Tootmisele: kuidas Print Best OÜ viis tööajaarvestuse uuele tasemele
Kiire kasv, suur töötajate arv ja rahvusvahelistel turgudel tegutsemisega kaasnevad auditinõuded panevad tööajaarvestuse süsteemile hoopis teised ootused kui paarikümne inimesega ettevõttes. Print Best OÜ kogemus näitab selgelt, miks ühel hetkel ei ole süsteemivahetus enam valik, vaid vältimatu samm.
Print Best OÜ on Viljandis tegutsev trükikoda, kus töötab tänaseks üle 160 inimese. Ettevõte on tegutsenud üle 28 aasta ning selle aja jooksul on laienetud väikesest tootmisest Viljandi autobaasis üheks juhtivaks trükiettevõtteks Eestis. Ettevõttel on üks peamine tootmisüksus koos väljastuspunktiga, suur hulk vahetustega tootmistöötajaid ja lisaks ka kontori pool, kes haldavad trükiettevalmistust, juhivad müüki, tootmist, projekte, logistikat ja muid olulisi valdkondi, et kliendid saaks kvaliteetseima toodangu.
Tööajaarvestuse, palgaarvestuse ja värbamise eest vastutab ettevõttes personalijuht Liina Heinaste, kellelt uurisime Begini ja selle kasutuselevõtule eelnenud olukorra kohta.
Kui vana süsteem ei täida enam eesmärke
Enne Begini kasutuselevõttu toimis tööajaarvestus nii-öelda kombineeritud manuaalsel meetodil. Töötajad täitsid tunnilehti käsitsi – kes igapäevaselt, kes kord nädalas või isegi kord kuus. Kuu lõpus kogus personalijuht kõik lehed kokku ja koondas tööaja andmed kokku Exceli tabelisse, mille alusel liikusid andmed raamatupidamisse palgaarvestuse tegemiseks. Liina sõnas: “Kuu alguses väljastati töötajatele uue kuu kohta tunnilehed, kuhu töötajad ise töötunde märkisid, mõni tegi seda igapäevaselt, mõni aga nädala või isegi kuu lõpus.”
Probleemid ei olnud teoreetilised, vaid väga praktilised. Esiteks tähendas tööaegade ümardamine seda, et maksti kinni aega, mil tootmine tegelikult ei töötanud. Töötajate arvu kasvades kasvas ka manuaalse arvutamisega vigade protsent. Kogu protsess sõltus sisuliselt ühest inimesest.
Keskmiselt kaotas ettevõte iga töötaja kohta päevas umbes 15 minutit tasustatud, kuid mitte töötatud aega. Kui see korrutada töötajate arvuga, muutus tööajaarvestus otseseks kulureaks, mitte lihtsalt administratiivseks ebamugavuseks.
Miks muutus tarkvara kaasamine vältimatuks
Määravaks sai see, et aastaga kasvati 80-lt töötajalt umbes 160-le. Rahvusvahelistele turgudele orienteeritus tähendas, et järjest enam oli auditeid ja tuli jälgida, et töötajaid koheldaks hästi ja võrdselt ning palgasüsteem oleks kõigile läbipaistev. Teiseks oli eesmärk saavutada kulukokkuhoid töötundidelt.
Liina uuris mõningaid äppe, aga need suurele ettevõttele ei olnud piisavalt head. Ta ei soovinud lahendust, kus töötajad sisestaksid endiselt manuaalselt äpis oma aegu. Vaja oli ka võimalust koostada töögraafikuid ning seda, et tarkvara suudaks hilinemisi ja varem lahkumisi välja tuua ning võrrelda planeeritud tööaega tegelikkusega.
“Ei tasu alahinnata, kui oluline on ettevõtete jaoks see, et ülemineku faasis on tugi koheselt kättesaadav ja abistab igal võimalikul viisil” sõnas Liina, kui uurisime temalt kui sujuvalt üleminek ettevõttes kulges.
Juurutamine: vähem valu, kui kardeti
Hirm, et uue süsteemi juurutamine on pikk ja valulik, ei pidanud Print Best OÜ puhul paika. Tänu headele õppematerjalidele ja Begini tiimi toele mindi uuele süsteemile üle umbes kuu ajaga.
Loomulikult esines alguses ka vastuseisu – eelkõige harjumuste muutumise tõttu. See lahenes aga kiiresti, kui töötajad said aru, et süsteem on selge, õiglane ja ka nende vastu aus. Hea praktilise nõuandena teistele ettevõtetele toob Liina välja, et nemad kasutasid tööaja registreerimise harjumuse tekitamiseks põrandale kleebitud suuri nooli, et toetada töötajaid uue süsteemiga harjumisel.
Igapäevane töö Beginiga
Täna algab ja lõpeb tööpäev terminali kaudu – kasutusel on kiipkaardid ja biomeetriline tuvastus. Lisaks on Print Best OÜ sidunud oma tööaja arvestuse terminalid ka tahvelarvutitega, mis omakorda võimaldab jälgida majas viibivaid töötajaid ning tahvelarvuti lahenduse kaudu saab koguda ka detailsemat infot tööprotsesside ja töö sisu kohta. See annab täpse ülevaate tegelikust tööajast ning välistab hilisemad vead ja vaidlused.
Peakontori vaates tähendab see reaalajas nähtavust hilinemiste ja kohaloleku osas, märkimisväärselt väiksemat vigade hulka palgaarvestuses ja oluliselt ajasäästlikumat töövoogu.
Palgaarvestus on jätkuvalt keerukas (ületunnid, erikokkulepped), kuid käsitsi arvutamine on praktiliselt kadunud ja vigade protsent on selgelt langenud.
Lisandväärtusena kasutatakse Begini ka puhkuste ja töögraafikute planeerimiseks, turvalisuse tagamiseks (tahvelarvutist on hädaolukorras kohe teada, kes hoones viibib) ning külaliste registreerimiseks ja evakuatsiooniülevaadete tegemiseks.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning sellele lisaks arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid. Raportid võimaldavad igakuise tööaruande esitamise teha kiireks ja läbipaistvaks, tõstes ka töötajate usaldust, et kõik tööajad, ületunnid on ausalt üles märgitud ja kõigile üheselt nähtavad.
Lisaks on Liinal võimalik Begini toel analüüsida ka töötaja püüdlikkust ja vastutustundlikkust, mis on abiks palgaläbirääkimistel ning arenguvestlustel.
Tulevik Beginiga
Print Best OÜ ja Liina näeb Begini pikaajalise partnerina. Koostöös arendatakse liidestusi ettevõtte sisevõrguga, et andmed liiguksid veelgi sujuvamalt ning lisandväärtusena toob Liina välja võimaluse rääkida kaasa üleüldistes tarkvara arenduses, et võimaldada veelgi rohkem ettevõtte protsesse digitaliseerida.
Mis juhtuks, kui Begin kaoks?
Liina vastus oli üheselt selge: tagasi tuleksid samad probleemid, mis olid enne – vigade risk palgaarvestuses, väiksem läbipaistvus, madalam efektiivsus ja suurem stress. Rahvusvaheliste auditite kontekstis oleks see ettevõtte jaoks kriitiline samm tagasi.
Kas sinu tööajaarvestus toetab kasvu või pidurdab seda?
