Tööaja arvestus 2018. aasta jõulupühadel
Jõuluaeg on kohe-kohe kätte jõudmas, oh seda rõõmu!
Kuigi detsember toob kahtlemata kaasa rõõmsa meele ning perega veedetud pidustused, ei kao ka töö sel ajal kuhugi.
Aastalõpu pidustused venivad tänavu pikale, sest jõulupühad langevad 2018. aastal esmaspäevale, teisipäevale ja kolmapäevale ning uue aasta esimene päev on teisipäev.
Järelikult on detsembris 17,5 tööpäeva (sõltuvalt muidugi riigist ja töögraafikust) ning tööandjate silmis on kuu teisel poolel ligemale võimatu töögraafikut planeerida.
Meilt küsitakse sageli näpunäiteid aasta viimase kuu töögraafiku, ületundide ja summeeritud tööaja planeerimiseks.
Sel aastal otsustasime analüüsida anonüümseid allikaid ning klientide intervjuusid, et leida nendele küsimustele parimad lahendused.
Järgnevalt olemegi loetlenud kümme suurepärast näpunäidet, et planeerida jõulude ja uue aasta paiku tööaega nagu ühele hoolivale ja analüütilisele tööandjale kohane!
Laske pühaderõõmul end haarata (kui kollektiiv on tublisti tööd teinud)
Võib küll tunduda ilmselgena, kuid on väga tähtis, et juhtivad töötajad soosiksid pühadeaegset rõõmu ja teadvustaksid, et tegemist on erilise ajaga.
Pole tähtis, kas äritegevusse jääb vahe, sest kõik kliendid on kodus tähistamas, või olete töösse uppumas, nagu kipub hotellide, restoranide ja toitlustuse valdkonnas olema.
Juhatajad peaksid head tuju väljendama ja toetama töötajaid isegi rohkem kui tavaliselt.
Kollektiivisisene suhtlus aitab lahendada ületundidega kaasnevaid väljakutseid ja viimasele minutile jäetud vahetusi ning tagada, et jaanuaris on kõik jälle hoolsasti tööd tegemas.
Jagage kollektiivi pühaderõõmu ka klientidega
Kui pühadeaegsed graafikud on paigas (allpool leiate ka näpunäiteid graafikute koostamiseks), kasutage seda võimalusena klientide usalduse võitmiseks.
Informeerige kliente ettevõtte töötundidest ja sellistest olukordadest, mil kedagi teenindada pole võimalik.
Loomulikult võib kasutada pühasid müügivõimalusena: „Tellimuste võtmine / pakkide saatmine / broneerimine lõpeb 16. detsembril. Kui teil on soove, võtke võimalikult varakult ühendust.“
Avatud suhtlemine aitab plaanidest kinni pidada ja koostada töögraafikud pingelisest perioodist sõltumata.
Viige end kurssi iga-aastaste üle- ja alatundidega
Just aasta lõpus, kui 2018. aasta tööajafond hakkab otsa saama, on summeeritud tööaeg ettevõtetele suurepärane vahend, et koondada ületunnid kolme-nelja kuu peale.
Töötajad võivad aga eriti aasta viimasel veerandil kasutada summeeritud tööaega kui ettekäänet, et võtta detsembris etteteatamata vaba aega – näiteks tegi töötaja oktoobris 13 ületundi ja novembris 16 ületundi ning soovib nüüd 27., 28. ja 31. detsembri vabaks võtta.
Selliste üllatuste vältimiseks on väga tähtis omada selget ülevaadet aasta neljanda veerandi summeeritud töötundidest.
Ületundide automaatne arvestus
Arvestage lühendatud tööpäevadega ja organiseerige tööaega paindlikult
Kuigi Euroopa Liidu liikmesriikides käsitletakse pühade-eelseid tööpäevi erinevalt, siis enamasti on need mitme tunni võrra lühendatud (Eestis kolme tunni võrra).
Detsembris esineb pühade-eelseid päevi mitmel puhul (23. ja 31. kuupäev), mistõttu mõne töötaja töötunnid vähenevad rohkem kui ainult jõulupühade jagu.
Siinkohal on oluline mainida, et kui mõni töötaja juhtub sel ajal olema mõnes teises Euroopa Liidu riigis, võivad talle kehtida ka sealsed reeglid.
Tööaja planeerimine 27., 28. ja 31. detsembril
Olenemata teie pingutustest jäävad töötajad pühade paiku äkitselt haigeks või jätavad üldse tööle tulemata (ka pühadel).
Võtke arvesse eelmiste aastate kogemusi ja pange igaks juhuks nendel päevadel graafikusse suurem hulk töötajaid.
Teine variant – leppige usaldusväärsemate töötajatega kokku, et nad on pühade aegu ootamatusteks valmis. Makske neile väike tasu (tavapalgast 25–50%) selle eest, et nad on valmis tööle tulema (töötunnid täie tasu eest).
Töötaja peaks sellisel juhul arvestama, et on telefoniga kogu aeg kättesaadav ega tarbi alkoholi, kui on võimalus, et ta kutsutakse tööle.
Selline tagavaravariant on ausam ka nende suhtes, kellele „alati“ helistatakse, kui mõni kolleeg juhtub taas haigeks jääma.
