Toidutööstusele: Tahaksid vabastada ligi 385 töötundi ning seejuures säästa ca 46 555€ aastas nagu tegi seda Gustav Cafe?
Me kõik teame Gustav Cafe suussulavaid kooke, mida valmistab ligi 70 kondiitrit, ning Joel Ostrati imelisi roogasid, mida saame nautida tänu 40 andekale kokale. Just nii suure kollektiivi igakuiste tundide- ning palgaarvestuse haldamisega saab ettevõte väga edukalt hakkama, kasutades enda abimehena Begini süsteemi.
Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Juhatajate kõige suurem peavalu oli Excelis töögraafikute koostamine, eri tulpades tuli jälgida planeeritud tunde, seejuures ka tekkinud ala- ning ületunde. Varem kulus iga osakonna töögraafiku koostamisele ligi 5–6 tundi kuus ning osakondasid saab napilt kokku lugeda ühe käe sõrmedel.
Kuu lõpus hakkas taas juhatajatel kibekiire aeg, kui tunnilehtedele kirjutatud tunnid tuli kokku arvutada ning need taas korda järgmisesse Excelisse kanda selleks, et saaks tunnid õigeks ajaks raamatupidajale edastada.
Ka raamatupidaja elu polnud meelakkumine, kui numbreid täis Exceli-tabel kuu alguses temani jõudis. Näpud tuli hoopiski kiirelt tööle panna, et kõikide töötajate tunnid ükshaaval palgaarvestuse programmi kanda, et saaks seejärel juba töötajate pangaarvet täiendada. Kokku kulus raamatupidajal kogu selle töö tegemiseks ligi seitse tööpäeva, mis on väga arvestatav protsent kogu kuu tööpäevade arvust.
Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?
Gustav Cafega tehtud intervjuu põhjal on näha, et nad hoiavad tööjõukuludelt aastas kokku umbes 46 555€.
„Kõige suuremat väärtust pakkus süsteem meile digitaalsete töötundide arvestusega, kuhu lähevad kirja tegelikud tööletulekud ning lahkumised. Teine väga suur pluss juhatajatele oli töögraafiku moodul, mis vähendas nende töötundide aega graafikute koostamisel, ning muidugi tegime süsteemi kasutusele võtmisega õnnelikuks raamatupidaja, kes saab kasutada Meriti ning Begini ekspordi liidest selleks, et kõikide töötajate töötunnid paari hiireklikiga Begini süsteemist Meriti palgaarvestuse süsteemi kanda. Kokkuvõtteks suutsime kaotada mitmete tundide võrra käsitsi numbrite ümber toksimise aega,“ rääkis Gustav Cafe juhataja Eve Sisas.
Tarkvara, mis aitab märkimisväärselt vähendada admistratiivtööle kuluvat aega
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
