Metallitööstustele: kuidas AMV Metall hoiab tööjõulukulude pealt kokku ca 24 000€ aastas?
AMV Metall OÜ on 2014. aastal asustatud ettevõte, mis tegeleb metallkonstruktsioonide projekteerimise ja valmistamisega. Nende eesmärk on pakkuda oma klientidele tõeliselt kvaliteetseid tooteid ning erilahendusi. Ettevõtte ärimudelis on olulisel kohal ka toodetud konstruktsioonide paigaldamine, mis annab klientidele kindluse, et nad vastutavad lõpuni oma tehtud töö ja kvaliteedi eest.
Begini tarkvara kasutamisega tegid nad algust 2019. aasta novembris, kui nendega oli mõne kuu eest liitunud uus personalitöötaja Airika Lainoja. Airika oli eelnevas töökohas Beginiga kokku puutunud ning näinud, et see tegi tööaja jälgimise ja haldamise palju kergemaks. Seejärel pakkus ta uues töökohas juhtkonnale välja idee selle tarkvara kasutuselevõtuks ning pärast faktide ja arvutustega tutvumist oli nende uuendusmeelne juhtkond sellega kohe nõus.
Enda positiivset kogemust Begini tarkvara kasutamise kohta jagabki sel korral meiega AMV Metall OÜ juhtkonna assistent Airika Lainoja.
Hea ning kiire ülevaade töötajate töötundidest
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begini tarkvara kasutas AMV Metall tööaja arvestamiseks paberil tunnilehtesid, mis asusid töötajate puhkeruumis laua peal ja kuhu iga töötaja pani jooksvalt enda töötunnid käsitsi kirja.
Probleem oli, et tihti töötajad unustasid õigel päeval enda tunnid kirja panna ja siis hakkasid tagantjärgi kogu nädalat meenutama ning võis juhtuda sedagi, et sageli ei pruukinud need meenutused olla õiged. Võis ka juhtuda, et üks päev lahkus töötaja varem või ei olnudki üldse tööl, aga nädala lõpus ei olnud see tal enam meeles ehk paha tahtmata pandi ikka tunnid kirja.
Murekoht oli veel ka see, et osade töötajate jaoks algas tööpäev siis, kui autoga maja ette sõideti, ning lõppes siis, kui autosse istuti. Ehk kõik vahepealsed riietumised, pesemised, kohvitamised ning ka suitsupausid arvestati tööaja sisse. Mõne töötaja pealt võis olla keskmiselt kaotatud tegelik töötegemise aeg ca pool tundi päevas, üldiselt aga võis jääda kaotatud tööaeg keskmiselt 15 minuti piiresse tööpäeva kohta.
Seejärel võttis iga osakonna juht kuu lõpus paberil tunnilehed ette ning kontrollis kõik andmed üle. Tunnid arvutati kokku ja seejärel saadeti edasi raamatupidamisse. Tihti tuli teatud andmeid taga otsida, kui miski oli unustatud kirja panna, ning kogu see protsess palgatabeli kättesaamiseks võttis kokku ligikaudu nädal aega. See oli tõeline peavalu.
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu on Airika sõnul kõige suurem väärtus andmete digiteerimine ehk kaotatud on paberil tunnilehed.
„Tööajaarvestuse jälgimist on võimalik teostada igal pool, andmed ja väljavõtted on kergelt ja kiiresti kättesaadavad. Samuti on praegu võimalik ka ülemusel kaugelt ühe hetkega näha, kes on töötajatest kohal, mis kell saabus või kaua õhtul tööd tegi,“ lisab ta.
Juhatuse jaoks on suur pluss veel see, et paigaldustöötajate osas on neil Begin eriti kasulikult rakendatud, kuna geolokatsiooniga on kenasti näha, kus ja millal on tööga alustatud ehk millal objektile on jõutud. Enne oli paigaldusmeeste tööaja kontrollimine eriti keeruline.
Nagu ülalolevad numbrid näitavad, hoiab AMV Metall OÜ tööjõulukuludelt aastas kokku 24 216 €.
Oma positiivse kogemuse võttis Airika kokku selliselt: „Varem võttis tööaja andmetega tegelemine ja palgatabeli valmissaamine ligikaudu nädal. Praegu, kui jooksvalt on iga päev (10–20 minutit ehk kuus kokku ligi viis tundi) eelmise tööpäeva andmed alati kontrollitud ja kinnitatud ning vajadusel korrektuurid tehtud, läheb palgatabeli valmissaamiseks vaid keskmiselt ühe tööpäeva jagu tunde kuus. Samuti on oluliselt muutunud töötajate distsipliin ehk tööaegadest peetakse korralikumalt kinni.“
Hea ning kiire ülevaade töötajate töötundidest
Kuidas sai alguse Begin?
Begin asutati 2011. aastal ja nime Begin mõjutas Sir Richard Bransoni raamat “Persse kah, teeme ära”. Tuli arusaam, et esimeste sammude sooritamine loeb midagi enamat kui lihtsalt ideed ja rääkimine. Meie tähelepanu on alati olnud ettevõtetel, kellel on tunnitöötajad ja kes käsitsi töötavate protsessidega kaotavad pidevalt aega ja raha.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
