Kindel viis, kuidas lihtsustada töögraafiku haldamist HoReCa sektoris
Kui olete kunagi juhatanud kohvikut või restorani, olete puutunud kokku tööajatabelite koostamise, puhkuse-, lapse- ja haiguspäevade arvestamise ning survega koostada töötajatele rahuldavat töögraafikut.
Kuu alguses paika pandud töögraafikust ei jää aga enamasti juba nädala pärast midagi alles ja töötundide kokkulugemine ning palgaaarvestus on täielik peavalu. Mida teha?
HoReCa sektor on töögraafiku haldamise mõttes üks keerulisemaid valdkondi, sest ühe ülemuse alla on koondunud palju erinevaid töökohti alates kokkadest ja klienditeenindajatest kuni puhastusteenuse pakkujate ja nõudepesijateni.
Igaühel omad soovid, võimalused, tingimused ja nõudmised ning lootus tööandja paindlikkusele. Aga see võib osutuda väga keeruliseks, kui ettevõtja kätes pole parimaid vahendeid efektiivsuse loomiseks.
Sageli on toitustusasutustes töögraafiku koostamine lahendatud pliiatsi-paberi meetodil – seinal on suur paberileht, kuhu märgitakse töötunnid, puhkehetked ja vabad päevad.
Teine variant on nii-öelda juhataja märkmik või arvutis olev Exceli-tabel, kus inimeste nimede taha on pandud pluss- ja miinusmärgid, mida võrreldakse vastavalt ettevõttele nädala või kuu lõpus töötajate ülesmärgitud andmetega.
Tehnoloogiaga on siin tegelikult väga vähe pistmist, ometigi elame ju tehnikasajandil, kus peaaegu iga Eesti inimese taskus on vähemalt üks nutiseade.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
Ent samas ei tähenda nutiseade automaatselt seda, et oskame kasutada tõhusaid vahendeid töögraafiku koostamisel. Isegi pilvepõhised dokumendid ja arvutustabelid, nagu Google Docs ning muud omavahel jagatavad veebilehed omavad endiselt palju samalaadseid probleeme nagu paberil mitu korda ülekirjutatud andmed.
Aga siiski on lootust!
Sest tegelikult on olemas üks ja ainus õige meetod, mis välistab paberi, pliiatsi ja inimlikud vead stiilis „kas ma saan oma sodi-podi-käekirjast õigesti aru?”, „üks töötaja palus parandada oma töötunnid, aga kes see oli…?” või „miks ei klapi numbrid töötajate numbrid minu andmetega?”.
Töögraafiku lihtsustamiseks on olemas salarelv, mis aitab lugeda töötunde 100% täpsusega
Selleks salarelvaks on spetsiaalsed tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvarad, mis vähendavad tüütut ja aeganõudvat paberimajandust ning teevad kiireks ja läbipaistvaks töötajate igakuise tööaruande esitamise.
Kuna raportid on tänu personaalsele tööle registreerimise süsteemile täiesti adekvaatsed, sisaldavad lisaks täpselt arvestatud töötundidele näiteks riigipühade andmeid ja hoiavad ära käsitsi töötundide arvestuses tekkiva halli ala, hakkavad töötajad seda kiirelt usaldama.
Nad ei pea enam selgitama, millal nad tööle jõudsid ja millal lahkusid.
Neid usaldatakse tänu kindlale süsteemile, nad on õnnelikud ja ka tööandjad on rahul, sest ei pea lugema kokku ükshaaval töötunde, haldama töögraafikut manuaaselt ja arvutama ületunde.
Kõik käib automaatselt, sest süsteemi saab mugavalt ühendada raamatupidamisprogrammiga.
Samas pole tööandja võit mitte ainult uue tööajaarvestuse automatiseerimise tarkvara integreeritus ja läbipaistvus.
Käega katsutav kasu tuleb ajalisest ja rahalisest kokkuhoiust, varem valesti loetud töötundide õigeks muutumisest ning kohviku/restorani juhataja või raamatupidaja töö ajalisest võidust: nad ei pea enam töötajatega vaidlema töötundide mahu üle ja manuaalselt haldama töögraafikut, vaid saavad keskenduda ettevõtte edule, töötajate motiveerimisele ning reaalajas toimuvale.
Töötajad saavad samal ajal keskenduda tööle, muretsemata töötundide arvestamise ja tunnilehtede täitmise pärast.
Kokkuvõte
Tööajaarvestuse süsteemi uuendamisele tasub tõesti mõelda, sest toitlustusettevõtted saavad sellest kindlasti rohkem kasu, kui esmapilgul arvata oskavad.
Kõige läbipaistvam ja üheselt mõistetavam programm on see, mida saavad kõik kasutada ja mida kasutatakse ühtmoodi arusaamade kohaselt!
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
