (Kuluarvestuse näited)
Enne seda, kui hakkame arutlema erinevate tootmiskulude vähendamise võimaluste ja kuluarvestuse paremaks muutmise üle, püüame aru saada tootmise kontseptsioonist ja tootmiskulude erinevatest elementidest.
Tootmiskontsern on äriüksus, mis tegeleb materiaalsete esemete tootmisega ning nende põhieesmärk on enamasti tarbija vajaduste rahuldamine.
Mis on tootmiskulud ja mis on selle erinevad komponendid?
Tootmiskulud on kulud, mis tekivad tooraine hankimisel ja selle töötlemisel valmistoodeteks – teisisõnu, kõik tehasega seotud kulud moodustavad tootmiskulud.
Tootmise kuluarvestuse valem näeks välja selline:
Tootmiskulud = otsesed materjalikulud + otsesed tööjõukulud + tehase/tootmise üldkulud
Otsesed materjalikulud
Otsene materjalikulu on tooraine hankimisel tekkinud kulu. See sisaldab materjali ostmise kulusid ja kulusid, mis on seotud materjali tarnimisega tarnija asukohast tehasesse. Ostu eest tasutud maks, mis on sisendkäibemaks, ei kuulu materjalikulude arvestusse.
Toome mõned näited otseste materjalikulude alla kuuluvatest kuludest:
- Ostuhind
- Transport
- Laadimis- ja mahalaadimiskulu
Tarbekaubad, näiteks materjali pakkimine, ei sisaldu otsestes materjalikuludes. Selle asemel arvestatakse nad tootmise üldkulude alla.
Otsene tööjõukulu
Otsene tööjõukulu on kulu, mis tekib toorainest valmistoodete valmistamisel.
Näide tööjõukuludest:
- Töötajate palgad
Tootmise üldkulud
Tootmise üldkulud on tehases kantud kulud, välja arvatud materjalikulud ja tööjõukulud. Selliseid üldkulusid ei saa lihtsalt otse tootele jaotada. See on põhjus, miks neid nimetatakse ka kaudseteks kuludeks.
Näited tootmise üldkuludest:
- Tehase rent ja kindlustus
- Elekter ja muud kulud, mis on vajalikud tehase toimimiseks
- Materjali pakkimine
- Tehase juhataja palk
- Turvameeste ja koristajate palk
- Masinate amortisatsioon
- Masinate remont ja hooldus
Müügi- ja halduskulud ei kuulu tootmiskulude hulka. Selle asemel arvatakse need kasumiaruandesse kaudsete kuludena.
Kuluarvestuse näide 1:
Mart asutas LED-tulede tootmise ettevõtte. 100 LED-tule valmistamisel kandis ta oma esimese kuuga järgmised kulud:
Tooraine ost = 500 €
Hiinast tooraine importimisel tekkinud saatekulud = 150 €
Tollivormistuse eest makstud imporditollimaks = 50 €
Tooraine sadamast tehasesse toomisega seotud transpordikulud = 20 €
Tootmisega seotud tööjõupalk = 100 €
Tehase kvaliteedikontrolli juhi palk = 1000 €
Millised on sel juhul iga LED-i tootmiskulud?
Materjalide otsesed kulud ühiku kohta = (500 € + 150 € + 50 € + 20 €) / 100 = 7,2 € LED-i kohta
Otsene tööjõukulu ühiku kohta = 100 / 100 € = 1 € ühe LED-i kohta
Tootmine üldkuludena = 1000 / 100 € = 10 € LED-i kohta
Niisiis on kogumaksumus 18,20 eurot ühe LED-tule kohta.
Kuluarvestuse näide 2:
Mati alustas uut mööblitootmise äri. Esimese kuu jooksul kanti 100 tooli valmistamisel järgmised kulud:
Toorpuidu ost = 5000 €
Liimi ja värvide ostmine = 1000 €
Pakkimiskasti ost = 100 €
Transpordikulud toorpuidu tarnijalt tehasesse toomiseks = 200 €
Tööjõukulud toorpuidu mahalaadimiseks = 50 €
Puuseppade palk = 2000 €
Tehase väravavalvuri palk = 500 €
Lao rent = 750 €
Millised on sel juhul iga tooli tootmiskulud?
Materjalide otsesed kulud ühiku kohta = (5000 € + 1000 € + 200 € + 50 €) / 100 = 62,50€ tooli kohta
Otsene tööjõukulu ühiku kohta = 2000 / 100 € = 20 € tooli kohta
Tootmise üldkulud = (100 € + 500 € + 750 €) / 100 = 13,50 € tooli kohta
Niisiis on tootmise kogumaksumus 96 € tooli kohta.
