Kas tööaja arvestuse metoodika muutmine aitab Teie ettevõtet?
Mis on tööaja arvestus?
Tööaja arvestus on töötundide mõõtmine ja dokumenteerimine. Ettevõtetel on tehnoloogia abil lisaks võimalik mõõta ka töö tõhusust ja töötajate produktiivsust.
Erinevate süsteemide abil saab ettevõte kokku koguda täpse info ja teha sellest olenevalt otsuseid. Toome välja mõned tuntumad tööaja arvestuse meetodid:
- Paberkandja meetod: töötunnid märgitakse paberile ning edastatakse inimestele, kes neid andmeid edasi töötlevad.
- Tõenäoliselt kõige lihtsam viis tööaja jälgimiseks, aga kogutud info ei pruugi alati täpne olla.
- Exceli tabelid on paindlik lahendus. Töötajad märgivad tööajad tabelitesse ja rohkem ei pea nende pärast muretsema. Isegi kui see lahendus on väga töömahukas, on tabelite täitmine lihtne ja omavaheline suhtlus kiire.
- Tarkvara: tehnoloogia areneb pidevalt ja mõeldakse välja uusi viise, kuidas ettevõtte elu lihtsustada. Tööaja arvestuse tarkvara, näiteks Begin, võimaldab töötajatel tunnid märkida reaalajas erinevate registreerimisviiside abil ja andmed liiguvad kohe edasi tarkvarasse, kust kuu lõpus on võimalik välja võtta aruandlus töötajate selles kuus töötundide kohta. Ei pea enam muretsema, kas edastatud andmed on õiged, kuid töötajatel võib tekkida tunne, et nende privaatsust riivatakse.
Väljakutsed tööaja arvestamisega
Ettevõtte vajadustega sobiva lahenduse leidmine on tavaliselt suurim väljakutse, sest iga ettevõte mõõdab erinevaid parameetreid.
Enamik asutusi tahab, et töötajad märgiksid, millal töölt saabuti ja lahkuti, kuid mõne teise ettevõtte soov on, et märgitaks, kui kaua kulus aega mingite kindlate tööde või projektidega tegelemiseks.
Kindlasti on vaja, et tööjõud oleks rahul valitud tööaja arvestuse süsteemiga.
Paljude toodete miinus on see, et neid on liiga raske kasutada. Kui töötajate jaoks tundub süsteem keeruline, võib see tekitada palju meelehärmi ning süsteemi ei hakata kasutama.
Sama juhtub erinevate projektide juhtimisel: kui tunnid on ebatäpselt arvestatud, ei osata kulusid kokku lüüa ega teata, kas projektid on kasumlikud või mitte.
Segadus võib mõjutada ka palgaarvestust, nii et inimesed ei pruugi tehtu eest õiglast tasu saada. Samuti ei teata, kas projektidele kulutatud aeg ületas kokkulepitu.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
Põhjused tööaja arvestamiseks
Tööaja arvestuse haldamine on iga ettevõtte jaoks oluline. Tundide arvestuse kaudu kogutud teabe põhjal võib kindlaks teha, kas ettevõte on õigel teel ja kas see on tulevikus edukas.
Töötajad on ettevõtte edu jaoks kõige tähtsamad, niisiis tuleb teada, kuidas nende tööaega ja kohalolekut jälgida.
Kohaloleku jälgimisega saavad ettevõtted kindlaks teha, millised töötajad saabuvad varakult, õigeaegselt või (pidevalt) hilja.
Aruandlus aitab välja selgitada, kellel on kõige rohkem põhjenduseta puudumisi.
Selle info põhjal saab otsustada, millised töötajad sobivad ettevõttele kõige paremini; kes saabuvad õigel ajal ja on valmis oma ülesandeid täitma, et töö saaks tehtud.
Põhjalik tööaja arvestuse tarkvara võib suurendada tootlikkust ja kasumit.
Ettevõtted, kellel puudub ülevaade tööajast, ei tea, kas seatud eesmärkidele lähenetakse nii nagu planeeriti. Tööaja digitaalne arvestamine on paljudel ettevõtetel tähelepanuta jäetud, kuna ollakse rohkem keskendunud ärilistele eesmärkidele.
Põhjus võib olla selles, et ei osata näha suuremat pilti ja arvestada, kuidas tarkvara võib pikemas perspektiivis ettevõtte edu kasvatada.
1. Palga arvestamine
Enim levinud vahend tööaegade registreerimiseks on sõrmejäljelugeja. Seade registreerib töötatud tunnid ja informatsioon saadetakse raamatupidamissetöötlemiseks.
Elektroonilist tööaja registreerimist kasutatakse peamiselt sektorites, kus arvestatakse tunnitööd ning kus on tekkinud teatud “usaldamatus”, st vajadus pidevalt kontrollida, et ei esineks hilinemisi ja tööluusi.
