Helme Hooldekodu OÜ kogemus: Kuidas Begini tarkvara tõi töötundide arvestusse täpse ülevaate ja olulise ajavõidu
Hubane ja kaasaegne Helme Hooldekodu, mis asub maalilises Helme ürgorus Tõrva vallas, püüdleb oma hoolealuste parima elukvaliteedi poole, pakkudes sõbralikku ja professionaalset hooldusteenust. Hooldekodu alustas Begini tarkvara kasutamist enam kui kolm aastat tagasi, et lihtsustada töötajate tööaja arvestust ja tõhustada igapäevaseid tööprotsesse. Oma kogemust jagab meiega Helme Hooldekodu personalijuht Natalja Teepere.
Kuidas toimus töötundide arvestus enne Begini tarkvara kasutamist
Enne Begini kasutuselevõttu koostati Helme Hooldekodus töötajate graafikud käsitsi – need kirjutati paberile ning igale töötajale määrati vahetused vastavalt osakonna ja ametikoha vajadustele (24h, 11h, 12h või 8h vahetused). Töötajate tööpäeva algust ega lõppu eraldi ei registreeritud, arvestuses lähtuti paberile kirja pandud vahetustest.
Kui graafik valmis sai, edastati see raamatupidamisse, kus kõik töötunnid käsitsi kokku arvutati. Probleemid tekkisid aga siis, kui töötajaid järjest juurde tuli – suurema kollektiiviga kaasnes ka suurem käsitsitöö hulk, nii graafikute koostamisel kui ka muudatuste sisseviimisel. Väga ajakulukas oli jälgida, kas töötajad ikka saabusid õigel ajal tööle ja pidasid graafikust kinni.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Mida muutis Begini tarkvara Helme Hooldekodu tööaja arvestuses
Begini tarkvara kasutuselevõtt tõi olulisi muudatusi nii tööaja arvestusse kui ka graafikute koostamisse. Natalja selgitab: „Praegu kasutame tööaja registreerimiseks terminali – tänu sellele on väga lihtne ja mugav näha, kes on tööl, ja kontrollida, kas see kattub graafikuga.“ Terminali abil on nüüd võimalik täpselt jälgida iga töötaja tööpäeva algust ja lõppu, mis muudab kogu protsessi oluliselt läbipaistvamaks.
Lisaks terminalile ja automaatsetele graafikutele kasutab Helme Hooldekodu ka Begini tarkvara pakutavaid raporteid, mis võimaldavad kiiret ülevaadet tööaegadest ja eriliigilistest töötundidest. „Saan kiirelt kuu kokkuvõtte kätte ja nüüd on mul täpne ülevaade erinevatest töötundidest – öötunnid, pühadetunnid jne. Ma ei pea neid enam eraldi käsitsi arvutama,“ lisas Natalja.
Natalja sõnul on Begini tarkvara kasutuselevõtust saadud suurimaks võiduks täpsus töötundide arvestuses ja ajavõit. Tänu Beginile on Helme Hooldekodu personalijuhtidel nüüd igakuine ajasääst ligikaudu 3 tundi, mis varem kulus tööaja käsitsi arvestamisele. „Manuaalne tundide kokkulugemine on täielikult ära jäänud ja samuti vead, mis seda tehes võivad tekkida. Beginist saab kiirelt ja lihtsalt kogu info kätte,“ märkis Natalja.
Helme Hooldekodu näide tõestab, kuidas üks paindlik tarkvara suudab muuta tööaja arvestuse mugavaks, ajasäästlikuks ja täpseks – tuues kasu nii töötajatele kui ka juhtkonnale.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
