Kuidas vähendas AS Dagöplast manuaalset tööd ning sai täpse ülevaate töötundidest
Dagöplast AS on biolaguneva ja polüetüleenist kile tootja, kes on pühendunud keskkonnasõbralikele tootmismeetoditele ja toodetele ning paneb seetõttu suurt rõhku kompostitavatele, biolagunevatele ja taaskasutatud materjalidele. Begini tarkvara kasutamisega tegi ettevõte algust 2016. aastal ning oma kogemust meiega jagab ettevõtte esindaja Maiu Toomemäe.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Väga sarnaselt teiste ettevõtetega kasutas ka Dagöplast eelnevalt tööaja arvestuseks paberit ja Exceli meetodeid. Töögraafikud koostati Excelis, misjärel need prinditi välja. Jooksvalt tekkinud muudatused/parandused (keegi jäi haigeks, vahepeal ära käimised, ületunnid jne) lisati käsitsi paberile. Töötajad ise ei teinud mingeid muudatusi paberil.
„Osakonnajuhataja oli see, kes paranduse kinnitas ja üle kirjutas. Kuid enamjaolt läks töötajatele kirja siiski vahetuse aeg (8 h või 12 h). Aga kas inimene tegelikult ka kohal oli kogu selle aja või kas ületunnid olid õigustatud, see kõik oli usalduse pealt,“ sõnas Maiu.
Kuna ettevõtte tegevus on jagatud mitme maja vahel, siis oli ka tööajaarvestuse lehti mitmeid. Uue kuu alguses jõudsid eelmise kuu lehed personalijuhini, kes pidi need lehed käsitsi uuesti Excelisse sisestama. Sealt edasi saadeti info ka raamatupidamisse palgaarvestuseks.
Rahaline kokkuhoid paberist tunnilehtede kaotamisega
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Peamised põhjused, miks hakati uut tööajaarvestustarkvara otsima, olid soov vähendada käsitsitööle kuluvat aega, saada täpsem ülevaade töötajate tööaegadest ning soov saada kiiremat ja mugavamat ligipääsu infole. Begini tarkvara aitas kõiki neid punke täita.
Maiu sõnul on kõige suurem võit tööaja kokkuhoid. Varem kulus andmete töötlemisele palju aega, kuna oli palju käsitsitööd. Kuid nüüd on kogu info ühes kohas ning juhtidele ja erinevatele osakondadele kohe kättesaadav.
„Kindlasti tooksin välja ka info täpsuse – kui varem puudus meil tegelik info, kas inimene on üldse tööle tulnud, siis praegu on kohe ülevaade olemas. Samuti ka hiljem tulemised ja varem ära minemised – tarkvaras on kogu info olemas. Kui varem oli kuus umbes 300 ületundi, siis nüüd on see kaks korda vähenenud, umbes 100 ületunnini kuus,“ võttis Maiu enda positiivse kogemuse kokku.
Tootmissektori võimalik rahaline kokkuhoid, kasutades Begini tarkvara
Selleks, et saada aru, kui palju Begini tarkvaraga on võimalik raha säästa nii töötajate kui ka administraatorite tundide pealt, teeme paar lihtsat arvutust.
*Arvutuste aluseks on võetud tootmissektori keskmised numbrid Begini kogemuse põhjal.
Töötajate arv meie arvutuses: 90
Keskmine töötaja brutotasu: 8 €/h
Keskmine administraatori brutotasu: 11 €/h
Keskmine töötundide ümardamine päeva lõikes: 10 minutit
Keskmine administraatori ajaline kokkuhoid kuus: 8 h
Rahaline kokkuhoid töötaja tundide pealt:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) / 60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv kuus x töötaja palk x 12 (kuude arv) ehk:
(90 x 10) /60 x 21 x 8 x 12 = 30 240€ aastas
Rahaline kokkuhoid administraatori tundide pealt: 8 x 11 x 12= 1056 € aastas
Võimalik kokkuhoid aastas: 30 240 € + 1056 € = 31 296
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
