Kõik, mida peate teadma tööaja arvestuse tabeli kohta
Tänapäeval on äritegevuse kulud suured ning ettevõtted otsivad võimalusi nende kulude vähendamiseks nii paljudes valdkondades kui võimalik.
Üks lahendus on näiteks tööaja jälgimise üleviimine tavaliselt paberil arvestamise tabelilt mõnele tarkvaralisele lahendusele.
See aitab säilitada ettevõtte konkurentsivõimet ja vähendada üldkulusid mitmel erineval viisil.
Õiget tüüpi tööajaarvestuse tarkvara abil saate tunnid mugavalt kokku koguda, et saada täpset teavet selle kohta, kus või kuidas töötaja aega veedab.
Mis on tööaja arvestuse tabeli eesmärk?
Töökeskkonnas on tööajatabeli peamine kasutusala:
- Palgaarvestus
- Personalijuhtimine
- Raamatupidamine
Tööaja arvestuse tabel töötab nagu andmebaas, mis sisaldab vajalikku informatsiooni, et tööandjad õiglaselt töötajatele maksaksid.
Samuti näitab see vaidluse tekkimise korral tehtud töö tõendit.
Töötundide arvestuse tabelit võib kasutada ka projektijuhtimiseks. Teades, kui palju aega meeskond ülesannete täitmisele kulutab, saate tulevikus paremini klientidele hinnapakkumisi koostada ja oma töökorraldust parandada.
Ühildades tööajatabeli teiste meetodite või tööriistadega, muutub tööaja arvestamine palju läbipaistvamaks.
Rohkem haldureid näeb, kui palju tunde on töötatud, kui palju aega on kulunud pausidele ja millal on võetud vaba päev.
Samuti on töötajatel ülevaade oma tehtud tundidest.
Nipid, kuidas saada töötajad õigel ajal tööajatabelit täitma
1. Hoidke tööaja arvestuse tabelid lihtsana
Tunnitabelite täitmine ei tohiks võtta rohkem aega kui 5–10 minutit.
Kui töötaja kasutab oma tundide jälgimiseks süsteemi, mis võtab aega 30 minutit või rohkem, võib ta pettuda ja ettevõte kaotab märkimisväärse aja, mida oleks võinud muude tegevuste jaoks paremini kasutada.
2. Tehke tööajatabelite esitamine lihtsaks
Paljud ettevõtted kasutavad keerulisi või tüütuid tööaja jälgimise protsesse.
Lihtsustage või automatiseerige need ja inimesed esitavad oma tööajad või kaebused viivitusteta.
3. Seletage, mis kasu töötajad õigel ajal esitatud tööajatabelitest saavad
Tehke oma põhjused selgeks. Andke teada, kuidas tööajaga seotud andmeid hakatakse kasutama (ja kuidas neid ei kavatseta kasutada).
Selgitage kõigi töötajate tööaja sissekande väärtust.
Kui selgitate töötajatele, et tööaja õigeaegne esitamine aitab arveldustsüklit kiirendada ja rahakäivet suurendada ning selle kaudu saab võita rohkem projekte (mis võib tähendada kõigi jaoks rohkem raha), teete neile selgeks, miks see kasulik on, ja töötajatel tekib soov aidata.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
4. Automatiseerige tööaja arvestuse tabelid
Likvideerige võimalikult palju manuaalseid protsesse.
See säästab lugematu arvu tunde tööajatabelitega seotud administratiivtöödelt ja aitab vähendada inimvigade teket tööaegade esitamisel.
Tööaja arvestusprotsesside automatiseerimine aitab tunnilehed töötajatele ligipääsetavamaks muuta, mis loob läbipaistvuse kogu ettevõttes.
5. Ärge karistage inimesi aususe eest
On üsna lihtne leida töötajaid, kes raporteerivad aegu projektipõhiselt, kuid on üsna raske leida personali, kes (järjepidevalt ja ilma hirmuta) raporteerivad tööaegu projektiväliselt.
Selle asemel, et karistada inimesi tööaja kulutamise eest teistele tegevustele, kasutage seda informatsiooni kui võimalust – tuvastage probleemi allikas ja parandage see.
