HoReCa sektorile: kuidas hotell Telegraaf ja restoran Tchaikovsky hoidsid aastas kokku ligi 14 600 eurot?
Tallinna vanalinnas, 1878. aastast pärinevas hoones, kus omal ajal asus Eesti Telegraafi keskjaam, asuvad praegu hotell Telegraaf ja restoran Tchaikovsky. Hotell pakub külalistele luksuslikku elamust ning restoranis, mis pakub modernset prantsuse-vene kööki, on võimalus osa saada uskumatust maitserännakust.
Begin tarkvara kasutamisega tegid nii hotell kui ka restoran algust 2018. aastal. Ettevõtte kogemust jagas meiega hotelli peadirektor, Rita Kaup, ja uurisime temalt, millise kokkuhoiu on nad saavutanud Begin tarkvara kasutuselevõtuga.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begin tarkvara kasutati nii hotellis kui ka restoranis Tchaikovsky töögraafiku planeerimiseks ja tööaja arvestamiseks Excelit. Rita sõnul oli neil Exceli tabel üsna hästi üles ehitatud - selle abil suudeti üle- ja alatunnid nelja kuu lõikes kokku lüüa ja ka normtunnid olid õigesti kajastatud. Küll aga tekkis probleem eriliigiliste tundide eraldamise ja kalkulatsiooni juures kuna Excel seda lihtsalt ei võimaldanud.
Kuigi osakonniti võis see mõneti erineda, siis üldiselt prinditi valmis töögraafik töötajatele välja ja jooksvad muudatused, mis kuu jooksul tekkisid, kanti otse Excelisse keskastmejuhtide poolt.
Küll puudus aga reaalne ja jooksev ülevaade tööaegadest ning keskastmejuhid pidid ise manuaalselt arvestama ja eraldama erinevaid tunniliike, peale mida anti saadud andmed edasi raamatupidajale palgaarvestuse tegemiseks.
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Selleks, et aru saada kui palju on Begini tarkvara Rita ettevõtet aidanud, palusime tal meiega jagada mõningaid numbreid. Saime teada, et ettevõttes töötab kokku 62 inimest ja tööandja kulu töötaja kohta on 8€/h. Uurisime ka kui palju võisid töötajad varasemalt tunde enda kasuks ümardada (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik), mis Rita arvates võis olla umbes 7 minutit. Nende numbrite põhjal saamegi teha järgneva arvutuse:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) /60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 12 (kuude arv) ehk:
(62 x 7) /60 x 21 x 8 x 12 = 14 582 €/aastas
Nagu näitavad ülal välja toodud numbrid, siis tänu sellele, et tööaegade mõõtmine on muutunud täpsemaks, hoitakse aastas kokku ligi 14 600 eurot. Kuid lisaks raha kokkuhoiule tõi Rita välja veel teisigi positiivseid aspekte Begini tarkvara kasutamise juures: “Kõige enam kasu saame Beginist me just seeläbi, et graafik on n.ö ajas täpne. Kuu keskel tekkivaid jooksvaid muudatusi graafikus on tunduvalt lihtsam hallata, kui süsteem kõrvutab reaalseid registreerimisi graafiku aegadega ja lisaks on kõigile haldajatele info kogu aeg nähtav.”
Veel üheks plussiks Rita sõnul on see, et Beginis saab andmeid vaadata ka tagantjärgi ja see annab võimaluse näha tekkivaid mustreid. “Näiteks, kui inimene kuust-kuusse pidevalt 10 minuti kaupa hilineb, siis tekib tarkvaras sellest väga hea ülevaade ja on võimalus inimesele märku anda. Kui esimese töötaja vahetus lõpeb kell kolm siis teise vahetusse tulija tööaeg peaks algama 10 minutit enne kella kolme, et oleks piisav aeg vahetuse üleandmiseks. Pidevate hilinemiste korral aga kannatab alati esimese vahetuse töötaja, kes ei saa seetõttu õigeaegselt koju minna. Selliseid hilinemise mustreid ja tööaja kasutust ongi hea Begini tarkvaras monitoorida”
Need 11 lisatundi, mis eelnevalt kulusid keskastmejuhtidel igakuiselt tööaja arvestuse protsessidele, suunatakse nüüd, Rita sõnul, ettevõtet arendavasse ja edasiviivasse tegevusse.
Loobu kiviajast ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Kuidas sai alguse Begin?
Begin asutati 2011. aastal ja nime Begin mõjutas Sir Richard Bransoni raamat “Persse kah, teeme ära”. Tuli arusaam, et esimeste sammude sooritamine loeb midagi enamat kui lihtsalt ideed ja rääkimine. Meie tähelepanu on alati olnud ettevõtetel, kellel on tunnitöötajad ja kes käsitsi töötavate protsessidega kaotavad pidevalt aega ja raha.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
