HoReCa sektorile: Kuidas sai Johan SPA Hotell Begin tarkvara abil selgema ülevaate töötundidest
Kuressaares asuv Johan Hotell on tegutsenud juba 1998. aastast, mil perekond, kes vanalinna väärikasse hoonesse armus, hakkas unistama külaliste vastuvõtmisest ning siis selle ka ellu viis. 2007. aastal lisandus juurde Johan SPA Hotell, kus lisaks majutusele saab nautida ka spaamõnusid. Begini võtsid nad kasutusele 2021. aasta keskel ning oma kogemust jagab meiega ettevõtte juhatuse liige Johan Lõuk.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begini kasutas Johan SPA Hotell graafikute koostamiseks Excelit. Kui graafik oli paika pandud ja osakonna juhid selle üle vaadanud, prinditi see välja ning pandi seinale, et kõik töötajad infot näeksid. Kõik kuu jooksul tekkinud jooksvad muudatused lisasid seinal olevale paberile töötajad ise.
Kuu lõpus edastati seesama paber raamatupidajale, kes töötajate tunnid kokku arvutas ning siis edasi palgaarvestuseks raamatupidamise programmi sisestas. Kuu jooksul tuli muudatusi palju ning nii mõnigi kord infot paberile kirja ei pandud. See oli ka üks peamisi põhjuseid, miks hakati otsima paremat tööajaarvestuse lahendust – soov oli saada täpsem ja parem ülevaade graafikutest ning kõikidest tehtavatest muudatustest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Begini tarkvara haldavad ettevõttes osakonnajuhid, kes enda osakonnale koostavad graafikud ning teevad jooksvalt vajalikud muudatused nii graafikus kui ka töötundide osas.
Positiivsena tõi Johan välja selle, et nüüd saab täpsema ülevaate töötundidest – enne Begini oli ikka ümardamist, aga praegu näeb täpselt, mis kell töötaja tuli ja mis kell läks.
Johan tõdes, et kõige suurem kasu tuleb graafikute planeerimisest ja haldamisest, kinnitades, et administratsioon säästab selle tulemusena vähemalt ühe tööpäeva kuus ehk siis 96h aastas: „Varem, kui graafik oli paberil, siis tuli füüsiliselt kohale minna, et infot näha. Kuid nüüd on graafik ligipääsetav kõigile ja ükskõik kus. Graafikus olev info on reaalajas ning ei ole kuvatud ainult kuu alguses lisatud info. Üldse on info liikumine palju parem ja sujuvam. Samuti teeb protsessi lihtsamaks see, et tarkvaras on automaatsed arvutused – normtunnid, ületunnid, puhkused jne.“
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