Ettevõtluse eesmärk on kasumit kasvatada.
Kasumi suurendamiseks on peamiselt kaks viisi: suurendada ühiku müügihinda või vähendada kulusid.
Esimene näib tänapäeva konkurentsitingimustes riskantne, seega valib enamik ettevõtteid teise valiku. Tootmiskontsernis saab kogukulusid kontrollida, kui hoida tootmiskulud minimaalsed.
Alljärgnevalt toome välja mõned viisid, kuidas tootmisettevõttes kulusid vähendada.
1. Jälgige numbreid
Oluline on jälgida põhinumbreid algusest peale. Kui te seda juba ei tee, siis soovitame kohe alustada.
Üsna keeruline on midagi vähendada, kui puudub informatsioon.
Selleks ei ole vaja raamatupidajat, kes kulusid haldaks. Tänu tehnoloogia arengule on tootmisettevõtetel erinevaid võimalusi oma kulude haldamiseks.
Põhikulud, mida võiks jälgida:
- Tootmisvõimsus
- Tegelik kasutatud maht
- Otsene materjalikulu
- Otsene tööjõukulu
- Tootmiskulud
- Töö efektiivsu
- Müüdud kaupade maksumus
- Ületunnitöö kulud
- Ladu sisse ja välja
- Sularaha sisse ja välja
Kui te ei soovi raamatupidamis- või tootmistarkvara kasutada, proovige numbrid salvestada lihtsasse Exceli faili. Ei ole vahet, kuidas seda teete – oluline on, et numbreid jälgitaks.
Kui teil on suur meeskond, siis jagage Exceli faili nendega (või looge kasutajad tootmistarkvarasse) ja juhendage töötajaid numbreid sisestama ja jälgima.
Seda on raske uskuda, kuid isegi kõige lihtsam numbrite jälgimine annab aimu, mis tootmisettevõttes toimub.
2. Vähendage materjalikulusid
Materjalikulud moodustavad olulise osa kogukuludest.
Otsese materjalikulu kontrollimiseks on mitmeid võimalusi:
- Võtke vastu võimalikult paljude tarnijate pakkumisi.
- Kaaluge pikaajalise lepingu sõlmimist valitud pakkujaga. See annab kindluse tarnijale, kes omakorda saab hinda vastavalt alandada.
- Küsige majandusaasta lõpus allahindlust. Tarnijad on nõus andma allahindlusi klientidele, kes on nende käibesse või tuludesse märkimisväärselt panustanud.
- Kaaluge oma toote ümberkorraldamist. Kas konkreetse tooraine saab asendada alternatiiviga, ilma et see kahjustaks kvaliteeti? Näide: mööblitootja võib kaaluda toorpuidu asendamist odavama alternatiiviga, näiteks vineeriga.
- Koostage tarnijate andmebaas koos üksikasjadega, nagu nimi, telefoninumber, e-post, aadress. See toimib varukoopiana juhul, kui seisate silmitsi ebasoodsa turuolukorraga, näiteks hinnatõus, pakkumise puudumine või majanduslangus.
- Võtke ühendust transpordiettevõttega, mis aitab asju tarnija asukohast tehasesse tuua. Võtke pakkumisi ja sõlmige pikaajaline leping valitud transpordiettevõttega.
- Paluge transpordiettevõttel hoolitseda toorme tehasesse laadimise eest. Mainige sama lepingus. See säästab palju raha.
Otsene materjalikulu on kõige olulisem osa tootmiskuludest. Kui suudate seda oluliselt vähendada, olete kokku hoidnud väga suure summa.
3. Vähendage laokulusid
Laokulu on kulu, mis on tekkinud seoses varude hoidmise, paigutamise ja hooldamisega teatud perioodi jooksul. Laokulude alla kuulub ka lõpetamata toodang.
Enamik laokulude komponente kuulub ka tootmise üldkulude alla.
Näited:
- Lao rent ja kindlustus
- Lao personalikulud
- Ladustatud varude tõttu blokeeritud raha
- Inventuur
- Lao elektri- ja hoolduskulud
- Varude kindlustus
Laokulude vähendamise näited:
- Tooraine tellimiskoguse määramiseks kasutage EOQ-meetodit (Economic Order Quantity). EOQ viitab materjalikogusele, mida tuleks tellida ühe partiina. Sellisel meetodil ostmine aitab hoida tellimiskulud minimaalsena.
