3 lihtsat asja, mida jälgida töögraafiku koostamisel
Ideaalse töögraafiku poole püüdlevad paljud juhid. Kahjuks suudavad seda pakkuda aga väga vähesed.
Isegi vaatamata asjaolule, et tehnoloogia muudab töögraafiku koostamise protsessi aina lihtsamaks ja lihtsamaks.
Pole vahet, kas teil on kasutusel mõni töögraafiku koostamise programm, Microsoft Excel või paber ja pliiats, on olemas kindlad asjad, millest tuleb kinni pidada.
Siin artiklis toome välja kolm näpunäidet, mida järgida oma meeskonnale ideaalse töögraafiku koostamisel.
1.Tunne oma meeskonda
Meeskonna tundmine on võibolla isegi kõige olulisem osa töögraafiku koostamisel. Me toome selle eraldi punktina välja, kuna paljud juhid ei tee oma tööd hästi, kui nad ei tea oma töötaja täit potentsiaali.
Miks on meeskond ettevõtte jaoks nii tähtis? Seda sel lihtsal põhjusel, et oma meeskonna tundmine võimaldab Teil teha tarku valikuid, et tõsta äri edukust ja produktiivsust.
Oma meeskonnaliikmete hästi tundmine annab Teile suure planeerimisvabaduse, et sobitada kokku õiged oskused, tugevused, nõrkused ja isikuomadused.
Selle protsessi lihtsustamiseks soovitame teha nimekirja, mis võiks sisaldada järgmist:
- Töötaja nimi
- Asjakohased oskused
- Sertifikaadid
- Täis- või osalise tööajaga staatus
- Ületunnitöö piirangud
- Isiksuse tüüp (nt sõbralik, hea suhtleja jne)
- Muud kasulikud märkused (nt suudab toime tulla suure rahvahulgaga, on täpne jne)
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
Kui vaatate seda nimekirja, on Teil lihtsam leida õige inimene õige vahetuse jaoks. Täiendage oma nimekirja jooksvalt.
Kui panete kirja töötajate oskused ja omadused, saate täieliku pildi iga meeskonnaliikme kohta. Info Teie töötaja oskuste ja omaduste kohta muudab järgmise sammu kordades lihtsamaks.
2. Loo töögraafikud oma pädevamatest töötajatest lähtudes
Me kõik teame, kes on meie ettevõtte pädevamad töötajad. Kui Te seda veel ei tea, on aeg koostada eespool mainitud nimekiri.
Mõelge selliste tunnuste peale nagu tõhusus, isiksus, kogemus, ning sellele, kui hästi sobib teie töötaja teiste kolleegidega.
Kui olete oma nimekirja paika saanud, siis planeerige õiged inimesed sellesse vahetusse, kuhu nad kõige paremini sobivad.
See täidab kaht eesmärki:
- Näiteks kõige efektiivsemad töötajad töötavad kõige kiirema vahetuse ajal (lõuna ajal), samas kui silmapaistvamad töötajad töötavad siis, kui kliendid soovivad tulla mõnusat õhtut veetma (õhtusöögile jääda).
- Kui loote töögraafikud oma kõige pädevamatest töötajatest lähtudes, on Teil igas vahetuses mõni kogenenud töötaja, kellele teised saavad toetuda. Kogenenud töötaja saab kõvasti parandada vahetuse kvaliteeti, kuna vähekogenumad kolleegid saavad teda jälgida ja õppida.
3. Töögraafiku koostamine võimalikult kiirelt
Uue töögraafiku avalikustamine on töötajatele alati närviline aeg. Peale töögraafiku kättesaamist hakkavad töötajad enda vaba aega planeerima ja vaatama, kas graafik on väga konfliktne.
Teie töötajad vajavad seda aega kohanemiseks ning Teie vajate seda aega muudatuste sisseviimiseks.
Sellepärast ongi tähtis, et uue kuu töögraafiku koostamine käiks võimalikult kiirelt ja toimuks varakult.
Kõige ideaalsem variant on see, kui uus töögraafik valmib kaks nädalat enne praeguse graafiku lõppemist. See annab teie töötajatele piisavalt aega, et:
- Sobitada graafik enda isiklike kohustustega
- Muuta vahetusi
- Leida asendaja
- Arutada teiega päevi ja vahetusi, millal soovitakse töötada
Kõige kiirem ja lihtsam viis töögraafikut töölistega jagada on teha seda mõnes pilvepõhises süsteemis või tarkvaras. See tekitab vähem segadust ja kiirendab protsessi.
Selgituse, mida tähendavad pilvepõhised tarkvarad leiate SIIT
Kokkuvõte
Õiged tööriistad kiirendavad tööd ja muudavad probleemide lahendamise kordades mugavamaks.
Isegi muudel eesmärkidel kasutatavad programmid, nagu Microsoft Excel või Microsoft Word võivad kiirendada töögraafikute koostamise protsessi võrreldes paberi ja pliiatsiga.
Veel lihtsamaks muudavad töö igasugu pilvepõhised tarkvarad.
Tarkvaralisi lahendusi on mitmeid. Kindel peab aga olema see, et tarkvara, mida kasutate või soovite kasutusele võtta, sobib just teie ettevõtte vajaduste ja soovidega.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
