Tööaja arvestus haridusasutuses – Põltsamaa Valla Lasteaia kogemus Begini tarkvaraga
Lisaks erasektori ettevõtetele kasutavad Begini tarkvara ka mitmed avaliku sektori asutused. Üks neist on Põltsamaa Valla Lasteaed, kus Begini tööajaarvestuse lahendust on kasutatud juba peaaegu kolm aastat. Oma kogemust jagab meiega lasteaia direktor Annika Madisson.
Miks otsustati uue lahenduse kasuks?
Enne Begini tarkvara kasutuselevõttu toimus tööaja arvestus Exceli tabelis. Täpset ülevaadet töötajate tööle tulekust ja lahkumisest ei olnud, mistõttu jäi fikseerimata, kui keegi saabus hiljem või lahkus varem. Küll aga esines vahel olukordi, kus töötajatel paluti jääda kauemaks, näiteks ürituste või muude sündmuste puhul.
Töötajate tagasiside ajendas asutust uut lahendust otsima. Töötajate sõnul kogunes neil palju ületunde ning kuna polnud ülevaadet nende reaalsest töökoormusest, siis otsustatigi leida lahendus, mis aitaks töötunde täpsemalt jälgida. Annika, kellel oli varasem kokkupuude tööajaarvestuse tarkvaraga, teadis täpselt, mida otsida, ning nii jõudis Põltsamaa Lasteaed Beginini. Alguses prooviti lahendust ühes majas, kuid juba järgmisel õppeaastal hakati seda tarkvara kasutama kõigis kuues õppekohas.
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
Tõeline eesmärk ja võit: selgus ja läbipaistvus töötundides
Annika rõhutas, et Begini kasutuselevõtt ei olnud mõeldud töötajate kontrollimiseks – eesmärgiks oli hoopis saada täpne ülevaade tegelikest töötundidest. „Me ei võtnud Begini kasutusele selleks, et jälgida, mis kell keegi alustab ja lõpetab, vaid selleks, et näha reaalset töötundide arvestus.,“ ütles Annika.
Tänu Beginile on nüüd selge, et ületunde tegelikult ei tekigi. Annika sõnul ei pea töötajad viibima tööl päeva lõpuni (valverühmas kella 19.00-ni), kui valverühmas lapsi enam ei ole. “Kui viimased lapsed lähevad koju näiteks kell 17.30 või 18.00, siis võib ka õpetaja lahkuda. Töölt varem lahkudes töötaja neid minuteid aga sageli ei arvesta, kuigi kuu lõikes võis sellest koguneda märkimisväärne tundide hulk.“
Suurim kasu, mida Annika välja toob, on täpne ja läbipaistev ülevaade töötundidest nii juhtkonnale kui ka töötajatele. „Tegelikult ei teki ala- ega ületunde. Kõik töötajad saavad selge ülevaate oma tegelikest töötundidest,“ ütles Annika. Lisaks on graafikute koostamise võimalus muutnud elu lihtsamaks ja organiseeritumaks.
Kuigi Põltsamaa Valla Lasteaed kasutab vaid väikest osa Begini pakutavatest võimalustest, näeb Annika arenguvõimalusi, et tarkvara haridusasutuste jaoks veelgi paremaks ja mugavamaks muuta. „Ma julgustan kindlasti kõiki kasutama Begini tarkvara – see on toonud meile märkimisväärset kasu ja lihtsustanud igapäevast töökorraldust,“ lisas ta lõpetuseks.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Alusta raha kokkuhoidmist juba täna!
