Kuidas on ettevõtted läbipääsusüsteemid tööaja arvestusega sidunud
Suurem osa ettevõtted kasutavad tänapäeval kaardipõhiseid turvasüsteeme. Turvasüsteemid tagavad selle, et inimesel on õigus vastavas alas üldse viibida ning tihti on oluline ka kõik need sündmused registreerida ja salvestada süsteemi logidesse.
Töötaja siseneb hoonesse, väljub, liigub tööalale ning need ajad fikseeritakse. Probleem ei ole enamasti andmete puudumises, vaid selles, mida nende andmetega edasi tehakse.
Tavaliselt jäävad turvasüsteemi logid eraldiseisvaks tehniliseks infoks, mida hiljem käsitsi või poolautomaatselt „tõlgitakse" ka tööaja arvestuseks. Just see vaheetapp on koht, kus kulub aega, tekivad vead ja kaob tegelik väärtus.
Turvasüsteemi logid ≠ tööaja arvestus
Turvasüsteemid täidavad ühte eesmärki: turvalisus. Ehk kes ja millal sisenes või lahkus. Tööaja arvestus peab aga vastama hoopis keerukamatele küsimustele — millised tunnid on normtunnid, millal algavad ületunnid või alatunnid, kas töö toimus öösel või õhtul, kas tegemist oli nädalavahetuse või riigipühaga ning kuidas arvestada seadusest tulenevaid eritingimusi.
Kui turvasüsteemi andmeid kasutatakse eraldi ja ilma loogiketa, jääb nende detailide arvutamine käsitööks. Tulemuseks on tihti Exceli tabelid, käsitsi parandused ja palgaarvestus, mis nõuab iga kuu mitme inimese sisendit, aega ja uuesti kontrollimist.
Kõige rohkem läheb aega kaotsi just „ümbertõlkimise" faasis
Kõige suurem ajakulu tekib üldiselt hetkel, kui turvasüsteemi logid eksporditakse, neid kohandatakse tööaja arvestuse jaoks ja kontrollitakse käsitsi eriliigilisi tunde. See on töö, mida inimesed teevad iga kuu uuesti, kuigi seda saaks teha automaatselt ja reaalajas.
Lisaks ajakulule suureneb ka risk: vale arvestus tähendab valet palka, töötajate rahulolematust ning lisaküsimusi ja vaidlusi personaliosakonnaga.
Sidudes juba olemasoleva süsteemi tööaja arvestuse tarkvaraga saavad andmed eriti väärtuslikuks
Kui kaardipõhine turvasüsteem on otse seotud tööaja arvestusega, muutuvad logid automaatselt arusaadavaks tööajaks. Selleks on mitmed ettevõtted võtnud kasutusele tööaja arvestuse lugerid, mis toimivad juba turvasüsteemis kasutusel olevate kiipkaartidega. Nii on üleminek töötajatele kergem ja saab kergemini jälgida igasuguseid eriliigilisi tunde, mida enamasti arvutavad personalitöötajad või raamatupidajad käsitsi.
Süsteem oskab ise arvestada normtunnid vastavalt töölepingule, üle- ja alatunnid, öötöö, nädalavahetused ja riigipühad ning seadusest tulenevad piirangud ja puhkeajad. Kõik see toimub ilma käsitsi sekkumiseta ja kohe andmete tekkimise hetkel.
Mitmed ettevõtted on suurima võiduna kirjeldanud selgust juba planeerimise faasis
Eriti suur väärtus tekib siis, kui sama loogikat kasutatakse ka töövahetuste planeerimisel. Juba enne vahetuste kinnitamist on näha, kui palju tekib ületunde, millised vahetused langevad pühadele, milline on tegelik tööjõukulu ja millal töötaja puudub. See tähendab vähem üllatusi palgaarvestuses ja rohkem kontrolli juhtimistasandil.
Läbipaistvus, mis loob usaldust
Automaatne ja seaduspärane tööaja arvestus ei ole ainult mugavus. See annab läbipaistvuse nii töötaja kui ka tööandja jaoks. Läbipaistvus omakorda suurendab töötajate rahulolu ja suurendab mõlema osapoole usaldust.
Töötaja näeb, kuidas tema tööaeg arvestatakse. Juht teab, et andmed on täpsed. HR ei pea iga kuu sama infot käsitsi üle kontrollima.
Kokkuvõte: logidest juhtimise vahendiks
Kaardipõhised turvasüsteemid koguvad juba täna väärtuslikku infot ja täidavad veelgi kriitilisemat turvalisuse eesmärki. Omaette küsimus on see, kas turvasüsteemidega kogutav info jääb tehniliseks logiks või kasutatakse juba olemasolevaid andmeid targalt tööaja arvestuse automatiseerimiseks.
Kui turvasüsteemi andmed on seotud automaatse ja seaduspärase tööaja arvestusega, säästetakse aega, välditakse vigu, lihtsustatakse planeerimist ning luuakse usaldusväärne alus palgaarvestusele. See on samm käsitööst automatiseeritud ja läbipaistva töökorralduse suunas.
Viimase poole aasta jooksul oleme aidanud kümnetel ettevõtetel muuta oma tööaja arvestuse protsesse lihtsamaks ja kiiremaks. Üsna tihti on olukord olnud ettevõttes selline, nagu üleval kirjeldasime, ehk kasutati kaardipõhist turvasüsteemi kuid tööaja arvestust tehti nende logide põhjal käsitsi.
See aga tähendas mitmekordset käsitööd, kümneid tunde ja mõnikord ka käsitööst tingitud vigu. Kasutades aga kiipkaarte, mis toimivad nii turvasüsteemi kui ka tööaja arvestuse lugeriga, said need ettevõtted reaalajas ülevaate millal töötajad saabuvad ja lahkuvad, kui palju on töötajatel töötunde ning milline on üle- või alatundide saldo.
Tööaja arvestus vajab uuendamist?
