Mööblitööstustele: kuidas suutis BD Design tunnilehtede digitaliseerimisega kokku hoida ca 73 000€ aastas?
BD Design OÜ on Soome ettevõtte Oy BD-Möbel Ab tütarettevõte, kelle põhitegevuseks on pehmemööbli tootmine ekspordiks.
Begin tarkvaraga tegid nad esimest korda tutvust 2014. aasta laadal, kui nad otsisid tööaja arvestamiseks paremat lahendust. Seekord tegime intervjuu Mikelis Degisega, kes jagas enda Begin tarkvara kasutamise positiivset kogemust.
Milline oli olukord enne Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begin tarkvara kasutuselevõttu arvestati tööaega kõige lihtsamal paberi ja pliiatsi meetodil ehk paberist tunnilehtedel, mida töötajad igapäevaselt ise täitsid. Probleem oli, et tööajad olid paberil väga ümmargused, samas kui reaalsuses oli näha, et töötajad läksid tihti natuke varem ära või ei olnud kirja pandud ajal veel tööpostil. Kui töötajal ununes aeg kirja panna, hakati seda tagantjärele meenutama, mis ei pruukinud väga täpne olla.
Seejärel oli kuu lõpus tarvis kogu paberitel olev info kokku koguda ning Excelisse ümber trükkida. Andmete ümber trükkimine ja palgatabeli valmis saamine võttis raamatupidajal kuu lõpus kuskil poolteist päeva aega. Sinna alla kuulus ka tunnilehtede kogumine ehk tundidest pidi aru saama. Kui ei saadud, tuli töötaja üles otsida või leida tema number ja täpsemalt uurida, mida paberile kirjutati.
Kui andmed olid Excelisse ümber trükitud, siis nende andmete kontrollimiseks ja erinevate tunniliikide arvestamiseks kulus raamatupidajal eelnevalt kuskil viis tundi kuus.
Milline on olukord pärast Begin tarkvara kasutuselevõttu?
BD Designiga tehtud intervjuu põhjal on näha, et aastas hoiavad nad tööjõukuludelt kokku umbes 73 140 €.
„Kõige suurem väärtus on andmete digitaliseerimine. Operatiivselt ning igalt poolt saab näha just töötajate tööletuleku ja mineku tegelikku aega. Enam ei ole ka tarvis kuu lõpus 120 töötaja tööaegasid käsisti Excelisse ümber trükkida, vaid kogu info on Beginis olemas ja aruanded saab kiiresti ning kerge vaevaga välja võtta” rääkis Mikelis Degis.
Rahaline kokkuhoid tunnilehtede digitaliseerimisega
Kuidas sai alguse Begin?
Begin asutati 2011. aastal ja nime Begin mõjutas Sir Richard Bransoni raamat “Persse kah, teeme ära”. Tuli arusaam, et esimeste sammude sooritamine loeb midagi enamat kui lihtsalt ideed ja rääkimine. Meie tähelepanu on alati olnud ettevõtetel, kellel on tunnitöötajad ja kes käsitsi töötavate protsessidega kaotavad pidevalt aega ja raha.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
