Restoranidele: kuidas hoidis Noblessner Izakaya kokku ca 10000€ aastas?
See artikkel on mõeldud restoranidele, kes tahaksid oma tööajaarvestuse protsesse automatiseerida, kuid pole leidnud õiget lahendust ning on endiselt kinni paberi või Exceli tabelites.
Kui oled kunagi juhtinud kohvikut või restorani, oled kindlasti puutunud kokku tööajatabelite koostamise, puhkuse-, lapse- ja haiguspäevade arvestamise ning survega koostada töötajatele rahuldavat töögraafikut. Sa tead täpselt kui kaua see manuaalselt aega võtab ja kui tülikas see on.
Kuid endiselt leidub palju toitlustus- ning meelelahutussektori tööandjaid, kes on n-ö kiviajas. Väiksemates ettevõtetes nähakse igasuguste tööajaarvestuse programmi kasutuselevõtmist pigem lisakuluna, samas suuremad ettevõtted näevad seda kui vajaduse ja luksusena.
Just sellele probleemi lahendamisele on meie meeskond pühendanud viimased paar aastat.
Kuidas sai alguse Begin?
Begin asutati 2011. aastal ja nime Begin mõjutas Sir Richard Bransoni raamat “Persse kah, teeme ära”. Tuli arusaam, et esimeste sammude sooritamine loeb midagi enamat kui lihtsalt ideed ja rääkimine. Meie tähelepanu on alati olnud ettevõtetel, kellel on tunnitöötajad ja kes käsitsi töötavate protsessidega kaotavad pidevalt aega ja raha.
Intervjuu Noblessner Izakayaga
„Kampai pole lihtsalt Jaapani restoran! Kampai on killuke Tokyot Noblessneri kaldal. Sõbralik sumin ning vaba õhkkond on segatud pöörase miljöö ning ainult kõige paremate paladega Jaapani toidukultuurist – Kampaiga ei harju ehk kunagi päris ära, samas ei tunne end siin iial võõrana. Palju sõpru, hea ning ainult kõige kvaliteetsem toit ja jook – just selline ongi üks õhtu Jaapani izakayas. Enam ei pea selle kogemiseks teisele poole maakera sõitma.”
Selliselt iseloomustab Noblessner Izakaya enda restorani ning kuna olen ka ise seal söömas käinud, siis võin julgelt väita, et just sellise elamuse ma seal ka sain.
Suhtlesime Katrilyga ning tahtsime vastuseid saada 6-le küsimusele. Meie eesmärk oli aru saada, millised tööaja arvestuse protsessid said parandatud ning kui rahul ollakse selle muutusega.
1. Ennem Begini kasutuselevõttu, mida te kasutasite ja mis oli selle meetodi peamine murekoht?
Levinuim lahendus tööaja dokumenteerimiseks oli koostada graafikud nii, et iga graafiku kande alla jäi üks rida, mille alla sai vahetuse lõppedes kirjutada reaalselt töötatud tunnid. See võis ununeda, ümardamine oli kahtlemata tavaks, üldiselt kippus viimane ka tööandjale kahjulikus suunas toimuma. Ka kippus see paberileht kuu lõpuks olema üsna räsitud ning korduvalt läbi soditud.
2. Millised probleemid kaasnesid veel selle murekohaga?
Eelmainitud tööajaarvestuse süsteem ei ole usaldusväärne, ei tööandja ega ka töötaja seisukohalt. Graafiku ning reaalsete tundide võrdlemine on tülikas, eriti kui ettevõttes on 30+ töötajat. Sisse tuleb vigu ning tihtipeale võivad need ka töötajale kahjulikuks osutuda (unustatakse tunnid märkimata, tunnilehele kirjutatu on raskestiloetav ja andmed sisestatakse valesti vms).
3. Mille põhjal te otsuse Begini kasuks langetasite?
Teadsin kohe Kampaid käima tõmmates, et hakkan kasutama mõnda tööaja arvestamise tarkvaralahendust. Võtsin Beginiga ühendust, ning kiiresti ja sõbraliku toetusega, juhatati mind läbi tarkvara võimalustest – koolitus ei olnud pikk, vaid efektiivne ja loogiline – sama saab öelda ka tarkvara kohta. Tegu on üpris lollikindla programmiga, millel on mugav ülesehitus.
4. Kirjeldage koostööd meiega.
Koostöö on olnud sujuv, klienditeenindus alati meeldiv ning kiire reageerimisega. Kindlasti on Begini tarkvara end mitmekordselt ära tasunud.
5. Millised on tulemused pärast Begini kasutuselevõttu?
Minuti täpsusega palga väljamaksmine on igatepidi aus nii töötaja kui ka tööandja suhtes. Palgapäeva eelne tundide kokkulugemine ei ole enam päevatöö, vaid piisab mõnest nupulevajutusest. Samuti on lihtsam analüüsida töömahte ning muutusi kuude lõikes.
6. Kui tõenäoline on, et soovitate meid? Miks peaks seda artiklit lugev inimene kohe tegutsema?
Soovitaksin kindlasti. Teenus on efektiivne ning klienditeeninduse hoiak näitab selgelt soovi areneda võttes arvesse kliendi vajadusi.
Loobu kiviajast ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Kust tekkis Noblessner Isakayal ca 10000€ aastas kulude kokkuhoidu?
Selleks, et aru saada kui palju suutsime me aidata Katrily restorani, oli meil vaja numbreid. Saime teada, et Noblessner Izakayas töötab 55 töölist, kus teenindaja palk on 7 €/h ning administraatorite palk on 17 €/h. Uurisime Katrilylt, kui palju töötajad varasemalt tunde enda kasuks ümardada võisid (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik) ning saime vastuseks, et see võis olla 5 minutit. Seega saame teha esimese arvutuse.
(Töötajate arv + tundide ümardamine) /60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 12 (kuude arv) ehk:
(55 + 5) /60 x 20 x 7 x 12 = 7700 €/aastas
Teise arvutuse saamiseks uurisime Katrilylt, kui kaua hoiab Begin kokku administraatoritel tööaega tööaja arvestuse haldamisel.
Digitaliseeritud tunnilehed + automaatsed tööajaarvestuse kalkulatsioonid VS paberkanda ja Exceli tabelid= 6 h/kuus
Kiirem töögraafikute tegemine ja haldamine = 2 h/kuus
Andmete eksportimine palgaarvestuse programmi = 1 h/kuus
Seega näeb arvutus välja selline:
(6+2+1) x 17 x 12= 1836 €/aastas
Kokku teeb see 9536 €/aastas võitu.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Leidub hulganisti probleeme, mille lahendamisse keskastme juhid ja tippjuhid peaksid oma aega ja energiat panustama.
Kindlasti ei tohiks nende hulka kuuluda paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Paberkandjal tunnilehe miinused on järgmised:
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Graafikute planeerimine võib võtta tunde, kui kasutatakse vanakooli paberi ja Exceli meetodit. Parandatud lehtedel on vead kerged korduvalt tulema.
Tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele arvutab automaatselt üle-, ala-, norm- ning riigipühatunnid.
Raportid
Kuna raportid on tänu biomeetrilise näotuvastusega registreerimise süsteemile täiesti adekvaatsed, hakkavad töötajad seda kiirelt usaldama. Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks.
Loobu kiviajast ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