Arvestage töögraafikusse küllaldaselt pause ja jälgige hoolikalt vahetuste pikkusi
Detsembri lõpus on töötajad tavapärasest rohkem hajevil. Nad otsivad kingitusi, korraldavad kokkusaamisi sõprade ja perega…
Selle kõigega peab kuidagi toime tulema töö ajast. Jällegi, ega pühadeaegne hajevilolek lõplikult kuhugi ei kao, nii et kasutage seda pigem kui võimalust töösuhete parandamiseks.
Lisage graafikusse rohkem pause, pikendage olemasolevaid pause või katsuge anda lühemaid/paindlikumaid vahetusi, kui töökorraldus seda võimaldab.
Töötajad on teile tänulikud ning meelsamini valmis tegelema isiklike toimetustega pauside ajal, mitte töötundide arvelt.
Ületundide eelarve (ka sularaha)
Olgu tegemist töötundide summeeritud arvestusega või mitte, pühade aegu kipub ületunde ikka kogunema.
Tegemist on kvartali viimase kuuga ning enamik ettevõtteid maksavad ületunnid niikuinii jaanuaris kinni.
Pealegi võib juhtuda, et detsembris on inimesed põikpäiselt ületundide vastu, kui just… te ei maksa neile kohe vahetuse lõpus veel lisaboonust vanas heas sularahas lisaks tavapärasele kahekordsele palgale.
Kuigi see võib paista pisut „ebaaus“, ei peaks lisatasust tegema sedavõrd suurt numbrit, kui ettevõte on vastavalt valmistunud. Jällegi, kasutage olukorda enda kasuks – võimalus teenida detsembri lõpus „puhtalt kätte“ kümneid või sadu eurosid võib mõne töötaja jaoks olla äärmiselt tähtis.
Te võite niimoodi isegi nende pühad päästa ja teenida ära nende tänulikkuse ja truuduse, kui võimaldate neil osta mõnele pereliikmele lisakingituse.
Avalikult võivad töötajad teid küll selja taga kiruda, et sunnite neid pühade ajal töötama, kuid südames nad hõiskavad, et jõuluvana tõi aegsasti sularaha kujul kingituse kümmekonna näruse ületunni eest.
Siinkohal arvestage ainult, et raamatupidamine seaks juhatajatele paika ületundide sularaha kasutamise reeglid.
Arvestage lastega
Jõulud on aeg, mis tuleks veeta pere ja lastega, nii et sel ajal seisavad nemad esiplaanil.
Veenduge, et lastega töötajad oleksid graafikuga rahul ning võimalusel muutke detsembri teine pool hooajaks, kus on lubatud lastega tööl käia.
Töötajad hindavad saadud kingipakke ja ehk isegi jõuluvana kiiret külastust. Emad-isad, kes peavad koolide ja lasteaedade sulgemise tõttu 24/7 kodus laste vaba aega sisustama, on tänulikud, kui saavad võtta mõne tunni omaette olemiseks, sest teine pool võtab lapse tööle kaasa.
Võimaldage alajuhtidel ja töötajatel iseseisvalt arvet pidada
Pühade aegu ja pühade vahelistel päevadel võib tööl olla hullumeelne sagimine. Tasub meeles pidada ka boonuste maksmise survet, st pühadel rabelenud töötajad ootavad pikisilmi suuri palganumbreid tehtud ületundide eest.
Kõige hullem oleks olukord, kui töötajad ei saa väljateeninud tasu, sest alajuhid unustavad neid graafikusse lisada või tehtud ületunnid kirja panna.
Sellist olukorda saab kergesti vältida, kui loote ühise tabeli, kus nii alajuhid kui ka töötajad võivad vahetuste kohta märkmeid teha. Hiljem viskavad töötasuga tegelevad raamatupidajad tabelile pilgu peale, et vältida üleliigseid konflikte seoses tööajaga.
Valmistuge ka järgmise aasta jõuludeks
Viimane näpunäide, mis pole sugugi vähem tähtis – kasutage 2018. aasta töögraafikut õppimisvõimalusena.
Kuidas töögraafiku koostamine välja kukkus? Kas tulite ületundidega tublisti toime? Kas tabelid kajastasid palgaarvestuseks vajalikku infot? Kas alajuhid ja töötajad jäid tööaja korraldamisega rahule?
See on väga tähtis, sest 2019. aasta pühadeaeg kujuneb veel hullemaks – 24., 25. ja 26. detsember on teisipäev, kolmapäev ja neljapäev ning 1. jaanuar on kolmapäev. Kui tänavune aasta on teie jaoks keeruline, siis uskuge, 2019. aasta jõulupühad osutuvad veel hullemaks.
Niisiis, parafraseerides siinkohal Eesti vanasõna – tark juht koostab aastalõpu graafiku juba aasta alguses.
Kokkuvõtteks
Pühad on vahva ja rõõmus aeg. Pole tarvis arvata, et pühade tõttu on tööaja planeerimine ainult üks suur peavalu. Valmistuge aegsasti ületundideks, töölt puudumiseks ja muudeks ootamatuteks asjaoludeks.
Begin on andnud endast parima, et olla nii 2018. aasta jõuludel ja uuel aastal kui ka tulevatel aastatel parim vahend tööaja planeerimiseks.
Ületundide automaatne arvestus
