Tootmisele: Kuidas Pagaripoisid OÜ hoidis aastaga kokku ligi 31 300€?
Pagaripoisid OÜ, kes alustas oma tegevust 1995. aastal ning on nüüdseks kasvanud Eesti üheks suurimaks pagari- ja kondiitrifirmaks, on Begini tarkvara kasutanud peaaegu aasta aega. Uurisime ettevõtte raamatupidajalt Anne Pärnalt ning tootmisjuhilt Kaja Oololt, kuidas toimis tööajaarvestuse protsess enne Begini ja mis muutus pärast uue süsteemi kasutuselevõttu. Põhilise väärtusena toob Anne välja täpse ülevaate töötajate tegelikest tööaegadest ning seeläbi tööjõuressursside efektiivsema jaotamise võimalusest.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Kogu tööaja arvestuse protsess enne Begini kasutuselevõttu käis Excelis, kuhu lisati graafik ühe kuu kaupa ning vajadusel tehti jooksvalt muudatused (nt kui keegi jäi haigeks). Tegemist oli kindla töögraafikuga (pikk ja lühike nädal) ja iga kuu tehti koopia eelmisest kuust. Selline info, kui mõni töötaja näiteks läks varem töölt ära, üldjuhul Excelisse ei jõudnud. Kuu lõpus läks info assistendile, kes pidi palgaarvestuseks kogu info manuaalselt raamatupidamisprogrammi sisestama. Nii mõnigi kord tuli enne ka andmete õigsuses veenduda.
Anne sõnul läkski põhiline aeg selle peale, et kontrollida, kas Excelisse märgitud info oli õige. „Andmete sissekandmine raamatupidamissüsteemi ei võtagi palju aega, aga aeg-ajalt oli vaja täpsustada, kas märgitud kirje on ikka õige – pead kellegi juurde jooksma ning üle küsima, kas ta oli tööl või mitte. Just selle osa peale kulus aeg.“
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Selleks, et saada aru, kui palju on Begini tarkvara Pagaripoisid OÜ-d aidanud, palusime Annel meiega jagada mõningaid numbreid. Saime teada, et ettevõttes töötab kokku umbes 50 inimest ja tööandja kulu töötaja kohta on 9,40 €/h. Uurisime ka, kui palju võisid töötajad varem tunde enda kasuks ümardada (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik). See võis Anne arvates olla umbes 15 minutit päevas.
Nende numbrite põhjal saamegi teha arvutuse:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) / 60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 12 (kuude arv) ehk:
(37* x 15) /60 x 30 x 9,40 x 12 = **31 302 € aastas
***Arvestatud 75% töötajatega, kuna töötatakse nii vahetustega kui ka 40-tunniste töönädalatega
Pagaripoisid OÜ raamatupidaja Anne Pärna sõnul said nad tänu Beginile teada, mis tegelikult toimub: „Nüüd näeme, et tegelikult ei olegi töötajad mõnikord tervet tööpäeva tööl ning lähevad lausa tund varem minema. Tänu Beginile näeme tegelikke töötunde, mis viis meid ka selleni, et hakkame tööaega ja tööjõudu planeerima uut moodi.“
Tootmisjuht Kaja Oolo, kes liitus ettevõttega samal ajal, kui võeti kasutusele Begini tarkvara, tõi enda poolt välja tarkvara kasutamise mugavuse: „Graafikutes on võimalik planeerida niimoodi, et kõigile neile töötajatele, kes ühel ja samal ajal tööl käivad, saab korraga graafikusse märkida sama vahetuse, ja nii terve kuu ette. See on väga mugav. Ning samuti on graafikus näha kõik üle- ja alatunnid ning ka ületunnid perioodis, mis teeb samuti planeerimise väga mugavaks.“ Kaja lisas veel, et ka tunnilehe haldamine on väga mugav ning annab reaalajas ülevaate, kes on tööle registreerinud ja kes mitte, ning vajadusel saab kohe ka muudatusi teha.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