- Varude ülemäärase ladustamise vältimiseks kaaluge JIT-meetodi (just-in-time) kasutamist. JIT tähendab varude tellimist ainult siis, kui see on tootmiseks tegelikult vajalik. See väldib tarbetuid varusid ja vähendab sellega laokulusid.
- Varude tähtsuse järjekorda seadmine ja haldamine ABC-kontrollsüsteemi abil. ABC-süsteem soovitab liigitada varud kolme kategooriasse: A, B ja C. Suure väärtusega varud (mis moodustavad vähemalt 50% kogu laoseisu väärtusest) kuuluvad A-kategooriasse; varud, mille väärtus on mõõdukas (35%), kuuluvad B-kategooriasse ja ülejäänud C-kategooriasse. Laokulude vähendamiseks peab teil olema range kontroll A-kategooria esemete üle, mõõdukas kontroll B-kategooria esemete üle ja madal kontroll C-kategooria esemete üle.
- Varude kvaliteeti tuleks korrapäraselt kontrollida, et vältida praaki ja kahjustusi.
- Kaaluge FIFO-meetodi kasutamist.
- Kaaluge väiksema või odavama lao rentimist.
Idee on vähendada laoseis sellisele optimaalsele tasemele, mis viiks laokulud miinimumini ja samal ajal ei mõjutaks tootmise produktsiooni ega müüki.
4. Suurendage töötajate efektiivsust
Töötajate töötasu vähendamine ei ole kõige mõistlikum kulu kokkuhoiu võimalus, kuna see põhjustab töötajates rahulolematust ning lõppkokkuvõttes kvalifitseerimata töötajate palkamist ja hoidmist.
Targem lähenemine oleks tööjõu efektiivsuse parandamine. See pole lihtne, kuid kindlasti on vaeva väärt.
Selgitan näitena:
Oletame, et olete palganud kümme töötajat, kelle kogumaksumus on 10 000 € kuus. Optimaalsel tasemel toodavad nad praegu 1000 ühikut valmistooteid. See tähendab, et otsene tööjõukulu on 10 € ühiku kohta.
Muidugi on teie eesmärk vähendada otsest tööjõukulu. Nagu juba selgitatud, ei saa te tööjõu palka vähendada. Teine võimalus on suurendada väljundit, mis praegu on 1000 ühikut.
Kui saate mingil viisil suurendada väljundit umbes 20% võrra, on suudetud vähendada tööjõukulu 8,3 euroni ühiku kohta. See on juba tohutu edasiminek.
Näited, mis võivad aidata:
- Pakkuge tööjõule piisavat väljaõpet ja õpetage kulude vähendamise tehnikat. Keskmise ühiku tootmiseks kuluvat aega saate vähendada, pakkudes spetsiaalset koolitust, mis võimaldab töötajatel kiiremini töötada.
- Pakkuge stiimuleid töötajatele, kes toodavad keskmist ühikut tavapärasest kiirema ajaga.
- Kasutage tööaja- ja kuluarvestuse tarkvara (nt tarkvara Begin)
- Planeerige tootmisülesanne ümber oskuste kohaselt (näide: pakkimisele spetsialiseerunud töötaja peaks ainult pakkima ja mitte muudes töödes kaasa lööma).
- Jagage meeskonnaga selgeid tootmiseesmärke
- Motiveerige tööjõudu vajaduse alusel. Hinnake nende pühendumust.
- Uurige ja parandage oma praegust tootmisprotsessi. Likvideerige üleliigsed protsessid, mis söövad liiga palju aega. Selleks jagage tootmistsükkel väikesteks tükkideks ja jälgige iga sammu jaoks kuluvat aega.
Töötajate efektiivsuse parandamine on üks kõige odavam strateegia tootmiskulude vähendamiseks. Kui suudate selle ellu viia, olete kokku hoidnud väga suure summa.
5. Kontrollige tootmise üldkulusid
Tootmiskulud on enamasti lisandväärtuseta kulud ja seega on neid võimalik vältida.
Nende vähendamiseks võite teha järgmist:
- Määrake nende kulude eelarve ja vaadake need perioodiliselt üle. Nende kontrollimiseks tuleb võtta vajalikke samme.
- Sellised kulud nagu amortisatsioon on enamasti ajapõhised. Peate vaatama, kas kasulikum on neid varasid omada või omandada need rendilepingu alusel.
- Vähendage töötajate arvu. Vaadake, kas tootmisjuhendaja rolli saab delegeerida kellelegi teisele. Kas väravavalvuri töö on hädavajalik? Muidugi on raske inimesi lahti lasta, kuid see on äri ja mõnikord peate tegema raskeid otsuseid.
