Puidutööstusele: Kuidas Liistuvabrik OÜ hoidis kokku ca 81 000€ aastas?
Liistuvabrik OÜ on Kambjas asuv ettevõte, mille põhitegevusalaks on profiilliistude tootmine ning eesmärgiks pakkuda klientidele laia sortimenti, parimat kvaliteeti ja teenindust.
Begini kasutamisega tegi ettevõte algust juba 2014.aastal. Oma kogemust jagas meiega Liistuvabrik OÜ personalijuht Aia Sinilaht.
Milline oli olukord enne Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begin tarkvara, kasutas Liistuvabrik OÜ tööaja arvestamiseks kuulehte, mis paigutati iga kuu alguses seinale ja mida täideti töötajate poolt igapäevaselt. Liistuvabrik OÜ personalijuhi Aia Sinilahe sõnul oli see meetod väga ajakulukas ja neil puudus igasugune kontroll tööaegade üle.
Liistuvabriku põhiline probleem oli see, et töötajad ümardasid alatihti töötunde enda kasuks; isegi siis, kui seda ei tehtud pahatahtlikult.
Kuulehele kirjutatud tundidest aga ei saadud vahepeal hästi aru ning siis tuli vastava inimesega kontakteeruda ja uurida, et mida täpsemalt paberile kirjutati. Seejärel oli vaja kogu paberil olev info edasi sisestada Exceli tabelisse ning kuna Excel kõike kokku arvutada ei suutnud, tuli ka kalkulaatoriga manuaalselt mingi osa andmetest üle käia.
Viimaseks oli vaja kalkuleeritud töötunnid edastada raamatupidajale, kes sisestas kõik numbrid palgaarvestuse tarkvarasse käsitsi.
Milline on olukord pärast Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Selleks, et aru saada kui palju on Begini tarkvara Liistuvabrik OÜ-d aidanud, palusime Aial meiega jagada mõningaid numbreid. Saime teada, et ettevõttes töötab kokku 130 inimest ja tööandja kulu töötaja kohta on 9.40 €/h. Uurisime ka kui palju võisid töötajad varasemalt tunde enda kasuks ümardada (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik), mis Aia arvates võis olla umbes 15 minutit.
Nende numbrite põhjal saamegi teha esimese arvutuse:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) /60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 12 (kuude arv) ehk:
(130 x 15) /60 x 21 x 9.40 x 12 = 76 986 €/aastas
Teise arvutuse saamiseks uurisime, kui kaua hoiab Begin kokku administraatorite tööaega tööaja arvestuse haldamisel.
Manuaalne töötundide arvestamine Exceli tabelites = 3 h/kuus.
Kuulehe digitaliseerimine = 12 h/kuus
Andmete importimine palgaarvestus tarkvarasse = 6 h/kuus
Sellest tulenevalt näeb arvutus välja selline:
(3+12+6) x 16.2 x 12= 4082 €/aastas
Nagu numbrid näitavad, siis aastas hoiab Liistuvabrik OÜ kokku 81 068€.
“Begin on parandanud kogu kontrollsüsteemi töötaja üle ning muutnud protsessid tööajaarvestusest palgaarvestuseni imelihtsaks. Ma näen, millal töötaja tuleb tööle ja millal ära läheb ning kuna meil on üsna ranged reeglid, siis enam naljalt oma vahetusse ei hilineta”, võttis Liistuvabrik OÜ personalijuht Aia Sinilaht nende positiivse kogemuse kokku.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
