Jaekaubandusele: kuidas MAXIMA Eesti OÜ on säästnud hulgaliselt tööaega kasutades Begin tarkvara?
MAXIMA Eesti OÜ on Eestis tegutsenud juba ligi 20 aastat ning nad on Eesti suurim jaekaubandusettevõte, kus töötab üle 3700 inimese. Maxima on alati olnud väga innovaatiline ja nii saigi 2019. aastal kasutusele võetud ka Begini tarkvara. Otsuse tagamaadest ja kasutamise eelistest rääkis meile ettevõtte personalijuht Lea Kimber.
Kuidas kasutatakse Begin tarkvara?
Töötajad kasutavad Begini seadmeid ja tarkvara tööaja fikseerimisel. Töötajad registreerivad tööle tulles ja töölt lahkudes tööaja kas uksekaardi, sõrmejälje või näotuvastusseadme abil. Igapäevaselt liiguvad registreeritud tunnid Maxima personaliprogrammi Virosoft ning antud info võetakse aluseks palgaarvestusel. Begini seadmed on kasutusel nii kauplustes, tootmistsehhides kui ka logistikakeskuses.
Temperatuuriandur - isolatsiooni ennetav tööriist ettevõttes
Lisaks tööle registreerimisele on Maxima suurematesse poodidesse paigaldatud ka Begini andurid, mis mõõdavad randmelt töötaja temperatuuri. Suuremates poodides on vahetuses kümneid inimesi ja hetkel juhatajatel kohustuseks olev iga hommikune temperatuuri mõõtmine võtaks palju aega. Tänu Beginile on ka see probleem leidnud lahenduse ning juhatajad saavad suunata oma tähelepanu põhitegevustele. Nimetatud seade annab märku, kui töötaja kehatemperatuur on rohkem kui 37,2 kraadi ja seejärel saab töötaja koos juhatajaga astuda edasised sammud, et kõikide kolleegide ohutus oleks tagatud.
Mis on muutunud peale Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Rae vallas, Maxima kaasaegses logistikakeskuses, kus töötab ligi 350 inimest, on töö hästi läbimõeldud ja liikuva iseloomuga. Logistikakeskuses, oma paljude sisse-ja väljapääsudega, on Begini lahendused aidanud tööajaarvestusele palju kaasa ning muutunud hädavajalikuks.
“Begin on kergendanud märkimisväärselt meie kaupluste juhatajate tööd, kes ei pea enam käsitsi tööaegu sisestama ja on selle arvelt saanud oma tähelepanu suunata teistele tegevustele. Kokkuvõttes säästavad nad mitmeid tööpäevi, mis aastaid tagasi kulus töötundide sisestamisele” rääkis Kimber.
Loomulikult on selline automaatne süsteem lihtsustanud ka kontrolli töötajate reaalse töökohal viibimise üle. Maxima Eesti OÜ-l on üle Eesti 81 kauplust, kus töötab pea 2700 inimest ning meeskondades võib korraga tööl olla üle 50 inimese. Nende tööaegade ja tööl viibimise täpne jälgimine ja registreerimine on suur töö ning selle automatiseerimine on kindlasti lihtsustanud juhatajate elu. Lisaks eelnevale on automatiseerimise läbi tagatud ka see, et kellegi tunnid ei jää märkimata ning puudub vajadus tagantjärele tuvastada kes ja millal tööl oli.
Oma positiivse kogemuse võttis Kimber kokku järgnevalt: „Automatiseerimine ja digitaliseerimine puudutab pea kõiki eluvaldkondi, seega ei ole ka jaekaubandus selles osas erand. Begini seadmete ja automaatse tööajaarvestuse näol on tegemist kaasaegsete ja tõhusate lahendustega, mis iga-aastaselt säästavad meile hulgaliselt tööaega ja on vältinud võimalikke vigu tööaegade arvestuses".
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
