Toidutööstusele: kuidas Est-Agar AS sai täpsema ülevaate tööaegadest ja hoidis seejuures poole aastaga kokku ca 4500€?
Est-Agar AS on maailmas ainuke punavetikast Furcellaria lumbricalis toodetud unikaalse tekstuuri andvad lisaaine – furcellaraani tootja. Furcellaraani saab kasutada stabiliseeriva, paksendava ja geelistava ainena toidu-, põllumajandus-, kosmeetika- ja farmaatsiatööstuses. Kondiitritööstuses on kasutatud furcellaraani selle tootmise algusest peale marmelaadis ja sefiiris.
Begin tarkvara kasutamisega tegi Est-Agar algust 2018.aastal ja enda kogemust on meiega jaganud ettevõtte tegevjuht Urmas Pau.
Milline oli olukord enne Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Palgaarvestus neil antud hetkel tunnipõhiselt ei käi ega käinud ka enne Begini tarkvara kasutuselevõttu. Palka arvestatakse enamasti tükitöö põhjal, kuid seadusele vastavalt peetakse siiski ka tunniarvestust, mis oli ka üks peamisi põhjuseid, miks ettevõte tarkvara kasutusele võttis.
Enne Begini tegid nad tööaja arvestust Excelis ning paberil. Vahetusevanemad täitsid iga töötaja kohta pabereid ning lisaks täitsid personalitöötajad neid pabereid eraldi nendel hetkedel kui tootmises seisak oli.
Ettevõttel puudus ülevaade, kes hilines, kui palju hilines ja mis kell täpselt tööpäeva alustati. Küll aga oli tootmisjuhil enamasti olemas info, kui mõni mehaanik töölt puudus ning tema ülesanne oligi need käsitsi üles märkida. “Kõhutunde pealt võib öelda, et tõenäoliselt võis varem juhtuda, et keegi tuli tund aega hiljem tööle, kuid kirja see ilmselgelt ei läinud”, kommenteeris Urmas.
Enne tarkvara kasutuselevõttu tegelesid nii palga kui ka tööaja arvestamisega erinevatel aegadel 3-4 inimest. Igakuiselt peeti koosolekuid ning kulutati tunde, et palkade maksmiseks kuu lõpus andmed kokku saada. Nüüdseks on nad selle probleemi aga seljatanud.
Milline on olukord pärast Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Selleks, et aru saada kui palju suutsime me aidata Urmase ettevõtet, oli meil vaja teada mõningaid numbreid. Saime teada, et ettevõttes töötab 25 töölist, kus tööandja kulu töötaja kohta on 9.7 €/h ning administraatorite kohta 11.5 €/h. Uurisime ka kui palju võisid töötajad varasemalt tunde enda kasuks ümardada (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik) ning Urmase sõnul võis see olla umbes 7 minutit. Est-Agar AS tootmine töötab keskmiselt pool aastat seega on kõik arvutused välja toodud 6 kuu kohta.
(Töötajate arv x tundide ümardamine) /60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 6 (kuude arv) ehk:
(25 x 7) /60 x 20 x 9.7 x 6 = 3395 €
Teise arvutuse saamiseks uurisime kui palju tööaega hoiab Begin kokku administraatoritel tööaja arvestuse haldamisel.
Töötundide kokku kogumine = 8 h/kuus
Raamatupidaja poolt andmete korrastamine = 8 h/kuus
Seega näeb arvutus välja selline:
(8+8) x 11.5 x 6 = 1104 €
Kokku teeb see poole aastaga umbes 4499 € võitu.
Est-Agar AS-iga tehtud intervjuu põhjal on näha, et 6 kuu jooksul hoiavad nad tööjõukuludelt kokku umbes 4499 € ning süsteemi haldajate pealt kuus kokku tervelt kaks tööpäeva. Väärtusliku aja võit tuleb neil erinevate inimeste pealt, kes enne tööaja arvestamisega tegelesid: personalijuht, kes pidi kokku koguma poolte töötajate tööajad; tootmisjuht, kes tegi seda mehaanikute osakonnas; ning viimaks raamatupidaja, kellele edastati kogu info ja kes sisestas kogu vajaliku info käsitsi Excelisse ning kellel tekkis andmete kohta sageli mitmeid täpsustavaid küsimusi.
Oma positiivse kogemuse võttis Urmas kokku järgenavalt: “Meie jaoks kõige suurem võit on täna administreerimisega seotud aeg ning kulud. See tähendab, et mul on ilma manuaalse tööta täpne ülevaade olemas, millal keegi tuleb ja millal läheb ning milliseid töid keegi kuna teeb”.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Kuidas sai alguse Begin?
Begin asutati 2011. aastal ja nime Begin mõjutas Sir Richard Bransoni raamat “Persse kah, teeme ära”. Tuli arusaam, et esimeste sammude sooritamine loeb midagi enamat kui lihtsalt ideed ja rääkimine. Meie tähelepanu on alati olnud ettevõtetel, kellel on tunnitöötajad ja kes käsitsi töötavate protsessidega kaotavad pidevalt aega ja raha.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
