Tootmisele: Kuidas hoiab Novara OÜ kokku ca 480h aastas?
Novara OÜ on kasutanud Begini süsteemi veidi üle poole aasta. Juhatuse liige Jaanis Hundt rääkis, kuidas toimis tööajaarvestuse protsess enne Begini, ja mis muutus pärast uue süsteemi kasutusele võttu. Põhilise väärtusena toob Jaanis välja administreerimise lihtsuse.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Kui küsisin Jaaniselt, kuidas nägi üle 120 töötajaga ettevõttes välja kogu tööaja arvestuse protsess enne Begin süsteemi kasutuselevõttu, vastas ta ohates: „Meil oligi ainult paber ja pliiats.“
Põhiline probleem seisnes selles, et ettevõttes on palju töötajaid ning erinevaid allüksuseid ning kuu lõpu saabudes hakkas kibekiire sõrmede töö. Esimeses etapis kogusid üksuste juhid kõikide enda töötajate töölehed kokku ning vaatasid need manuaalselt üle. Seejärel edastati need personalijuhile, kes omakorda lõi kõik tunnid ükshaaval kokku ning täitis Exceli, mis liikus edasi raamatupidajale. Kogu ülalkirjeldatud protsess võttis kuus kokku umbes 3 tööpäeva ning palju sigimist ja sagimist selleks, et kõik saaksid paberile kritseldatud tundidest ühtselt aru.
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Selleks, et aru saada kui palju on Begini tarkvara Novara OÜ-l aidanud administraatorite kuludelt kokku hoida, uurisime mõningaid numbreid. Saime teada, et eelnev palgaarvestusele kuluv aeg oli umbes 40h/kuus.
Sellest tulenevalt saime teha arvutuse:
Töötaja tundide arv x 12 (kuude arv) ehk:
40 x 12 = 480 h/aastas
Novara OÜ juhatuse liige Jaanis ütles: „Põhiline kasu on alles tulekul. Jah, töötajad ümardasid käsitsi kirjutatud tunnilehtedel enda tööaegasid ning liialdamata võin öelda, et see on umbes 5–10 minutit päevas. Arvestades töötajate arvu, teeb see kuu jooksul märkimisväärse koguse tunde. Lisaks administreerimist on tunduvalt vähem, sest kogu info on kõikidele pooltele nähtav ühes kohas ning samal hetkel. Küll aga on minu jaoks põhiline võit see, kui ma saan võimalikult palju ja täpset infot kätte suuremate analüüside tegemiseks. Õnneks on see võimalik Begin süsteemis. Veidi seadistamist ning ongi valmis. Tuleb võtta lihtsalt see aeg ning ära teha. Siiani mõistatavad üksuste juhid ise, et kus üksuses ja mis liinil töötaja tol päeval töötas, kuid Beginist on võimalik see info kõik ilma ajusid ragistamata kätte saada. Vot see on minu jaoks suurim Begini pluss.“
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
