Excelist pohmell? Mirioni vahetuse juhtide pääsemislugu kümnetest tundidest Excelis
238 – just selline hulk tootmisettevõtteid kasutab hetkel tööaja arvestuseks tarkvara Begin.
Paljud neist on meie pikaajalised kliendid, kuid suur osa on ka päris värskelt lisandunud. Üks neist uuematest on ka meie selle loo kangelane – Mirion Technologies Selmic Baltic.
Kui ma helistasin ettevõtte personalijuhile Riin Antonile ideega kokku panna lugu sellest, mis ja kuidas muutus nende ettevõttes pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu, oli Riin kõhklemata nõus.
Miks otsustasin selle mõttega just tema poole pöörduda? Sellel on tegelikult mitu olulist põhjust:
- Nad alustasid Begini tarkvara kasutamist selle suve alguses ja praeguseks on süsteem ettevõttes juba täielikult juurutatud. Saadakse „töö vilju nautida“, kuid samas on kõik veel värskelt meeles.
- Meie omavaheline koostöö nõudis huvitavat ja jagamist väärivat väljakutset nii Begini meeskonnalt kui ka Mirion Technologies Selmic Balticult – nimelt oli eesmärk saata Begini tarkvara andmed Directo äritarkvarasse palgaarvestuseks.
- Riinuga on väga lihtne suhelda ja see teeb koostöö meeldivaks.
Seega, kui Sul on tootmisettevõte ja soovid samuti tööajaarvestuse protsesse mugavamaks ja läbipaistvamaks muuta ning Mirion Technologies Selmic Balticu näitel hoida kokku kümneid ja kümneid tunde, mis kuluvad iga kuu Excelis tundide arvestamiseks, siis järgnev kogemuslugu on kindlasti huvitav lugemine.
Ettevõttest lühidalt
Ca 100 töötajaga Mirion Technologies Selmic Baltic Tallinna tehases valmivad maailmatasemel tooted ja pakutakse lahendusi kiirguse tuvastamise, kaitse ja mõõtmise valdkonnas.
Klientideks on ülemaailmsed suurettevõtted ja koostööd tehakse tuumaelektrijaamade, laborite, haiglate, ülikoolide ja paljude teistega.
Teekond Begini tarkvarani
Paljudes ettevõtetes käib veel 2020. aastalgi tööaegade arvestamine täiesti manuaalselt – paberi ja pliiatsi meetodil.
Sellest järgmine aste on tavaliselt Excel, mille tabelitesse jõuavad andmed samuti manuaalselt.
Kolmas ja kõige tänapäevasem võimalus on tööaegu arvestada tarkvara abil.
Kui Mirion Technologies juuni alguses meie poole pöördus, oli neil osa arvestusest automatiseeritud, kuid väga palju tuli siiski ka n-ö käsitööd teha.
Nimelt olid nad viimased 4 aastat kasutanud lahendust Time Clock, millega saadi ülevaade töötajate tööpäevade algustest ja lõppudest, aga see oli ka praktiliselt ainus kasutegur.
Alles jäi palju manuaalset tööd aegade kokku arvestamisel, tundide eraldamisel ja edastamisel Directosse palgaarvestuseks.
„Varem logisid meie töötajad tööaega Time Clocki süsteemis, kuid neid andmeid ei eksporditud tööaja arvestuseks kuskile – need olid olemas manuaalseks kontrolliks, kas töötaja on tööl. Vahetuse juhid pidasid Excelis tabelit tööaja arvestuse kohta ja valmistasid iga kuu palgaarvestuseks ette väga detailse info – Exceli faili, mis Directosse eksporditi. Ainuüksi selleks kulus vahetuse juhil 8 tundi kuus,“ võttis Riin eelneva lahenduse kokku.
Efektiivsema lahenduse leidmiseks tutvus Riin erinevate teenuspakkujate pakutavate tarkvaradega, aga lõpuks tehti otsus Begini kasuks.
„Guugeldasin ka teisi teenusepakkujaid, kuid Begini soovitused oli arvestatavad, lepingutingimused mõistlikud ja teenindusvalmidus läbirääkimiste käigus hea,“ selgitas Riin otsuse tagamaid.
Süsteemiga alustamine
Uue lahendusega alustamine võib tunduda aega- ja vaevanõudev tegevus. Mure selle üle, et töötajad on negatiivselt meelestatud ja võivad koguni esitada lahkumisavalduse, kui uut süsteemi tutvustama hakata, on tegelikkuses põhjendamatu.
Sama kinnitab ka ettevõtte Mirion Technologies kogemus.
