Mille vastu ja miks vahetas Welement AS välja aegunud exceli tabelid?
Meil on alati hea meel, kui üks meie paljudest klientidest soovib jagada oma kogemust Begin tööaja arvestuse tarkvara kasutamisega.
Järgmises eduloos avaldame intervjuu Ermo-Raiki Rebasega, ettevõtte Welement AS tehasejuhiga, kes on meie tarkvara kasutanud enam kui neli aastat ning teinud seda kahes erinevas ettevõttes.
Welement on kõige kaasaegsem kokkupandavate puitkarkassmajade tootja Baltimaades.
Welement on osa Rand & Tuulberg Grupist, millel on üle 25 aasta kogemust ehituses, kinnisvaraarenduses ja ehitusmaterjalide tootmises.
Nende meeskond sisaldab erinevate spetsialiseeritud tegevusalade sünergiat, et pakkuda oma partneritele suuremat väärtust ning nende eesmärk on muuta põhjamaade puitelementmajade tööstust.
Peamine murekoht
Enne tarkvara Begin kasutusele võtmist kasutas Welement AS tavapäraseid tööaja arvestamise tööriistu nagu Exceli tabelid ja paberil tunnilehed. Kõik justkui toimis, kuid ettevõte pideva kasvu tõttu tuli hakata mõtlema tööaja arvestuse digitaliseerimisele.
„Exceli tabeleid tekkis aina juurde ja ühel hetkel oli vaja ka töögraafikuid planeerida. Nende haldamisele ja raportite koostamisele kulus meeletu ressurss, mis oli peamine põhjus, miks hakkasime probleemile lahendust otsima,”
selgitas Welement AS tehasejuht Ermo-Raiki Rebane.
Probleemile lahenduse otsimine
Welement AS kaalus erinevaid tööaja arvestamise võimalusi. „Esialgu mõtlesime Hiinast osta lokaalse sõrmejäljelugeja, kuid sellele ideele tõmmati kiirelt kriips peale.
Arutamise käigus saime aru, et sellistel süsteemidel on väga palju puudujääke.
Jah, oleksime kopika kokku hoidnud, kuid lähemalt uurides saime kohe aru, et puuduvad uuendused, kasutajatugi ning arendusvõimalused,“ selgitas Ermo.
Need nüansid olid ettevõtte jaoks tööaja arvestuse tarkvara soetamisel olulised.
„Kõikvõimas Google aitas meil leida kohaliku ettevõtte nimega Begin, mis pakub tööaja arvestuse tarkvara, ning hakkasime seda lähemalt uurima,” ütles Welement AS tehasejuht.
Probleemile lahenduse leidmine
Peagi võttis Ermo ühendust ettevõttega Begin, et uurida, kuidas see tarkvara töötab ning mis on nende võimalused.
- Kiiresti genereeritavad raportid
- Veebipõhine tarkvara
- Pidev uuendamine ning arendamise võimalused
- Klienditugi
- Töögraafikud
- Digitaalsed tunnilehed
- Tööaja kokkuhoid
- Palgaarvestuse lihtsustamine
Need oli omadused, mis kohe ettevõtte tähelepanu püüdsid, kuid tegelik kasu sai selgeks siis, kui nende tootmisjuhil kulus raportite koostamiseks Begin tarkvara abil tavapärase kaheksa tunni asemel kõigest viis minutit.
„Pärast tarkvara kasutusele võtmist tekkis meil terve tööpäeva jagu vaba ressurssi, mida saab nüüd tunduvalt otstarbekamalt kasutada kui varem,” rääkis Ermo.
Ermo-Raiki on Begin tarkvara implementeerinud kahes erinevas ettevõttes. Welement AS-is käis see väga kiirelt, teises pisut aeglasemalt, kuna töötajad ei saanud täpselt aru, mis tarkvaraga on tegu.
„Kardeti, et hakatakse koguma sõrmejälgi ja see tõi kaasa meelehärmi, aga kui selgitasime, milleks tarkvara sai võetud, ja et sõrmejäljed on krüpteeritud kujul, läks edasine protsess kiirelt,” rääkis Ermo.
„Me ei hakanud Begin tarkvara kasutama töötajate distsiplineerimiseks, sest sellega pole meil probleeme olnud, küll aga kulus meil palju tööaega nn käsitööle.
Tänu sellele, et kõik andmed jooksevad reaalajas ühte kohta ja raportite genereerimine on imelihtne, hoiame nüüd märgatavalt tööaega kokku.
Töögraafikute planeerimine on oluliselt lihtsam kui varem ning lisaks saame kohe info puudumiste ja ületundide kohta. Varem jõudsid vajalikud raportid minuni nädal hiljem, nüüd saan need kätte uue kuu esimesel päeval.
Sama on raamatupidajaga, palgad saavad tehtud alati õigeaegselt ning raamatupidaja ei pea enam nii palju vaeva nägema kui varasemalt,” võttis kokku ettevõtte Welement AS tehasejuht.
