Kuidas aitas Begin tarkvara Instrumentarium Optikal vabastada töötunde ning tagada meelerahu
Instrumentarium Optika OÜ on Soome Essilor Luxottica kontserni kuuluva Instru Optiikka Oy tütarettevõte. Eesti Instrus on praegu 29 kauplust ning tehas, mis teenindab nii Eestit kui kogu Soome Instru keti kaupluseid. Begini tarkvara võeti kasutusele osaliselt 2015. aastal tehases ja alates 2016. aastast ka kauplustes. Uurisime ettevõtte esindajalt Katrin Peetsilt, kuidas toimis tööajaarvestus ja planeerimine enne Begini ning mis muutus pärast uue süsteemi kasutuselevõttu.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Ettevõttes on kaks täiesti erineva töötamisprofiiliga poolt – kauplused, mis töötavad peamiselt kaubanduskeskustes põhimõtteliselt 24/7, ja tehas mis töötab esmaspäevast reedeni kahes või isegi kolmes vahetuses. Algselt kasutati mõlema grupi puhul vana head Excelit ja nii kaua, kui töötajate arv oli väike, oli seda võimalik ka väga edukalt oma jõududega hallata.
Ettevõtte laienedes tuli loomulikult aina rohkem tugineda planeerimisele ja analüüsimisele. Selleks vajalikke andmeid lihtsalt Excelist kätte saada oli juba keerulisem ning see nõudis väga palju töötunde ja inimressurssi. Tegelikult ei olnud turul tol korral eriti midagi väga pakkuda ja sai võetud kasutusele suhteliselt tagasihoidlik programm. Paraku sai kiiresti selgeks et meie ootused olid palju suuremad kui tegelikkus.
Pidime lisaks raportite tellimisele halduritelt neid ka ise käsitsi muutma ja ümber tegema. Lootsime, et olukord aja möödudes paraneb, kuid seda kahjuks ei juhtunud. Kui ettevõtte töötajate arv on väike, siis tead juba teatud asju peast ja leiad vead kiiresti ülese, kuid kui ettevõtte töötajate arv suureneb, siis vajad programmi, mida saad usaldada ning kust info kättesaamine ja töötlemine toimub väga efektiivselt. Vähem oluline pole ka erinevate kasutusel olevate prorammide omavaheline liidestamine ja informatsiooni kiire eksport mõlemas suunas.
Kogu selle käsitsi tegemise kõrvalt otsisime alternatiivseid lahendusi, kuni jõudsime Begin tarkvarani. Peamine ja kõige olulisem põhjus, miks valisime Begini, oli nende väga põhjalik ja meile arusaadav suhtlus ja kommunikatsioon. Saime kiiresti ja arusaadavalt vastused ja lahendused, eriti sellistes küsimustes, kus me ise eriti mingeid lahendusi küsida ei osanudki.
Kauplustes käivitasime Begini infosüsteemi peaaegu valutult nii tööaja planeerimise kui tööle registreerimise osas. Miks peaaegu – inimfaktor on ikka see pool, keda tuleb muutuste tegemisel kõige rohkem toetada. Eelneva olukorraga, kus Excelite saatmisega kaasnes peaaegu alati osa info kadumine või moondumine, ei saanud võrreldagi, saime oluliselt kiiremini ja rohkem täpset informatsiooni, mida analüüsida ja mille põhjal olulisi otsuseid teha.
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
„Me ei ole hakanud arvutama, kui palju oleme säästnud või võitnud seoses Begini kasutusele võtmisega eurosid, küll aga teame kindlalt, et oleme säästnud aega ja saanud meelekindlust, et meie analüüsitud info on tõepärane. Ja veel kord, meie kui kasutaja jaoks seisneb suurim kasutegur just selles, et Begini kasutajatugi on niivõrd meeldiv, kiire, mugav ja usaldusväärne,“ lausub Katrin rahuloleva häälega kõne lõpetuseks.
Jaekaubanduse sektori võimalik rahaline kokkuhoid, kasutades Begin tarkvara
Selleks, et saada aru, kui palju Begini tarkvaraga on võimalik raha säästa, teeme paar lihtsat arvutust.
*Arvutuste aluseks on võetud kaubandussektori keskmised numbrid Begini kogemuste põhjal.
Töötajate arv meie arvutuses: 190
Keskmine töötaja brutotasu: 6 €/h
Keskmine administraatori brutotasu: 11 €/h
Keskmine töötundide ümardamine päeva lõikes: 10 minutit
Keskmine administraatori ajaline kokkuhoid kuus: 40 h
Rahaline kokkuhoid töötajate tundide ümardamise pealt:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) / 60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 12 (kuude arv) ehk:
(190 x 10) /60 x 21 x 6 x 12 = 47 880 € aastas
Rahaline kokkuhoid administraatori tundide pealt:
Graafikute kiirem koostamine = 10 h/kuus
Ligipääs reaalsetele andmetele ning tundide kokkuvõtetele igal ajahetkel = 30 h/kuus
Sellest tulenevalt näeb arvutus välja selline:
(10 + 30) x 11* x 12= 5280 € aastas
Nagu arvutused näitavad, siis võib Begini tarkvara kasutuselevõtt hoida teie ettevõttes kokku ligi 53 160 €.
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
