4 lahendust töögraafiku planeerimiseks (kaasa tasuta töögraafiku näidis)
Töögraafikute planeerimine ja haldamine.
Esimesed mõtted, mis sellega seoses pähe tulevad – see kõik on nii keerukas, tüütu ja ajamahukas. Paraku on see toitlustusasutuste jaoks igapäevane karm reaalsus.
Vahetusevanemad ja juhatajad, kelle õlule on see keeruline ülesanne pandud, on kindlasti neid ebameeldivaid tundeid kogenud.
Kuna töögraafiku koostamisel tuleb arvestada väga paljude erinevate asjaoludega, siis väga lihtsaks ei saa seda protsessi paberil või Excelis teha.
Paraku kasutatakse neid kahte moodust 2019. aastal veel väga palju.
Milles seisneb protsessi keerukus? Planeerimisel tuleb arvesse võtta töölepingu seaduse nõudeid, isiku töökoormust, normtunde jms.
Kui veel kuu lõikes on vaja tegeleda plaaniväliste juhtumitega, nagu haigestumine, töölt lahkumine või ka ootamatu komandeering, siis tundubki võimatu seda kõike hallata.
Annan ülevaate nelja võimaluse kohta, mille abil täna töögraafikuid koostatakse, ning toon välja nende plussid ja miinused.
1. Vanakooli paber ja pliiats
Suur pluss on see, et graafikuid saab planeerida igasugustes tingimustes – puudub vajadus interneti ja arvuti järele.
Samuti saavad töötajad ise kiiresti ja mugavalt vahetusi ja puudumisi märkida. Viimasega kaasneb ka tegelikult mitu suurt miinust. Isetegevusel, kus puudub pidev kontroll, võib muutuda tabel päris ruttu väga kirjuks ja hiljem võib sealt olla keeruline midagi välja lugeda.
Tihti soditakse midagi maha, muudetakse vahetusi ümber või märgitakse asju valedesse kohtadesse.
Isegi kui kõik on graafikusse kirja saanud, tuleb pärast muudatusi kogu info veel läbi töötada.
Tuleb võrrelda kuu normtunde planeeritud tundidega, kalkuleerida välja, kas tekkisid ületunnid või alatunnid. Sageli on vaja üle- või alatunnid summerida veel mingi perioodi peale kokku.
Planeerimise pool on töögraafikute loomisel protsessi lihtsam külg, haldamine on see, mis tegelikkuses peavalu tekitab.
2. Excelitabel
Võrreldes paberi ja pliiatsiga on Exceli kasutamise eelis see, et teades ja tundes selle tööpõhimõtet, on võimalik töö oluliselt automaatsemaks ja korrastatumaks muuta.
Seda aga juhul, kui osatakse õigeid valemeid sisestada. Ilma selle oskuseta on töö ka Excelis väga aeganõudev ja tüütu. Exceli tabelites ei saa võrrelda sisestatud vahetusi ja puudumisi meie kalendriga.
Näiteks kuu normtunnid, riigipühad ja nädalavahetused tuleb ise märkida ja arvesse võtta – siin puudub automaatne arvestus täielikult.
Väga aktuaalne mure on Exceli puhul see, et kui arvutustes või valemites midagi valesti sisestada, muutub kogu kalkulatsioon valeks ja vea tuvastamiseks on vaja hakata otsima nö nõela heinakuhjast.
Kiirem töögraafikute planeerimine ja haldamine
3. Google Sheets
Tööpõhimõte on väga sarnane Exceli omaga. Kahe lahenduse suurim erinevus on see, et Google Sheets’is saavad võimalus töötajad dokumendis muudatusi teha, ja kuna tegemist on online-lahendusega, jõuab kogu info ka kohe teisteni, kellele dokumenti jagati.
Samas saab dokumendi koostaja määrata piiranguid, mida ja millisel määral muuta või lisada saab. Nii saab vältida seda, et keegi mingid arvutused või valemid ekslikult valeks muudab. Google Sheets on justkui täiendatud Excel.
4. Tööajaarvestuse tarkvarad
Järjest enam ollakse valmis proovima lahendusi, kus suur osa arvestamisest on graafiku koostaja jaoks juba ära tehtud ja automatiseeritud.
Kõige suurem valukoht kogu selle asja juures on see, et uue süsteemi tundma õppimine vajab natukene aega ja pühendumist.
Tihti ei olda just seda sammu valmis astuma ja seetõttu planeeritakse Excelis töögraafikuid ka veel täna päris palju.
Tööajaarvestustarkvara aitab lahendada paberi või Exceliga seotud puudused.
Faktilised andmed, nagu töölepingu seadus, riigipühad, normtunnid ja muu taoline, on võimalik tarkvarasse integreerida.
See tähendab seda, et tarkvara arvestab neid sinu eest. Seetõttu on inimliku eksimise osakaal väiksem ja planeerimine kiirem.
Kokkuvõte
Igal toitlustusettevõttel on hulk igapäevaseid toimetusi, mis vajavad planeerimist ja arvestamist. Kõik need tegevused nõuavad aega ja tähelepanu.
Kollektiivi töögraafikute loomine ja tööajakorraldus ei peaks röövima iga kuu nii palju väärtuslikku aega ja fookust.
Seepärast soovime jagada infot ja kogemusi töögraafiku lahenduste näol nii Excelis (lae siit), Google Sheets’is (lae siit) kui ka tööajaarvestustarkvaras
Julget planeerimist!
Kiirem töögraafikute planeerimine ja haldamine
