Kuidas vähendas Revonia OÜ manuaalset tööd ning sai täpse ülevaate töötundidest
Ettevõte Revonia OÜ valmistab vanu keldriehitustraditsioone järgides kvaliteetseid ja väärikaid võlvhooneid. Teadmisi on nad kogunud alates 2012. aastast, mil alustasid võlvkeldrite renoveerimisega, ning 2014. aastal hakkasid nad tootma uusi hooneid. Nüüdseks on Revonia OÜ paigaldanud 1500+ võlvhoonet Eestis, Soomes, Lätis, Austrias ja Saksamaal. Begini tarkvara on ettevõte nüüdseks kasutanud kaks aastat ning oma kogemusi jagab meiega ettevõtte esindaja Mihkel Päll.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begini tarkvara märgiti ettevõttes tööaegu paberile – prinditi välja töölehed, mida töötajad iga nädal täitsid. Need lehed pandi n-ö korjanduskasti, mis kuu lõpus tühjendati. Kuna töölehti täideti nädala kaupa, siis iga töötaja kohta saadi kuus neli tunnilehte. Paberitelt kanti info edasi Excelisse.
Nagu ka paljudel teistel ettevõtetel, kes paberimeetodit kasutavad, ilmnes ka Revonial sellega probleeme. „Probleeme paberiga oli alati – küll oli info väljalugemine keeruline, kellel oli info puudu või vale, tööpäeva tunnid ei kattunud kinnitatud tundidega jne. Samuti ei läinud kirja täpne aeg – alati ümardati,” sõnas Mihkel. Tuli välja ka see, et nii mõnigi kord ei olnud töötajad tööajast maha arvestanud lõunat.
Peamine põhjus, miks hakati üldse ettevõttes uut tööaja arvestuse lahendust otsima, oli see, et paberil tunnilehed olid liiga tülikad, aeganõudvad ja lisaks ka ebatäpsed.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Begini tarkvarani jõudis Revonia tänu Mihklile endale, kes töötas eelnevalt teises ettevõttes, kus kasutati sama tarkvara. Mihkli sõnul on nüüd kogu tööaja arvestuse protsess palju kiirem ja mugavam: „Esimese asjana hommikul login Begini iseteenindusse sisse ja näen kohe, kes on tööle registreeritud ja kes mitte. Kui keegi pole tööle ilmunud, siis saan kohe uurida, mis on selle põhjus – hilinemine, haigus, unustas aja käima panna vms, ning saan kohe vajalikud parandused teha,“ sõnas Mihkel.
Tänu Begini tarkvarale on nüüd Mihklil ülevaade ka täpsetest töötundidest. Tema sõnul on kokkuhoid töötajate pealt umbes 30–40 tundi kuus ehk siis aasta peale teeb see umbes 400 tundi. Samuti on märgatavalt vähenenud aeg, mis enne kulus tunnilehtede kokkulöömisele, info Excelisse kandmisele ning info tagaajamisele. Mihkli sõnul võis eelnevalt sellele kuluda iga kuu vähemalt viis tundi, kuid nüüd saab ta iga päev jooksvalt infot vajadusel kiiresti muuta ja lisada.
Mihkel tõi positiivsena välja veel ka statistilise poole: „Pluss on veel see, et Beginis on võimalik luua osakonnad ning nendepõhiselt ka infot välja võtta ehk siis näeb kohe ära, kui palju tunde mingis osakonnas kulus. See info on võimalik kohe raportiga kiiresti välja võtta. Eelnevalt pidin seda kõik käsitsi tegema, see oli suur ja ajamahukas töö.“
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
