Puidutööstustele: kuidas hoidis Nordic Houses KT OÜ paberist tunnilehtede kaotamisega aastas kokku ca 34 000€?
Nordic Houses põhitegevuseks on puitkarkassmajade projekteerimine, tootmine ja püstitus. 18 tegevusaasta jooksul on nendest kasvanud ettevõtete grupp, mille eesmärgiks on läbi kogu väärtusahela edendada elurõõmu pakkuvat elamise viisi oma kodus.
Begini tarkvara kasutamisega tegi Nordic Houses KT OÜ algust 2017. aasta alguses. Irmeli Praks, kes on selle ettevõtte personalijuht, rääkis kuidas toimis tööajaarvestuse protsess enne Begini ja mis muutus peale uue süsteemi kasutusele võttu.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begini tarkvara kasutas Nordic Houses tööaja arvestamiseks paberil kuulehtesid, kuhu iga töötaja pani jooksvalt käsitsi kirja enda töötunnid.
Esimene probleem oli, et tihti unustasid töötajad õigel päeval enda tunnid kirja panna ja siis hakati tagantjärgi kuu lõpus meenutama ning võis juhtuda sedagi, et need meenutused ei pruukinud õiged olla. Kogu see protsess nõudis meeletut käsitööd.
Teine probleem oli see, et nende andmetega sai töötajatele palgad makstud, aga edasi polnud nendega enam midagi teha. Vaja oli saada aru tootmise ja ressursi planeerimisest ning see nõudis juba infot projektide kohta.
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Lisaks kogu ülaltoodud kokkuhoiule on Nordic Houses leidnud lahenduse ka projektipõhise arvestuse probleemile ning Irmeli kommenteeris seda järgmiselt: „Begini tarkvara annab meile täpse info projektipõhiselt ning tootmisjuht suudab tootmist planeerida. Samuti teame, millise projekti peale kui palju tunde kulub, kui palju meil on nädalas ressurssi ning kui palju töötajaid meil on vaja. Kogu selle süsteemi suurem eesmärk on see, et saaksime projektipõhise andmebaasi, mis arvutaks välja keskmise tööjõukulu erinevate projektitüüpide kohta, ning kui klient tuleb teatud sooviga, siis suudame kohe hinnapakkumise teha.“
Rahaline kokkuhoid paberist tunnilehtede kaotamisega
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