- Vältige peeneid pakendikulusid.
- Kaaluge selliste tootefunktsioonide vähendamist, mis ei anna lõpptarbijatele palju väärtust.
- Suurte remondikulude vältimiseks kontrollige ja uuendage masinaid regulaarselt.
Neid kulusid võib olla raske kontrollida, kuid esmatähtis on tagada, et tarbetuid kulusid ei tekiks ettevõttes liiga palju.
6. Kõrvaldage väärtust mitte lisavad protsessid
Tootmismeetodites tehakse sageli uuendusi. Nendes esinevate puuduste diagnoosimiseks on vajalik tootmisprotsesside perioodiline ülevaatus. Tootmistsüklis võib olla üleliigseid protsesse, mida enam ei vajata ja mis võivad kaasa tuua tarbetuid kulusid.
Seetõttu peaksite analüüsima protsesse igas tootmisetapis ja otsustama, kas iga konkreetne tegevus on praeguses stsenaariumis tegelikult vajalik.
Väärtust mitte lisavatest tegevustest loobumine tootmistsüklis võib aidata vähendada tarbetuid kulusid ja hoida tootmiskulud minimaalsena.
Siin on veel mõned sammud, mida saate oma tootmisprotsessi parandamiseks teha:
- Uurige sellist tööriista nagu Standard Books. See võib aitab teil oma töövoogu ja protsesse sujuvamaks muuta ning paremini juhtida.
- Küsige tehasetöötajate tagasisidet ja veenduge, et suhtlete nendega kavandatud protsessimuudatuste teemadel.
- Tehke A/B-testid, et testida protsessi tegelikku paranemist. Peaksite uue protsessi heaks kiitma ainult siis, kui testi tulemused on soodsad.
- Uue täiustatud protsessi kaardistamisel võtke arvesse töötajate väsimust ja ebaproduktiivset aega.
- Kasutage igal võimalusel tehnoloogiat. Pikas perspektiivis tasuvad need ennast ära.
Tootmises peate tihti vastu võtma raskeid otsuseid. Muidugi ei tehta ühtegi protsessi ilma põhjuseta, kuid kui protsess väärtust ei lisa, saab seda vältida.
Kuluarvestus vaid mõne nupuvajutusega
7. Kaaluge protsesside automatiseerimist
Protsesside automatiseerimine muudab need efektiivsemaks. See annab rohkem võimalusi kulude kokkuhoiuks.
Inimesed kalduvad rohkem vigu tegema kui masinad. Seega on tehnoloogia kasutamisel vigu võimalik vähendada.
See tähendab omakorda, et kliendid on rahul ja ettevõtte maine paraneb madala veamäära tõttu.
Kasutage masinaid, mis töötlevad tooteid kiiremini ja vähendavad ettevõtte tootmiskulusid pikas perspektiivis.
Siin on mõned näited protsessidest, mida saab automatiseerida:
- Sorteerimine
- Pakkimine
- Koristamine
- Värvimine
Muidugi kaasneb automatiseerimisega tohutu ettemaks. Niisiis uurige enne sellekohase otsuse vastuvõtmist kulusid ja eeliseid. Kui see on mõistlik, võite mõelda ka masinate rentimisele.
8. Vähendage jääke
Jäägid võivad esineda järgmisel kujul:
- Varajane tootmine – toodete tootmine enne nende vajamist põhjustab raha asjatut blokeerimist ja mõned neist võivad teatud aja jooksul kahjustuda.
- Ootamine – tooted, inimesed ja masinad ootavad tootmistsükli vältel tarbetult.
- Varude ülejääk – liigses koguses varude hoidmine põhjustab raha asjatut blokeerimist.
- Liikumine – inimeste ja toodete ebavajalik liigutamine tootmistsükli ajal lükkab seda edasi.
- Praak – nagu juba arutatud, on see valmistoodang, mis jääb standardkvaliteedist madalamale ja vajab parandamist isegi garantiiperioodi jooksul.
Selliste jääkide vähendamiseks peab ettevõttel olema tugev sisekontrollisüsteem. Jääkide minimeerimiseks tuleks teha perioodilisi kontrolle. Probleemi ennetamine on alati parem kui probleemiga tegelemine selle tekkimise hetkel.
Seega peaksite tuvastama probleemsed alad ja rakendama meetmeid nende vältimiseks. Parendage kvaliteedikontrolli meetmeid nii, et turul pakutaks ainult neid tooteid, mis vastavad kvaliteedistandarditele.
Kuluarvestus vaid mõne nupuvajutusega
