6 kuluarvestuse näpunäidet eelarve paremaks jälgimiseks ehituses
Ameerika Ühendriikide Rahvaloenduse Büroo (USA Statistikaameti) kohaselt on üle 2,5 miljoni USA ehitusfirma, nende seas nii suuremad kui ka väiksemad, majanduslikes raskustes.
Nende probleemid pole sugugi seotud halva ehitusalase teadmisega, vaid hoopis kuluarvestamisega.
Ehitusuuringute Ühingu hiljutisele küsitlusele vastanud ettevõtetest ütles 75 protsenti, et kuluarvestus valmistab neile suurt muret.
See pole mingi uudis. Head ehitusalased teadmised ei taga automaatselt oskust firma rahaasju tõhusalt korraldada.
Mida suuremaks firma kasvab, seda keerukam on selle majandamine. Eriti tuleb tähelepanu pöörata kuluarvestusele.
Kuluarvestuse abil on võimalik kõik kulud (sh tööjõu, materjalide ja alltöövõtulepingutega seotud kulud) kindlaks teha ja üles loetleda. Nõnda on võimalik näha, kuhu raha läheb ja millised valdkonnad on firmale kõige tulutoovamad.
Mida kujutab endast kuluarvestus ehitusvaldkonnas?
Ehituses võimaldab kuluarvestus jälgida projektide kulutusi. Selle käigus jagatakse ehitusprojekt väiksemateks osadeks, nii et iga osa puhul on kulutuste suurus eraldi näha.
Nii on töövõtjal võimalik kulusid hinnata mikro- ja makrotasandil. Samuti aitab kuluarvestus ehitusfirmal kindlaks teha, millised projektid, tööülesanded ja meeskonnad on tulutoovad ning millised mitte.
See info võimaldab firmaomanikul teha ehitusprojekti kasumlikkuse suurendamiseks vajalikke muudatusi või luua plaani tulude kestlikuks kasvatamiseks.
Nõuandeid kuluarvestuse tõhustamiseks ehitusvaldkonnas
1. Kulukoodide hindamine
Erinevatel organisatsioonidel on kulude kindlaks tegemiseks erinevad meetodid.
Et kulude tuvastamine oleks võimalikult lihtne, kasutavad mõned firmad vaid väikest hulka kulukoode.
Samas on ka firmasid, kus kasutatakse sadu erinevaid kulukoode (EVS 885:2005 Ehituskulude liigitamise juhendi leiab siit), et kuluartikleid üksikasjalikumalt vaadata.
Oluline on valida selline lahendus, mis on ettevõttele kõige sobilikum.
2. Mobiilse töötundide arvestuse kasutusele võtmine
Nüüd on aga võimalik mobiiltelefonide ja rakenduste abil töötunde automaatselt arvestada. Uuendus kujutab endast seda, et töötaja sisestab tööaja süsteemi mobiiltelefoni abil.
Projektijuhtidel ja firmaomanikel ei ole järelikult enam vaja projekti edenemise jälgimiseks ära oodata, et töötunnid saaksid käsitsi sisestatud ja palk välja arvutatud.
Nüüd saavad nad projekte üle vaadates reaalajas infot nende edenemise kohta.
3. Muudatuste ja lisatööde arvestamine
Lisatööd löövad sageli projekti eelarve kummuli. Kuid ka nende puhul aitavad kuluarvestus ja kulukoodid.
Kui kanda kuluarvestusse vastavad töömaterjali ja -jõuga seotud muudatused, on võimalik näha, mil määral need eelarvet mõjutavad.
Kuna töömaterjali ja -jõudu puudutavad muudatused mõjutavad kogu ettevõtmist laiemalt, siis võimaldab nende täpne jälgimine projekti üldist seisu paremini hinnata.
4. Projektide ja raportite regulaarne kontroll
Kõige halvem hetk mõista, et projekt kukkus läbi, on pärast selle lõpetamist.
Kuluarvestuse regulaarne pidamine ja üle vaatamine kas igal nädalal või igal kuul aitab teha vajalikke muudatusi.
Kui ühe kulukoodiga kaasneb oodatust rohkem väljaminekuid, saab alati mõnes teises valdkonnas kokku hoida ja projektiga kokkuvõttes plussi jääda.
5. Arvelduse jälgimine
Et klientidele vastavate tööprojektide eest lihtsamini arveid esitada, kasutavad paljud firmad lihtsustatud kuluarvestust.
Raha on iga äri jaoks elutähtis. Veel enam kehtib öeldu ehitusvaldkonna kohta: tihti tehakse ettemakseid enne, kui klient on tööaja ja -materjali eest maksnud.
Et tagada valmis töö eest õigesti makstud tasu, peavad firmad arvepidamist hoolega jälgima.
6. Ära unusta üldkulusid ja kaudseid kulusid
Mõningate väljaminekute eest ei esitata arveid, kuid ka nende arvestamiseks peab olema välja töötatud oma süsteem.
Ehituses on sedalaadi väljaminekud seotud halduskulude, transpordikulude ja mõnikord ka varustusega.
Lisakulude kindlaks tegemine võimaldab ehitusfirmal need pakkumisse lisada. Kui pakkumises sisalduvad vaid otsesed kulud (EVS 885:2005 hinnapakkumise tabeli ja eelarve vormi leiab siit), võib juhtuda, et firmal pole lisanduvate väljaminekute jaoks piisavalt vahendeid.
Kokkuvõte
Töö võib saada rahuldavalt tehtud ka ilma kasumit ja rahavoogusid arvestamata. Siiski ei peaks ükski firma leppima kõigest rahuldava tulemusega.
Vaid natukese lisaaja ja -panusega on võimalik kuluarvestuse abil ka ehitusäris kindlaks teha, kuhu iga sent kulub (või hakkab kuluma), ning see on erakordselt tähtis reservide arvestamiseks.
Läbinähtav rahavoog peaks olema iga ehitusfirma prioriteet ja ilma korraliku kuluarvestuseta osutub see üpris keeruliseks.
