Kuidas hoidis Betonrak OÜ paberist tunnilehtede kaotamisega aastas kokku ca 111 000€ ?
Betonrak OÜ põhitegevusalaks on erinevate raudbetoonkonstruktsioonide ehitamine ning raketise-, armatuuri- ja betoneerimistööd.
Begini tarkvara kasutamisega tegi Betonrak OÜ algust 2016. aastal. Ettevõtte juhatuseliige, Rome Soomere, rääkis, kuidas toimis tööajaarvestuse protsess enne Begini ja mis muutus peale uue süsteemi kasutusele võttu
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutusele võttu?
Nagu enamikes ettevõtetes, kasutasid ka Betonrak OÜ juhid oma objektidel tehtavate töötundide ning tööde haldamiseks tunnilehtesid – töötajad täitsid iga päev pabereid ning esitasid need juhtidele nädalate kaupa.
Selles tulenevalt tekkisid ka mõned probleemid. Esiteks oli see, et halduskoormus oli kasvanud üle pea ning kogu andmebaasi ümbertöötamine paberilt excelisse võttis ääretult palju aega.
Teine probleem oli see, et puudus kontroll ja ülevaade, kas töötajad ka reaalselt tunnilehel kirjutatud aegadel objektil viibisid. Suurte objektide puhul oli seda ka võimatu jälgida.
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutusele võttu?
Selleks, et aru saada kui palju on Begini tarkvara suutnud Betonrak OÜ-d aidata, palusime Romel meiega jagada mõningaid numbreid. Saime teada, et ettevõttes töötab kokku 70 inimest ja tööandja kulu töötaja kohta on 22 €/h. Uurisime ka kui palju võisid töötajad varasemalt tunde enda kasuks ümardada (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik), mis Remo arvates võis olla umbes 15 minutit.
Nende numbrite põhjal saame teha esimese arvutuse:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) /60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x tööandja kulu töötaja kohta x 12 (kuude arv) ehk:
(70 x 15) /60 x 21 x 22 x 12 = 97 020 €/aastas
Teise arvutuse saamiseks uurisime, kui palju aitab Begin kokku hoida administraatorite tööaega tööaja arvestuse haldamisel.
Töötundide kokku kogumine = 20 h/kuus.
Andmete korrastamine = 15 h/kuus
Sellest tulenevalt näeb arvutus välja selline:
(20+15) x 34 x 12= 14 280 €/aastas
Kokku teeb see aastas võitu 111 300 €.
Tänu Begin tarkvarale, sai Betonrak OÜ oma probleemidele lahendused ning Rome võttis ettevõtte kogemuse kokku järgmiselt: „Begini tarkvara annab meile täpse info objektil tehtud tundidest, tänu millele jäävad ära igasugused vaidlused. Lisaks hoiame tänu Beginile kokku üle 3 tööpäeva jagu tunde, mis varasemalt kulus andmete ümbertöötlemisele. Kunagi, kui me olime väiksemad, saime paberil arvestuse tehtud suurema vaevata, kuid nüüd olen ma 100% veendunud, et ilma Beginita ei saaks me mitte kuidagi hakkama".
Tööajaarvestus läbi mobiilirakenduse
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
