Sunco OÜ kogemus: Kuidas Bagin tarkvara aitas optimeerida tööaja arvestust ja säästa väärtuslikku aega
Sunco OÜ on ettevõte, kes pakub laia valikut puhastusteenuseid ja eritöid muruniitmisest kuni lumekoristuseni. Ettevõte seab esikohale kvaliteedi ja klientide soovide täpse täitmise, iseloomustades end ambitsioonika tegijana, kelle eesmärk on alati suurepärased tulemused. Begini tarkvara on olnud Sunco OÜ väärtuslik abiline juba ligi kuus aastat. Oma kogemust meiega jagab müügijuht Elliko Ehala.
Tööaja arvestus enne Begini tarkvara kasutuselevõttu
Enne Beginiga liitumist tehti Sunco OÜs tööaja arvestust käsitsi paberil. Töötajatele koostati graafikud, mille alusel nad tööl käisid, ning iga töötaja pidi ise oma töötunnid paberile märkima. Kuu lõpus koguti need lehed kokku, kontrolliti, arvutati käsitsi üle ja edastati raamatupidajale.
Manuaalse töö suure mahu tõttu puudus ettevõttel täpne ülevaade, kas töötajad täitsid oma tööajaplaani või kas nad olid üldse tööl. Seetõttu kulus tarbetult palju aega ja ressursse, sealhulgas ka objektidel käimist ja kontrollimist. Elliko sõnul olid ajakulu ja ülevaate puudumine peamised põhjused, miks hakati otsima uut lahendust, mis oleks kiirem ja täpsem.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
Mis muutus pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Pärast seda, kui ettevõtte tegevjuht oli Beginist kuulnud, võeti vastu otsus tarkvara lähemalt uurida. Protsess oli kiire ja sujuv – ettevõte liitus, Elliko läbis koolituse ning alustatigi tarkvara kasutamist.
Täna on Sunco OÜ igapäevatöö oluliselt lihtsustunud. Kasutatakse mitmeid Begini funktsioone, nagu tööaja registreerimine äpi abil, graafikute koostamine ja kokkuvõtete tegemine. Elliko toob välja: „Kogu info on ühes kohas ja saan kiirelt ülevaate, mis töötajad mis objektidel tööl on. Uute objektide lisamine ja vanade kustutamine on samuti lihtne. Lisaks saan kiiresti kätte info öötundide või muude tunniliikide kohta – see on tarkvara kasutades imelihtne.“
Elliko toob välja ka Begini ajaloo funktsiooni olulisuse: „Arhiveeritud objektide ja töötajate info jääb Beginis alles ja saan alati vajadusel nende kohta uuesti info välja võtta. See on eriti oluline, kui ettevõttes on töötajate liikumist rohkem. Ajaloo säilimine on väga vajalik.“
Oluline mugavus on ka see, et Begini saab kasutada igal pool. „Ma ei pea olema kontoris, et infot näha või muudatusi teha. Seda saab teha ka telefoniga – olgu ma kodus diivanil või väljas restoranis,“ lisab Elliko. Elliko sõnul on Begini tarkvara kasutamine toonud märkimisväärse ajavõidu. Käsitsitöö, nagu paberite kogumine ja ülekontrollimine, on täielikult kadunud.
Samuti on ära jäänud igapäevane objektidel käimine, mis varem nõudis palju aega. „Kõige suurem võit ongi aja kokkuhoid ja see, et paberimajandus on minevik. Kogu info on Beginis olemas. Mul on alati täpne ülevaade töötundidest, saan kiiresti lisada ja muuta andmeid, koostada graafikuid – see on mu tööd meeletult lihtsustanud!“ Sunco OÜ näide tõestab, kuidas üks usaldusväärne tarkvara muudab tööaja arvestuse mugavaks, ajasäästlikuks ja täpseks, tuues kasu nii töötajatele kui ka juhtkonnale.
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
Loobu paberist tunnilehtedest ja automatiseeri oma tööajaarvestuse protsessid