„Begini juurutamine ei olnud keeruline, kuna tegemist on veebipõhise lahendusega. Begini pakutav kasutajatugi oli samuti piisav. Tootmistöötajate jaoks, kes tööaega registreerivad, ei muutunud meie puhul oluliselt midagi võrreldes tööaja registreerimisega vanas süsteemis. Uue teenusena pakub Begin ka näotuvastusseadet, mis võrreldes sõrmejälje süsteemiga on COVID-19 situatsioonis turvalisem tööaja logimise viis,“ kinnitas Riin.
“Kuna meie vahetuse juhid Natalja ja Tatjana on väga nutikad ja kiired, läks tänu neile juurutamine ladusalt. Neil on kasutajatena kõige suurem ja kaalukam roll. Oleme koos õppinud ja üksteist õpetanud. Kuigi süsteem on lihtne, on sellel ka parasjagu nüansse, et seadistused õiged oleksid,“ lisas personalijuht Riin.
Seda, et paberilt või Excelist üle kolimine tarkvara peale on tegelikult lihtsam, kui alguses tundub, ning pikas perspektiivis ka ainuõige otsus, kinnitavad veel mitmed meie tänased kliendid.
Kindlasti tasuks lugeda ka Timbeco Woodhouse’i ja Welementi kogemustest.
Mis siis ikkagi paranes?
Täielikult manuaalset arvestust pidavate tootmisettevõtete üks suur, kuid lihtsasti lahendatav probleem on tavaliselt see, et isegi päevapõhiselt puudub aus info selle kohta, kes millal tööle tuli ja millal töölt lahkus. Tunde arvestatakse umbes.
Selle mure lahendas Riinu sõnutsi neil ka Time Clock ära. Sellegipoolest jäid alles need probleemid, mis tekivad, kui süsteemi piiratus võimaldab edastada vaid registreerimise logisid.
EESMÄRK nr 1: vabaneda igakuisest Exceli täitmisest
TULEMUS: nüüd on vahetuse juhtidel iga kuu 8 tundi rohkem aega, et tegeleda oma põhitööga.
EESMÄRK nr 2: saada korralik ülevaade igapäevasest tööaja kasutamisest
TULEMUS: andmete edastamine tarkvarasse on kohene ning infot on võimalik vaadata inimese, osakonna või ka protsessi põhiselt.
EESMÄRK nr. 3: vältida inimfaktorist tulenevaid vigu
TULEMUS: tarkvara Begin suudab automaatselt arvestada normtunde, eraldada tunniliike ning süsteem põhineb Eesti seadustel. Igast käsitsi tehtud muudatusest jääb süsteemi märge.
EESMÄRK nr 4: viia töögraafikute planeerimine ja haldamine ühte keskkonda
TULEMUS: „Varem toimus meil töögraafikute planeerimine ja haldamine osakonnapõhiselt eraldi. Tehti eraldi Exceleid. Praegu on kõikide osakondade töögraafikud Beginis ja kõik, kes peavad, pääsevad graafikule ligi,“ ütles Riin.
EESMÄRK nr 5: võimalus andmeid hallata ja grupeerida ning soovitud ajahetkel välja võtta
TULEMUS: Begini tarkvaras on 5 erinevat raportit, mis võimaldavad saada detailset infot töötajate tööaegade kohta ning pidada kulukohtade arvestust.
EESMÄRK nr 6: võimalus andmed mugavalt palkade arvestamiseks majandustarkvarasse saata
TULEMUS: „Ekspordifail on lihtsalt ja ajasäästlikult Directosse üleslaetav võrreldes varasema failiga, mida tuli mitmes jaos üles laadida,“ kinnitab Riin.
Kokkuvõtvalt
„Kõige suurem kasu on kõigi tööaja arvestusega kokkupuutuvate töötajate aja kokkuhoid. Kuna manuaalset tööd on oluliselt vähem, on ka vigu oluliselt vähem. Ülevaade igapäevasest tööaja logimisest ja samuti kuu kokkuvõte ettevõtte tööajast on kenasti olemas. Lisaks sai Begini juurutamisest kasu ka meie palgaarvestaja, sest leidsime viisi andmete lihtsalt ja ajasäästlikult Directosse edastamiseks. Soovitame Begini lahendust ka teistele ettevõtetele, et tööajaarvestust efektiivsemaks muuta. Begini teenindus on samuti kiire ja hea,“ kiitis Riin.
Lõpetuseks lisas Riin: „Boonusena kõigele eelmainitule tipnes Begini tarkvara kasutuselevõtt ja tihe suhtlus Directo äritarkvaraga andmete liigutamiseks sellega, et nüüd on meil ka Directos oma kliendihaldur, kelle poole murede ja küsimustega pöörduda. Varem meil sellist inimest ei olnud.“
