Kliendilugu: Kuidas Citybox Tallinn automatiseeris tööaja arvestuse Beginiga
Citybox Tallinn on modernse self-service kontseptsiooniga hotell, mis tegutseb Tallinna kesklinnas. Hotelli iseloomustab minimaalne bürokraatia ja maksimaalne efektiivsus — klient saab end ise sisse ja välja registreerida, toad avanevad telefoni teel ning personal keskendub ainult sellele, mis loob külalistele tegelikku väärtust.
Sama loogika kandub üle ka hotelli sisemisse töökorraldusse. Citybox vajas lahendust, mis toetaks nende tempokat töövoogu, hoiaks tööajaarvestuse täpsena ja aitaks vältida liigset käsitööd. Just sel põhjusel valiti tööajaarvestuse lahenduseks Begin.
Väljakutse: aus tööajaarvestus ja sujuv personalihaldus
Enne Begin lahendust oleks tööajaarvestus pidanud toimuma peaaegu täielikult Excelis, mis nõuab juhilt ja raamatupidajalt palju manuaalset tööd, tekitab suure veaohu, ei anna selget ülevaadet töötajate mustritest ega toeta efektiivset palgaarvestust.
Lisaks vajas hotell lahendust, mis võimaldaks vältida olukordi, kus töötajad üksteise eest sisse või välja logivad — probleem, mis esineb paljudes teenindusasutustes.
Miks Begin? Automatiseeritus, täpsus ja kasutajasõbralikkus
Citybox Tallinn valis Begin tööajaarvestuse lahenduse kohe hotelli avamise alguses. Juba siis oli selge, et töö peab olema automatiseeritud, tööaja arvestus peab toimima reeglipõhiselt ning personalil peab olema lihtne ja loogiline kasutuskogemus.
Begin sobitus hotelli digitaalse töökorraldusega otsekoheselt: kõik töötunnid liiguvad ühte süsteemi, kust osakonnajuhid ja juhtkond saavad vajalikku infot kiiresti ja täpselt.
“Meie jaoks on Begin suur ajavõit. Süsteem arvutab ise kõik ära ja tööajaarvestus on aus. Samuti peab välja tooma, et Begini klienditugi on imeline – alati reageerib päris inimene, kes päriselt aitab. See teeb meie töö palju lihtsamaks.” — Merle Schmidt, Citybox Tallinn
Lahenduse kasutamine: terminal, sõrmejäljed ja juhtide tööriistad
Citybox kasutab Begin terminali kahe autentimisviisiga. PIN-kood on lihtne ja kiire. Sõrmejälg välistab võimaluse, et keegi logib kolleegi eest sisse või välja.
PIN-kood oli alguses mugavam, kuid praktikas tekkis aegajalt olukordi, kus sõbrad logisid üksteise eest tööpäeva alguseid ja lõppe. Sõrmejälje lisamine lahendas selle kohe.
Osakonnajuhtide võimalused hõlmavad puudumiste ja puhkuste haldamist, haiguspäevade sisestamist, tasustatud ja tasustamata vabapäevade märkimist ning töötajate hilinemiste ja kohaloleku jälgimist. Kõik see toimub ühes süsteemis ning info liigub automaatselt juhtkonna ja raamatupidaja jaoks õigesse formaati.
Integreerimine Meritiga: sujuv palgaarvestus
Citybox kasutab palgaarvestuses Meritit. Begin teeb selle protsessi oluliselt lihtsamaks — tunnid eksporditakse Beginist Meritisse, ületunnid, öötunnid ja riigipühad arvestatakse vastavalt seadusele, summeeritud ületunnid arvutatakse süsteemi poolt ning juht koostab täiendava koondraporti, mida raamatupidaja hindab väga mugavaks.
Tulemuseks on vigadeta palgaarvestus, mis säästab personalijuhilt ja raamatupidajalt kokku tunde iga kuu.
Tulemused: ajavõit, täpsus ja suurem professionaalsus
Vähem käsitööd, rohkem väärtusaega. Süsteem arvutab kõik ise ära — juhil jääb üle vaid tulemused üle kontrollida. See on eriti väärtuslik summeeritud ületundide arvestuses.
Töötajate mugavus ja rahulolu. Töötajad on Beginiga kiiresti harjunud ja keegi ei pea seda keerukaks. Süsteem toetab hotelli igapäevatöö tempot.
Juht saab keskenduda juhtimisele, mitte administreerimisele. Begin suurendab juhtimise professionaalsust — personal tunneb, et protsessid on läbipaistvad, ausad ja kaasaegsed.
Kiire, inimlik klienditugi. Cityboxi hinnangul on Begini kasutajatoel suur lisa: küsimustele vastab päris inimene, kes mõistab probleemi ja aitab seda kohe lahendada.
“Me kasutame päris palju erinevaid tarkvarasid ja enamustel neist on vastuste andjaks erinevad AI lahendused, mis võtavad kaua aega. Me väga hindame seda, et saame suhelda otse inimesega, kes mõistab koheselt probleemi ja annab minutitega lahenduse.” — Merle Schmidt, Citybox Tallinn
Kokkuvõte
Citybox Tallinn saavutas Begin tööajaarvestuse abil automatiseeritud ja täpse tööajaarvestuse, ühtse süsteemi kus juhid saavad kõike ise hallata, väiksema koormuse raamatupidamisele, parema töötajakogemuse ning juhina selgema ülevaate ja suurema professionaalsuse.
Begin sobitub ideaalselt hotelli kaasaegsesse, automatiseeritud teenindusmudelisse ning toetab kogu ettevõtte efektiivset toimimist.
“Meie jaoks on Begin suur ajavõit. Süsteem arvutab ise kõik ära ja tööajaarvestus on aus. Samuti peab välja tooma, et Begini klienditugi on imeline – alati reageerib päris inimene, kes päriselt aitab. See teeb meie töö palju lihtsamaks.” — Merle Schmidt, Citybox Tallinn
Automatiseeri oma hotelli tööajaarvestus
