Tootmisele: Kuidas aitas Begin tarkvara Bellus Furniture OÜ-l säästa hulgaliselt tööaega?
Bellus Furniture OÜ on tegutsenud nüüdseks juba 25 aastat ja on selle ajaga kasvanud Eesti üheks suurimaks pehme mööbli tootjaks Eestis. Begini tarkvara võeti ettevõttes kasutusele 2014. aastal. Uurisime ettevõtte personalispetsialistilt Liliana Vahtralt, kuidas toimis tööajaarvestus ja planeerimine enne Begini ning mis muutus pärast uue süsteemi kasutuselevõttu.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begini tarkvara kasutuselevõttu pidasid meistrid igapäevaselt töötajate kohta ülevaadet ning märkisid nende tunde Exceli tabelisse. Töötajaid ise tunnilehti ei täitnud. Ehk siis iga hommik alustas meister tootmises ringkäiku, mille käigus vaatas üle, kes on tööl, ning kui kusagilt oli töötaja puudu, siis hakkas uurima, mis on selle põhjus, ja vajadusel veel ka asendust organiseerima. Kogu sellele protsessile kulus meistril päevas keskmiselt 1,5 tundi.
Kirja pandi üldjuhul päevatunnid (8 tundi), mitte täpsed algus- ja lõpuajad, seega võiski mõnikord olla ka nii, et tegelikult töötaja tuli hiljem või läks varem ära, aga kirja läks ikka 8 tundi. Ka graafiku planeerimine käis Excelis, kuhu märgiti töötajate normtunnid ning vastavalt sellele planeeriti vahetused.
Edasi läks täidetud Excel personaliosakonda palgaarvestuseks. „Kontrollisin ka töötajate saadetud puhkuseavaldusi ning võrdlesin, kas meistrite tabelisse märgitud tunnid kattusid minul oleva infoga. Kui tekkisid ebakõlad, siis võtsin ühendust meistriga ning vaatasime need koos üle,“ sõnas Liliana.
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Küsimusele, mis oli peamine põhjus, miks nad hakkasid otsima uut lahendust, vastas Liliana: „Põhiline põhjus oligi see, et meistrite aega kokku hoida ning saada tööaja arvestust täpsemaks – hilinemised ja varem ära minemised jäid pärast Begini kasutuselevõttu täiesti ära.“
Meistrite ajaline kokkuhoid oli meeletu, kuna nad ei pidanud enam tootmises ringi käima ja vaatama, kes oli tööl ja kes mitte. Begini tarkvarast saab kohe ülevaate, kes on tööl ja kes mitte, ning vajadusel ka kiirelt asenduse otsida.
Ka graafikute koostamine läks natukene kiiremaks. „Enne pidin tihti Exceli tabeli üle vaatama, kas on keegi juurde tulnud või ära läinud. Beginis seda tegema ei pea, kuna kui ma uue töötaja süsteemi lisan, siis lisab süsteem ta ka automaatselt graafikusse juurde. Samamoodi, kui keegi töötajatest ettevõttest lahkub, siis tarkvara eemaldab töötaja graafikust automaatselt,“ lisab Liliana.
Samuti tõi Liliana positiivsena välja mugava ja kiire andmete kättesaadavuse edasise palgaarvestuse jaoks. Kui varem tuli nii mõnigi kord meistrite käest infot oodata, siis nüüd saab kohe kuu esimesel kuupäeval paari hiireklõpsuga vajaliku info kätte.
Tootmissektori võimalik rahaline kokkuhoid, kasutades Begini tarkvara
Selleks, et saada aru, kui palju Begini tarkvaraga on võimalik raha säästa administraatorite tundide pealt, teeme lihtsa arvutuse.
Arvutuste aluseks on võetud tootmissektori keskmine administraatorite brutotunnitasu Begini kogemuse põhjal.
Keskmine administraatori brutotasu: 11 €/h
Keskmine ajaline kokkuhoid kuus: 33 h
Sellest tulenevalt näeb arvutus välja selline: 33 x 11 x 12 = 4356 € aastas
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
