Kuidas Proto OÜ vähendas manuaalset tööd 240h võrra aastas
Proto avastustehas, mis avati 2019. aastal, on esimene hariduslik virtuaalreaalsuskeskus, mis pakub uudset ja unikaalset kogemust, mida mujal Euroopas ei näe. Avanevad sajanditetagused suured teadusavastused – unikaalsed prototüübid, millele puhub elu sisse moodsaim 21. sajandi virtuaalreaalsustehnoloogia. Begini tarkvara on Proto kasutanud alates 2022. aasta suvest ning oma kogemust jagab meiega ettevõtte personalijuht Ina Tepp.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Enne kasutas Proto OÜ tööaja arvestamiseks Exceli lahendust, kus olid seadistatud ettevõttele vajalikud valemid – see võimaldas summeerida töötunde, andis ülevaate ja võimaldas kuupõhist tööpäevade planeerimist. Töötajad ise tööaega eraldi ei registreerinud ja ettevõte ei jälginud seda süsteemselt.
Ina lisas: „Excel oli hea selle poolest, et saime seal kenasti päevi planeerida. Küll aga muutus peavalu tekitavaks ja ajakulukaks hetk, kui tuli teha kokkuvõtteid ja tööaja arvestusi. Kuna meil oli palju eriolukordi (eriti eriüritused, erinevad tunniliigid jms), suurenes ka vigade oht. Kui ühte Exceli lahtrisse sattus vale info, kandus see edasi ka teistesse lahtritesse. Excelile oli ligipääs mitmel inimesel, mistõttu võis juhtuda, et keegi muutis valemeid ja tekitas nii tahtmatult vigu. Ning nende vigade leidmine oli väga ajakulukas.“
Eelnevalt välja toodu oli ka peamisi põhjuseid, miks hakati otsima uut lahendust – sooviti kiiremat ja tõhusamat töötundide kokkuvõtete koostamist ning vähema käsitsitööga süsteemi.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Lisaks sellele, et nüüd registreerivad töötajad oma tööaega ise, kasutab Proto OÜ suures mahus ka graafikute koostamise võimalust. Begini tarkvara haldavad ettevõttes osakonnajuhid, kes koostavad graafikud oma osakondadele ning teevad jooksvalt vajalikke muudatusi nii graafikus kui ka töötundide osas. Ka töötajatel on oluliselt lihtsam: neil on ligipääs graafikule, milles nad näevad kohe, mis vahetused neile järgnevateks päevadeks/nädalateks planeeritud on, ning samuti saavad nad oma töötunde jälgida.
Ina sõnul muutus elu märksa lihtsamaks kohe pärast Begini kasutuselevõttu: „Ma ei pea enam muretsema, kas riigipühal töötatud tunnid, öötunnid ja ületunnid saavad õigesti sisestatud ning Exceli valemitega arvutatud. Selle eest hoolitseb nüüd Begin, sest selles saab seadistada kõik erinevad tunniliigid!“
Suurim kasu tuleneb Ina sõnul ajasäästust ja täpsest ülevaatest ületundide ja alatundide kohta, mis võimaldab neid tunde tasakaalustada ja planeerida. „Tänu Beginile säästame me nüüd kuus umbes 2,5 tööpäeva! Kuid peale aja kokkuhoiu on ka vigade tegemise võimalus oluliselt väiksem!“ Tarkvara on ka väga mugav – sellele pääseb ligi igal ajal ning vajaduse korral saab teha jooksvalt muudatusi. Lisaks on võimalik koostada erinevaid raporteid ja andmeid analüüsida.
Tehnilise poole pealt on Begin suurepärane lahendus, kuid eriti paistab silma nende klienditugi. „Ka teised sama teenuse pakkujad on meiega ühendust võtnud, kuid Begini klienditugi on lihtsalt suurepärane – alati abivalmid ja alati püüavad leida lahendusi meie küsimustele ja muredele. Just klienditoe pärast ei soovi me teenusepakkujat vahetada.“
Võimalik rahaline ja ajaline kokkuhoid Begini tarkvara kasutades
Selleks, et saada aru, kui palju on võimalik säästa Begini tarkvaraga raha administratiivtöötajate töötundide pealt, teeme lihtsa arvutuse.
Arvutuste aluseks on võetud keskmine administratiivtöötaja brutotunnitasu Begini kogemuse põhjal.
Keskmine administraatori brutotasu: 11 €/h
Keskmine ajaline kokkuhoid kuus: 20 h
Sellest tulenevalt näeb arvutus välja selline: 20 x 11 x 12 = 2640 € aastas
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
