Metallitööstustele: kuidas FinEst-Hall Factory OÜ hoidis ca 39 000€ aastas kokku töölehtede digitaliseerimisega?
FinEst-Hall on PVC hallide tootmise, paigaldamise ja hooldusega tegelev ettevõte, mis omab kogemusi omal alal juba aastast 2005. Hiljuti andsid nad ka teada, et on ette valmistamas järgmist sammu ettevõtte arengus ja ehitamas 5,5 miljonit maksma minevat FinEst-Hall Factory PVC hallide tehast.
Begin tarkvara kasutamisega tegid nad algust 2017. aastal. Enda tarkvara kasutamise kogemust ongi meiega jaganud nende tegevjuht Jaanus Laane.
Milline oli olukord enne Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begin tarkvara kasutas FinEst-Hall Factory OÜ tööaja arvestamiseks erinevaid versioone – alates paberilipakatest kuni Excelini. Paberist tunnilehtesid täitsid töötajad igapäevaselt ning kõik toimis usalduse peale.
Probleemiks oli see, et töötajad unustasid tihti õigel päeval enda tunnid kirja panna ja hakkasid tagantjärele tervet nädalat meenutama. Võis juhtuda sedagi, et tihti ei pruukinud need meenutused õiged olla. Ühe töötaja kohta võis tundide kadu olla kuskil 10–15 minutit – mõnel rohkem ja teisel vähem.
Seejärel kui jooksvalt kõik tunnid kirjas, esitas iga töötaja kuu lõpus paberil enda tehtud töötunnid. Nende kontrollimisega tegelesid nii tootmisjuht kui ka raamatupidaja ja see nõudis meeletut käsitööd. Esmalt tuli kirjutatud tundidest aru saada ja need kõik ka käsitsi kokku arvutada. Kahe peale kokku võis ühes kuus kuluda selleks 10–16 tundi, olenevalt sellest palju segadust oli kokku kirjutatud.
Kui tundidest lõpuks aru saadud ja need Excelisse ümber trükitud, pidi raamatupidaja veel kõik andmed käsitsi sisestama raamatupidamistarkvarasse ja olenevalt kuust võis see aega võtta 6–8 tundi.
Milline on olukord pärast Begin tarkvara kasutuselevõttu?
“Täna on meie jaoks kõige suuremaks väärtuseks lihtsus kasutamisel ehk võrreldes eelnevaga on tööaja registreerimine muutunud töötajate jaoks oluliselt kergemaks. Keegi ei pea kuskile enam kirjutama ja joonistama. Lisaks ka andmete kättesaadavus, täna on online’ist kõik ilusti leiatav - ei pea enam taga ajama, et kelle käes paber on, kas seal on vajalik info olemas jne " kommenteeris Jaanus Begin’i kasutamist.
FinEst-Hall Factory OÜ-ga tehtud intervjuu põhjal on näha, et aastas hoiavad nad tööjõukuludelt kokku umbes 39 672 €.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
