Restoranidele: Kuidas hoidis Rucola restoran aastaga ca 34 000€ kokku?
Rucola restorani peakokk Kaimar Kapp jagas meiega, kuidas toimis tööajaarvestuse protsess siis kui tema ametisse asus ning Begini veel ei kasutatud, ning mis muutus pärast uue süsteemi kasutusele võttu. Põhilise väärtusena toob Kaimar välja hea ülevaate ning töötundide kokkuhoiu.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Kui küsisime Kaimarilt, kuidas nägi enne Begini süsteemi kasutuselevõttu välja kogu tööaja arvestuse protsess nende restoranis, siis ta naeris ning ütles: „Kogu arvestuse süsteem oli 15 aastat vana ehk nagu kiviaeg.“
Probleeme manuaalse arvestusega oli mitmeid – sellele kuluv aeg, arvestusvead, ümardatud töötunnid jne. Süsteem nägi välja nii: kuu lõpus koostati Excelis järgmise kuu graafik, see prinditi välja ning pandi seinale. Jooksvalt kirjutasid kõik töötajad enda töötunnid paberile ning iga nädal tegi raamatupidaja kokkuvõtted kassadest ning töötundidest proportsionaalse ülevaate saamiseks. Kuu lõpus liideti kõik paberil olevad töötunnid kokku ning alles siis sai alustada palkade arvestamisega. „Kokku kulutati kalkulaatoril arvestamise peale tunde ja tunde ning kui midagi läks valesti, siis alustati otsast peale,“ lisas Kaimar.
Loobu kiviajast ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Selleks, et aru saada kui palju on Begini tarkvara Rucola restorani aidanud, palusime Kaimaril meiega jagada mõningaid numbreid. Saime teada, et ettevõttes töötab kokku 70 inimest ja tööandja kulu töötaja kohta on 11€/h. Uurisime ka kui palju võisid töötajad varasemalt tunde enda kasuks ümardada (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik), mis Kaimari arvates võis olla umbes 15 minutit.
Nende numbrite põhjal saamegi teha esimese arvutuse:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) /60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 6 (kuude arv) ehk:
(35* x 15) /60 x 30 x 11 x 12 = 34 650 €/aastaga
*Töötajate arv jagatud pooleks kuna töötatakse vahetustega.
Kokkuvõtteks ütleb Kaimar: „Tahes-tahtmata ümardab inimene enda tunde paberile kirjutades umbes 15 minutit päevas ning ümardatud tundide tegelik summa tuli välja pärast seda, kui hakkasime kasutama Begini süsteemi – töötaja registreerib nüüd enda tegeliku saabumise ning lahkumise. Lisaks on raamatupidaja elu palju lihtsam, kuna saab teha raporteid kas või iga päev, ilma et peaks kalkulaatori sahtlist välja võtmata. Ka minul on hea ülevaade, kui palju inimesi tööl on ning palju tunde on tehtud. Lisaks on süsteem ikka tunduvalt kiirem ning täpsem võrreldes eelneva süsteemiga.“
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Lihtsaim viis tööjõukulude vähendamiseks
