7 võimalust, kuidas muuta paremaks kommunikatsioon ehitusettevõttes
Väga paljud arusaamatused ettevõttes tekivad sellest, et puudub korralik suhtlus. On väga oluline, et suhtlus toimuks igal tasandil ja pidevalt.
Ehitusettevõtte puhul on kommunikatsioonist tingitud töö kiirus, sujuvus, kvaliteet ja ohutus. Info halva edastamise korral võivad paljud tööprotsessid viibida. See omakorda võib põhjustada vajaduse teha töötunde plaanivälisel ajal ehk ületunnitööd või palgata juurde abitööjõudu. Halvimal juhul võib halvast suhtlusest tingitud viibimine põhjustada ka valmimistähtaja edasilükkumist ja paljudel juhtudel ka suuri trahvisummasid ettevõttele.
Paraku ei kasutata alati suhtlemiseks kõige kiiremaid ja mugavamaid meetodeid. Siinkohal tahaksingi jagada ideid ja meetodeid, kuidas ettevõttesisene suhtlus efektiivselt toimima saada:
1. Käsuliini loomine
Esialgu võib kõlada see idee pisut liiga konkreetsena, aga süstematiseeritud suhtlusvõrgustik tagab selle, et töötajad teavad, kelle poole pöörduda mingi probleemi esinemisel või kellele anda infot arengutest.
Nii oskab ka inimene, kes infot saama peab, reageerida, kui info temani õigeaegselt ei jõua. Ilma selleta võib vajalik info jääda lihtsalt kuskile seisma, mis omakorda on segaduste ja tülide allikas.
2. Ühised suhtluskanalid
Ettevõttesiseselt tuleks paika panna, mis suhtlusvahendeid kasutatakse ning millist infot nende kaudu jagatakse. See peaks olema paika pandud väga konkreetselt, sest nii on lihtsam mingit infot hiljem otsida.
Soovitan tööalasteks tegevusteks kasutada teisi lahendusi, mida kasutatakse tööväliselt (Messenger, Facebook vms). Raske on hiljem vestlustest eraldada eraeluga seotud teemasid ja tööga seotud vestlusi.
Paari väga kasulikku ja head lahendust, kuhu saab koondada kogu tööga seotud suhtluse, nt videokõned, kirjalikud vestlused, pildid jms, võimaldab näiteks SLACK ja WhatsApp. Mõlemaid saab kasutada täiesti tasuta.
Väga mõistlik oleks seal luua ka eraldi kanalid (vaata siit) näiteks mingi kindla töö jaoks – see jällegi annab võimaluse hoida kindel info konkreetses kohas koos ja kõigile kättesaadavana.
3. Võimalda kasutada õigeid vahendeid
Õigete abivahendite kasutamine võib juba edasi anda väga palju olulist infot, mida muidu edastatakse telefonivestluse kaudu.
Näiteks Begini tööajaarvestuse tarkvarast saab info töötaja asukoha kohta, tehtava töö kohta ja töötajal on ka võimalus jätta kommentaar, et kirjeldada, kuhu mingi protsessiga jõuti.
Kogu info jõuab viivitamatult tarkvarasse ja seetõttu ei ole vajadust helistada ja uurida, kus objektil keegi parasjagu töötab ning, mis tööd parasjagu inimestel käsil on.
Ka sõidukite GPS-i positsioneerimislahendused võimaldavad saada ülevaadet, kus asuvad mingid sõidukid – see on oluline, kui ettevõtte autopark on suur ja vajatakse ülevaadet, millised sõidukid, kus paiknevad ja selle abil saab eeldada ka inimeste kohalolekut tööobjektil.
4. Leia aega korra nädalas kokku saada
Tihti alahinnatakse kohtumise mõju töötulemustele. Ekslikult võib ju jääda arvamus, et korra nädalas või kuus tunnilehtede kokku korjamisega saab ka muud olulised teemad vesteldud.
Tegelikult peaks eraldi leidma 20–30 minutit meeskonna jaoks, et võtta kokku hetkeseis, rääkida üle murekohad ja paika panna edasine tegevusplaan.