6. Vältige preemia-/karistussüsteemi
Mõned firmad kasutavad karistusi, et tagada tööaegade esitamine õigel ajal (nt tasu kinni pidamine, kui tööajad pole õigel ajal esitatud).
Kuigi see võib lühiajalises perspektiivis probleemi lahendada, pole see mõistlik.
Karistus-/preemiasüsteemi kasutamine võib õõnestada meeskonna ühtsust ja luua juhtide ja töötajate vahele usaldamatuse õhkkonna.
Kui teete oma tööajatabelite esitamise protsessi lihtsaks, edastate selle põhjused ja eelised ning endiselt ei suudeta tööaegu õigel ajal esitada, siis tehke väike paus ja mõelge, kas need üksikud töötajad, kes sellega hakkama ei saa, on teie ettevõtte jaoks õiged inimesed.
Traditsiooniline tööajatabel ei ole parim lahendus
Paberil tunnitabel on juba väga pikka aega ettevõtetele tööajaga seotud info kogumisel abimees olnud, kuid enam pole see parim lahendus.
Maailm areneb liiga kiires tempos, et selline lahendus tänapäeva ettevõttes jätkusuutlik oleks.
Õige tööaja arvestamise meetod võib oluliselt ettevõtte igapäevategevust muuta ning hulgaliselt teie ja töötajate aega kokku hoida.
Probleemid, mis pabertabeli täitmisel ilmnevad, on üsna sarnased: töötatud tunnid kirjutatakse üles suvalises järjekorras, unustatakse õigel ajal andmed esitada ning tööaeg pole läbipaistev.
Aegunud meetodite kasutamisel on need üsna sagedased nähtused. Õnneks on olemas erinevaid viise ning tehnoloogiaid, kuidas kogu protsessi lihtsustada.
Milleks jälgida tööaega?
Isegi need ettevõtted, kes on oma igapäevategevuses üsna sujuvad, võivad tulutult väärtuslikku aega raisata.
Näiteks viibivad mõned töötajad liiga kaua lõunapausil või veedavad aega netis surfates, kuigi peaksid hoopis tööd tegema, või kulub mingi tootmisprotsessi jaoks rohkem aega kui ette nähtud.
Ettevõtted saavad uute süsteemidega selgitada välja kohad, kus saaks aega efektiivsemalt kasutada ning seeläbi ka efektiivsust parandada.
Milliste tehnoloogiliste vahenditega kiirendada tunnitabeli täitmist?
1. Excel (näidis SIIN)
Universaalne tööriist, mis on olemas pea kõikides arvutites. Võimaldab koostada erinevaid tabeleid, mida saab oma ettevõtte soovide järgi kohandada.
- Kiire viis andmete töötlemiseks
- Paljude funktsioonidega
- Kohati keeruline kasutada
- Korraga saab ainult üks inimene infot süsteemi lisada
2. Google Sheets (näidis SIIN)
Pilvepõhine süsteem, kus saab luua sobiva dokumendi ning jagada selle välja oma töötajatele täitmiseks.
- Pilvepõhine
- Tasuta saadaval
- Kohati aeglane
- Limiteeritud võimalustega
3. Tarkvaraline lahendus (vaata SIIT)
Kuigi tänapäeva turul on saadaval erinevat tüüpi ajajälgimise tarkvara, on nende ülesanne üks – jälgida aega.
Tarkvara Begin abil saab tööajaarvestust teostada mitmeti ning tööaja arvestuse tabel on selle üks mugav osa.
- Paljude funktsioonidega
- Sobib ka mobiilsele ettevõttele
- Veebitarkvara vajab mobiilisõbralikumaks muutmist
- Sobib pigem väiksemale ja keskmisele ettevõttele
Kokkuvõte
Ettevõtted on erinevad ning ka info, mida tööaja kohta kogutakse, on erinev.
Google või Excel ei ole kindlasti kõikidele ettevõtetele sobiv abimees, aga on lahendus lihtsamatele muredele.
Konkreetsema ja täpsema info saamiseks peaks aga juba kasutama spetsiaalset lahendust. Üldiste tööriistadega ei saa detailset ja põhjalikku infot.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
