Kliendilugu: Print Best OÜ kogemuslugu Begin tarkvaraga
Print Best OÜ on Eesti trükikoda, kus töötab üle 160 inimese ühes asukohas. Personalijuht Liina haldab nii tööajaarvestust, palgaarvestust kui ka värbamisi. Kui ettevõte kasvas kiiresti 80 töötajalt 160-le, muutus senine käsitöö põhine lähenemine tööaja arvestusele jätkusuutmatuks.
Tegelik probleem enne Begini
Enne Begini saabumist oli tööaja arvestus kombineeritud vanakool. Töötajatel olid iga kuu alguses uue kuu tunnilehed — mõni töötaja pani iganädalaselt, mõni igapäevaselt tunnid kirja. Kuu lõpus kogus Liina kõik kokku ja koostas selle põhjal palgaarvestuse. 80 inimese puhul oli see juba väga palju käsitööd ühele inimesele.
Esmane murekoht oli tegelikult raha. Liina märkas, et kui vahetused olid planeeritud kella 6–14, hakkas pool 13 juba tulema inimesi väliriietes, kes liikusid koju — aga tabelites oli ilusti kirjas 6–14. Maksti aja eest, mil masinad tegelikult ei töötanud. Keskmiselt kuskil 15–20 minutit päevas olid need tööaja lõpud ümardatud ja kinni makstud.
Teine oluline teema oli ajakulu palgaarvestuses — sissetulevate vigade protsent oli järjest suurem inimeste arvu kasvades.
Miks muutus vältimatuks
Aastaga kasvati 80 töötajalt umbes 160-le. Ka rahvusvaheliste turgude orienteeritus tähendas, et järjest enam oli auditeid ja tuli jälgida, et töötajaid koheldaks hästi, võrdselt ning palgasüsteem oleks kõigile läbipaistev. Teiseks oli eesmärk saavutada kulukokkuhoid töötundidelt, et tööaja arvestus oleks täpne.
Liina uuris mõningaid äppe, aga need suurele ettevõttele ei olnud piisavalt head. Ta ei tahtnud lahendust, kus töötajal oleks ise võimalus kirjutada manuaalselt äpis ajad nii, nagu ise tahab. Vaja oli võimalust planeerida ja seda, et tarkvara oskaks hilinemisi välja tuua, maha arvutada ja võrrelda planeeritut tegelikkusega.
Miks Begin
Liinal oli peas juba idee, et manuaalselt enam ei tee. Seejärel leidis ta ise Begini, sai ka tuttavalt soovituse ja kolmandaks oli Begin turundusega kohal ning võttis ise ühendust. Kõik kolm kokku viisid süsteemi väljavahetamise otsuseni. Lisaks mängis rolli väga aktiivne suhtlus, koolitamine ja see, et Begini esindajad olid alati olemas.
“Ei tasu alahinnata, kui oluline on ettevõtete jaoks see, et ülemineku faasis on tugi koheselt kättesaadav ja abistab igal võimalusel.” — Liina, Print Best OÜ personalijuht
Juurutamine: vähem valu, kui kardeti
Hirm, et uue süsteemi juurutamine on pikk ja valulik, ei pidanud Print Best OÜ puhul paika. Tänu headele õppematerjalidele ja Begini tiimi toele mindi uuele süsteemile üle umbes kuu ajaga.
Loomulikult esines alguses ka vastuseisu — eelkõige harjumuste muutumise tõttu. See lahenes aga kiiresti, kui töötajad said aru, et süsteem on selge, õiglane ja üheselt mõistetav. Hea praktilise nõuandena teistele ettevõtetele toob Liina välja, et nemad kasutasid tööaja registreerimise harjumuse tekitamiseks põrandale kleebitud suuri nooli, et toetada töötajaid uue süsteemiga harjumisel.
Igapäevane töö Beginiga
Täna algab ja lõpeb tööpäev terminali kaudu — kasutusel on kiipkaardid ja biomeetriline tuvastus. Lisaks on Print Best OÜ sidunud oma tööaja arvestuse terminalid ka tahvelarvutitega, mis omakorda võimaldab jälgida majas viibivaid töötajaid ning tahvelarvuti lahenduse kaudu saab koguda ka detailsemat infot tööprotsesside ja töö sisu kohta. See annab täpse ülevaate tegelikust tööajast ning välistab hilisemad vead ja vaidlused.
Peakontori vaates tähendab see reaalajas nähtavust hilinemiste ja kohaloleku osas, märkimisväärselt väiksemat vigade hulka palgaarvestuses ning oluliselt ajasäästlikumat töövoogu.
Palgaarvestus on jätkuvalt keerukas (ületunnid, erikokkulepped), kuid käsitsi arvutamine on praktiliselt kadunud ja vigade protsent on selgelt langenud.
Lisandväärtusena kasutatakse Begini ka puhkuste ja töögraafikute planeerimiseks, turvalisuse tagamiseks (tahvelarvutist on hädaolukorras kohe teada, kes hoones viibib) ning külaliste registreerimiseks ja evakuatsiooniülevaadete tegemiseks.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning sellele lisaks arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid. Raportid võimaldavad igakuise tööaruande esitamise teha kiireks ja läbipaistvaks, tõstes ka töötajate usaldust, et kõik tööajad ja ületunnid on ausalt üles märgitud ja kõigile üheselt nähtavad.
Eraldi toob personalijuht välja Begini toe üleminekuperioodil: kiire reageerimine, kättesaadavus ja praktiline abi olid kriitilise tähtsusega, et süsteemivahetus päriselt õnnestuks.
Hilinemiste osas on Liinal nüüd harjumus kogu nimekirja läbi vaadata. Reaalajas saab kiirelt ülevaate hilinemistest. Palgaläbirääkimistel saab seda kasutada, et inimesed oleksid võimalikult püüdlikud ja vastutustundlikud — ning seda premeeritakse ka palgaläbirääkimistel.
Tulevik Beginiga
Print Best näeb Begini lahendust pikaajalise partnerina. Koostöös arendatakse liidestusi ettevõtte sisevõrguga, et andmed liiguksid veelgi sujuvamalt. Lisandväärtusena toob Liina välja võimaluse rääkida kaasa üleüldises tarkvara arenduses, et võimaldada veelgi rohkem ettevõtte protsesse digitaliseerida.
Mis juhtuks, kui Begin kaoks?
Liina vastus oli üheselt selge: tagasi tuleksid samad probleemid, mis olid enne — vigade risk palgaarvestuses, väiksem läbipaistvus, madalam efektiivsus ja suurem stress. Rahvusvaheliste auditite kontekstis oleks see ettevõtte jaoks kriitiline samm tagasi.
Kas sinu tööajaarvestus toetab kasvu või pidurdab seda?