Töötajad on ka kindlasti õnnelikud pooletunnise puhkepausi üle, kus nad saavad hinge tõmmata ja hingelt asju ära rääkida. Alati ei olegi vajalik kohtuda näost-näkku.
Sama tulemus on saavutatav ka näiteks video- või konverentsikõne abil. Kuidas toimib konverentsikõne, leiad siit.
5. Leia aega iga töötajaga eraldi suhelda
Kui eelmine punkt käis meeskonna kohta, siis kindlasti ei tasuks unustada ka individuaalset suhtlust.
Suurem osa inimesi ei taha rahvahulga ees asju lahata ja eelistatakse privaatsemat keskkonda.
Eelistatult võiks vestlus toimuda vahetult, kuna telefonis suheldes kipuvad inimesed tegelema mitme asjaga korraga ja seetõttu kaob mõnevõrra vestlusest tulenev kasutegur.
Üks võimalus, kuidas tagada keskendumine kogu vestluse vältel, on jällegi videokõne kasutamine.
Kindlasti vähendate sellega pingeid ja arusaamatusi meeskonnas või parimal juhul õnnestub need kõrvaldada juba enne tekkimist.
Läbipaistev tööaja arvestus läbi veebipõhise tarkvara
6. Vali õige aeg suhtlemiseks
Ehituses on alati kiired ajad. Seetõttu on väga oluline valida vestlemiseks õige aeg.
See ei tohiks toimuda kõige intensiivsemal hetkel, kuna siis kannatab töö efektiivsus, aga samas ei tohiks ära võtta võimalust ka isiklikuks hingetõmbepausiks.
Samuti ei ole tööpäeva lõpud kõige parem valik, kuna mõeldakse juba kojuminekust ja siis tundub vestlemine tüütu kohustusena. Üks võimalus on planeerida kokkusaamine hommikuks, kui paljud töötajad on harjunud kohvi jooma või kui käiakse üheskoos „värsket õhku hingamas”.
Siis tuleks aga kindlasti jälgida, et vestlusel oleks kindel ajaraamistik, kuna me ju kõik teame, et lihtsam on maailmaasju arutada, kui tööga peale hakata.
Õige aja leidmine peaks toimuma kooskõlas töötajate soovide ja nägemustega.
7. Märgi oluline info üles kohe
Pea ei ole prügikast. Kõike ei olegi ju vaja meelde jätta – tähtis on ainult olulisi asju mäletada.
Ideaaljuhul võiks tööpäeva lõppedes ennast n-ö välja lülitada ja enam mitte mõelda tööga seotud asjadele. Praktiliselt võimatu on seda teha, kui ajusoppi talletatakse tööga seotud kuupäevi, ülesandeid jms.
Lihtsam on seda teha vastavate tööriistade abil. Üks väga hea lahendus on multifunktsionaalne märkmik, kuhu saab jätta kirjalikke märkmeid, helisalvestisi, lisada pilte, salvestada dokumente ja palju muudki. Sellised võimalused on olemas näiteks NOTEBOOKi äpis.
Kui soovite ikkagi kõik ise meelde jätta abivahendeid kasutamata, siis soovitan vähemalt lugeda artiklit, kus on kirjas soovitused, kuidas mälu teravana hoida – artikkel asub SIIN.
Kokkuvõte
Iga väiksemgi infosulg võib olla väga suure mõjuga ettevõtte töö edukusele ja meeskonna suhetele.
Tihti on info mitteliikumine tingitud sellest, et puudub konkreetne arusaam ettevõttesisesest kommunikatsioonist ja ei kasutata ühiseid kanaleid info jagamiseks.
Esialgu võib tunduda nende 7 punkti juurutamine suure ettevõtmisena, aga abiks on juba ka see, kui kasutada mõnda neist soovitustest. Kõiki punkte võib kasutama hakata järk-järgult.
Läbipaistev tööaja arvestus läbi veebipõhise tarkvara
