MTÜ NTM: tööaegadest kiirem ja parem ülevaade Beginiga
2019. aasta sügisel alustas Begin OÜ kampaaniaga, mille eesmärk oli pakkuda mittetulundusühingutele (MTÜ-dele) tasuta digitaalset tööajaarvestamise võimalust.
Oli mitmeid huvilisi, kes uurisid meie tarkvara kohta ning otsustasid ka liituda. Üks neist julgetest oli MTÜ Noored Toredate Mõtetega (MTÜ NTM). Kuna üks ühingu põhiväärtustest on areng ja sellele kaasa aitamine, siis ei olegi väga imekspandav, et juhatuse liige Kuldar Lilleõis oli valmis astuma sammu mugavama tööajaarvestuse suunas.
Ise kirjeldab mees MTÜ NTM olemust selliselt: „Meie MTÜ tegeleb noorsootööga. Me haldame oma laste- ja noortekeskust Aeg-Ruum, viime läbi huviringe, kirjutame ja korraldame erinevaid kohalikke ja rahvusvahelisi projekte. Samuti tegeleme NEET-noorte abistamisega Noorte Tugila kaudu.“
Tänaseks on ühing tarkvara Begin edukalt kasutanud juba 4 kuud ja nõustus ka teistega oma kogemust jagama.
Tarkvaraga tutvumine
Uue lahenduse otsimiseni viis Kuldari sõnul see, et Excelis, kus siiani oli harjutud tööajaarvestust pidama, ei olnud korralikku ülevaadet tegelike tundide kohta.
„Varem kasutasime Exceli tabeleid, mida töötajad pidid iga kuu lõpus esitama. Exceli kasutamisel puudus nii töötajatel kui mul endal jooksev ülevaade ala- või ületundidest ning kuu lõpus tekitas see palju probleeme.“
Google’i abiga leidiski ta mitu lahendust digitaalseks tööajaarvestuse pidamiseks. „Leitud tarkvaradest kerkis oma võimaluste poolest kõige enam esile just Begin. Kodulehel olid tutvustavad videod, mis andsid hea ülevaate, mida pakutakse, ja nõnda seda proovima hakkasimegi.“
Tundmaõppimise protsess ja kasutamine
Kuna töö iseloomust lähtuvalt oli mõistlikum kasutada mobiilirakendusega registreerimist, siis läks tundma õppimine väga lihtsalt.
„Meiepoolsele Begini haldajale käis tarkvara selgeks tegemine kiiresti – tarkvara oli loogiliselt üles ehitatud ega vajanud suurt panust, et sellest aru saada. Töötajaskonnale oli tarvis lihtsalt harjumus luua, et mobiilirakenduses tööaeg jooksma panna.“
Kuldar tunnistas, et alguses tuli töötajatelt ka mõni kaebus ning vahel unustati tööaega märkida, aga üpris kiiresti said ka töötajad aru, et uus lahendus on mugavam ja kasutamisega tekib ajaline kokkuhoid. Ühe kuu möödudes olid inimesed uue süsteemiga täielikult harjunud.
Nüüd, neli kuud hiljem, leiab Kuldar, et tarkvara töötab ootuspäraselt ja tema vajadusi arvesse võttes pole süsteemi juures midagi muuta või sellele midagi lisada vaja.
Klienditoe poole pöörduda pole tal samuti vaja olnud, küll aga mäletab ta, et need inimesed, kes tarkvarast ülevaate andsid ja kasutama hakkamist toetasid, olid väga sõbralikud ja abivalmid.
Juba praegu on õnnestunud Kuldaril paarile tuttavale Beginist rääkida ja võimaluse korral plaanib ta seda teha ka tulevikus, et need inimesed, kellel võiks sellest lahendusest abi olla, selle ka leiaksid.
Kokkuvõte
Uue lahenduse kasutama hakkamine võib tunduda suure ettevõtmisena, kuid õnneks on palju selliseid julgeid pealehakkajaid nagu MTÜ Noored Toredate Mõtetega, kes on valmis proovima.
Omalt poolt püüame terve Begini meeskonnaga teha kõik selleks, et digitaalse tööajaarvestusega alustajad ja pikaajalised kasutajad saaksid mugavalt tööaegasid arvestada ning küsimuste või murede korral kiiresti lahenduse leida.
Oma positiivse kogemuse tarkvaraga Begin võttis Kuldar Lilleõis kokku selliselt: „Üldine seisukoht on, et tarkvara on loogiliselt üles ehitatud ja kergesti omandatav. See annab jooksvalt hea ülevaate, kuidas töötajad tegutsevad, ning seda terve kuu vältel.“
