10 märki sellest, et vajad hädasti korralikku vahendit tööaja haldamiseks
Elame imelisel ajal, mil pea kõige jaoks on olemas tehnoloogiline tööriist.
Mõtle ükskõik millisele probleemile (kui ehk maailmarahu välja arvata) ning võid kihla vedada, et selle täielikuks lahendamiseks või lahendamise lihtsustamiseks on olemas rakendus, tööriist või tarkvara.
Ettevõtete haldamise jaoks mõeldud tööriistade arv ulatub ilmselt kümnete tuhandeteni, seda eriti tõhususe suurendamise vallas.
Uue ettevõtlustarkvara võid muidugi kasutusele võtta just siis, kui ise soovid, kuid kuidas teada, et on aeg? Protsesside digiteerimine ainult digiteerimise pärast raiskab paljudel juhtudel lihtsalt aega ja ressursse. Nagu üks mu kolleeg alati ütles: „Kaose digiteerimisel saad ainult digitaalse kaose.”
Niisiis, millal on ettevõttel õige aeg investeerida korralikku digitaalsesse ajahalduse lahendusse, näiteks Begini? Millised on ilmeksimatud märgid?
Oleme reastanud uute klientide vastused küsimusele „Miks soovite Begini kasutama hakata? Mis praeguse lahenduse puhul halvasti on?”
NB! Argumendi huvides liigitame ka Exceli mittedigitaalsete formaatide alla – kuigi seda saab ajahalduses kasutada, pole see paberist oluliselt etem, kui asjad keeruliseks lähevad.
1. Exceli tööajatabelid on üle 40 tulba laiused
Kui tööajatabelis on rohkem arvutusi kui „kuu töötunnid kokku”, on käes lõpu algus.
Excel läheb mingil hetkel katki, mõni valem aegub ja sa hakkad töötajatele valesid palku maksma. Kui selle avastad, pole võimalik välja uurida, mis hetkel asjad valesti läksid.
2. Exceli tööajatabeleid haldab rohkem kui kaks inimest
Ära saa valesti aru – Office 365 funktsionaalsuste abil muutmisõiguste seadistamise, failide jagamise ja kasutajate haldamisega jõuad tänapäeval üsna kaugele.
Saad oma tabeli isegi andmebaasiga ühendada ja muutuste logi pidada. Töö hulk, mida selle saavutamiseks teed, on aga sarnane nullist ajahaldustarkvara loomisega.
Kui selle töö tegemata jätad, muudavad kasutajad samal ajal samu välju või muudavad asju oma soovide või anonüümsete palvete põhjal. Selle tulemus on täielik kaos ja kontrolli kaotamine.
3. Sa ei usalda Exceli (või paberil tööajatabeli) tööajaandmeid
Üks jaeketi juhataja ütles: „Ma tean, et nad muudavad oma töötunde käsitsi. Ma ei saa seda tõestada ilma sellele tunde kulutamata, aga ma olen selles kindel.”
Ta rääkis poejuhatajatest, kes panid tabelitesse ületunde ja aegu, millal hilinevaid töötajaid asendati. Excelisse või paberile on nii lihtne valeandmeid panna.
Me kirjutasime sellel teemal ka pika artikli.
4. Andmete liigutamine paberist Excelisse ja palgalehtedele võtab iga kuu rohkem kui kaheksa tundi
Korruta kõigi andmete algallikast (paberilt või Exceli tabelist) palgalehtedele kandmisega tegelevate töötajate töötundide arv nende keskmise tunnipalgaga (sh maksud) ja saad tulemuseks oma investeeringu tootluse.
Kui see on tööaja haldamise lahenduse kuludest madalam, oled kasumis. Vähenda aega, mis kulub andmete sisestamisele ja uuesti sisestamisele, käsitsi tehtavatele muudatustele, ületundide või summeeritud töötundide arvutustele, töölt puudumiste välja selgitamisele ja kõigi seotud osalistega vestlemisele.
Lisaks tasub meeles pidada, et kõik asjasse puutuvad töötajad (juhid, personaliosakond, raamatupidajad) vihkavad seda osa oma tööst.
5. Töötajatel pole aega oma tööaega kirja panna
Kohalolu haldamise oluline faktor on see, et mingisugusegi usaldusväärsuse saavutamiseks peavad töötajad asjaga pisut seotud olema.
Juhataja võib muidugi kõigi tööajad kirja panna, kuid asi lõpeb sellega, et kõigile saab kirja tööaeg 9.00–17.30 pooletunnise lõunapausiga.
Kui ka töötajad ütlevad, et tööaja kirja panemine võtab liialt kaua aega, on aeg muretseda korralik ajahaldustööriist.
6. Sa märkad tööde ja projektide tähtaegade seletamatut edasilükkumist
Kui ettevõte projektiplaneerimisega on kõik korras, ei tohiks tähtaegadega enamasti probleeme tekkida.
Kui edasilükkumisi esineb aga sageli, on põhjus üldiselt inimestes.
Kõige lihtsam viis asja tuumani jõudmiseks on töötajate kohaolu jälgimine.
7. Töötajad ignoreerivad kohalolureegleid
Paindliku tööaja võimalus on oluline, aga inimesed peavad ikkagi kohale ilmuma ja midagi tegema.
Kui kõik jõuavad alati hilja kohale ja lähevad varakult ära, võiks ju sama hästi nende tunde vähendada ja madalamat palka maksta. Meil on palju kliente, kes kontrollivad töötajate kohalolu distsipliini tagamiseks, ja see töötab.
Kohalolu haldamine ei pea tingimata palgalehti mõjutama, kuid kui see võimalus on olemas, on see piisav stiimul õigel ajal tööle ilmuma ja sealt lahkuma.
8. Töötajad peavad lõunapausi pikkust paindlikuks
Hooajalised soodustused, ilus ilm või perega seotud kohustused võivad ahvatleda töötajat lõunapausi pikemaks venitama.
Kui sellele ahvatlusele järele andmine muutub regulaarseks, võib tekkida olukord, kus lõunapaus on ettenähtust kaks või kolm korda pikem.
9. Suitsetajad peaksid oma harjumusi muutma
See on eriti suur probleem tootmisettevõtetes, kus suured seltskonnad korraga suitsupausile kaovad.
See paus ei kesta aga viis minutit, vaid isegi kuni pool tundi – ja nii iga paari tunni tagant.
Selle probleemi saab lihtsalt lahendada suitsetamiseks mõeldud alaga, kuhu pääsemiseks tuleb kellaaeg registreerida.
10. Vajad rohkem mõõtmeid palkade arvutamiseks
Tööjõukulud aina kasvavad ning enamik firmasid otsib projektipõhiste arvutuste abil viise nende kulude täpsemaks jälgimiseks.
Tundide käsitsi jaotamine kulukeskuste vahel on suur töö, eriti kui ridu on juba kolm või rohkem.
Kokkuvõtteks
Üldjoontes on kolm tööajaga seotud probleemide ala, mis osutavad vajadusele kohalolu paremate meetoditega hallata: aja haldamisele kulutatud aeg, ajaaruandluse vajadus ja töötajate distsipliin.
Märke sellest, et vajad korralikku lahendust tööaja ja kohalolu haldamiseks, on rohkem, kui eespool nimetatud, kuid kui neist mõnda märkad, tasub kindlasti muudatuste tegemist kaaluda.
Begin pakub tööaja registreerimist iseteenindusportaali, sõrmejäljelugeja, mobiilirakenduse ja telefonikõne kaudu.