Teisalt võib tööaja registreerimine kaitsta nii töötajaid kui ka nende järelevaatajaid. Registreerimise abil saab töötaja olla kindel, et neid ei ole ekslikult süüdistatud hilinemises ja et süsteem toob välja ületunnitöö eest makstava tasu.
Kindlasti tekib tööde juhtidel niiviisi rohkem aega ning nad võivad keskenduda pigem lisandväärtusega tööle.
2. Produktiivsuse mõõtmine
Produktiivsuse tõstmine tööpostil võib olla suur väljakutse. Aastal 2013 tehtud küsitlus näitas, et 70% Eesti töötajatest ei ole motiveeritud töötama.
Peamised põhjused, miks töötajad ei suuda täielikult keskenduda oma tööle, on:
- Mobiiltelefonid
- Isiklikud e-kirjad
- Sotsiaalmeedia
Huvipuudus võib sageli kaasa tuua madala või keskpärase produktiivsuse.
Töötajate produktiivsuse mõõtmise abil saab täpse ülevaate sellest, kui kvalifitseeritud, kaasahaaratud ja produktiivsed töötajad tegelikult on.
Toome välja neli lihtsat viisi, kuidas tõsta töötajate produktiivsust:
- Erinevate protsesside/projektide registreerimine
- Töötajate motiveerimine ja tulemuste täitmisel premeerimine
- Töötajate koolitamine
- Töötajatele suurema vastutuse andmine
Mis on biomeetriline tööaja arvestuse tarkvara?
Biomeetriline tööaja arvestuse tarkvara on tarkvara koos riistvaraga, mille abil töötajad saavad registreerida, millal tööd alustati ja lõpetati.
Parema analüüsi saamiseks on ettevõtetel võimalik tarkvara seadistada mitmesuguste tegurite järgi:
- Osakond
- Lõunapausid
- Erinevad tunniliigid
- Projektipõhine tunniarvestus
- Tükitöö
- Graafikute haldamine
- Puhkuseavaldused
Töötajad, kes oma tööaega sõrmejäljeseadmes registreerivad, ei pea kindlasti muretsema turvariski pärast.
Üldiselt ei talleta süsteem kellegi sõrmejälge, vaid loob binaarse koodi sõrmejälje eripäradest ja edastab selle tarkvarasse. Soovitame viimases siiski veenduda.
Miks kasutada biomeetrilist tööaja arvestuse tarkvara?
Erinevalt teistest sõrmejäljeseadmetest on biomeetrilised seadmed turvalisemad ning nendega ei pea kasutama ühtegi kaarti ega kiipi, kuid vajadusel on ka see võimalus olemas.
Sõrmejäljeseade on tänapäeval üha populaarsemaks muutunud tänu selle paljudele eelistele.
Kuna biomeetrilised terminalid tunnevad ära isiku sõrmejälje, iirise või näokuju, ei saa töötajad üksteise eest tööaega registreerida ega tööaega „varastada “.
Kuidas kasutatakse raporteeritud andmeid juhtimisotsuste tegemisel?
Töötajate raporteeritud andmed aitavad kaasa tööjõu ressursside tõhusale haldamisele ja aruandluse täpsusele.
Tarkvara kogub kokku andmeid kohalolekute, projektide ja muude palgaarvestuse tegurite kohta.
Raporteeritud andmed võimaldavad juhtkonnal teha kulutõhusaid otsuseid ja leida parimad tavad tööjõu optimeerimiseks.
Lisaks saab juhtkond kasulikke andmeid töötatud tundide analüüsimiseks, puhkusetaotluste kinnitamiseks, prognooside ja töögraafikute tegemiseks. Põhjalik andmete aruandlus ja analüüs parandavad tööjõu juhtimise otsuseid.
Kas teie ettevõttes on tööaja arvestuse tarkvara vajalik?
Eestis läbi viidud anonüümse küsitluse tulemusel väitsid 80% töötajatest, et on ümardanud tööaega endale kasulikus suunas.
Tööaja arvestuse süsteemid, mis tuginevad vana kooli paberkandjale, Exceli tabelile või kuu lõpus töötundide meeldetuletamisele, võivad kaasa tuua sadade tundide ning tuhandete eurode kaotuse igal aastal.
Protsesside edusammud, mida sellised tööaja arvestuse lahendused toovad, võivad vähendada vigu, parandada töötlemisaega, leevendada andmete käsitsi töötlemise koormust ja pakkuda meelerahu ettevõtte töötajatele ja juhtidele, sest need hoolitsevad automaatselt kõigi palga- ja tunnisätete eest.
Lisaks sellele leiavad paljud organisatsioonid, et nende lahenduste juurutamine on vaid üks samm teel tõhusama tööjõu juhtimise ja parema klienditeeninduse poole
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
