Logistika sektorile: Kuidas hoidis Via 3L OÜ kokku ligi 41 500€ aastas?
Via 3L OÜ on 2001.aastal Eestis asutatud ettevõtte, mille põhivaldkonnaks on lepingulise logistika ja rahvusvahelise transpordi teenuste osutamine ning mis on tänaseks arenenud ka teistesse Balti riikidesse, tegutsedes nii Tallinnas, Riias kui ka Vilniuses. Grupis on üle 500 töötaja ja hallata on üle 73 000 ruutmeetri modernset laopinda, mis võimaldab pakkuda klientidele teenuseid nii tava, jahe kui sügavkülma temperatuuridel.
Via 3L OÜ alustas Begin tarkvara kasutamist 2019. aastal. Ettevõtte personalijuht Jelena Praakel rääkis, kuidas toimis tööaja arvestuse protsess enne Begini ja mis muutus peale uue süsteemi kasutuselevõttu.
Milline oli olukord enne Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Enne Begini kasutas Via 3L tööaja arvestamiseks Excelit. Nii väiksematel kui ka suurematel osakondadel oli kogu ülesehitus väga lihtne: osakonna juhid panid lihtsalt kaheksa tundi kirja ja keegi ei jälginud, kas inimene oli reaalselt tööl ja kas see aeg tehti täis või mitte. Erinevus oli selles, et väiksemates osakondades on korraga tööl umbes 6–8 töötajat ning sellist osakonda on lihtsam hallata, suuremas osakonnas aga oli korraga tööl üle 40 töötaja ja seda on ühel inimesel väga keeruline Exceli tabelis ilma mingisuguse abinõuta hallata.
Vigu esines pidevalt – mõni osakonnajuht täitis Excelit kuu lõpus ja sellisel juhul märgiti töötaja tööle ka siis, kui tegelikult oli too töötaja terve nädal haige või puhkusel ning mingitel juhtudel said töötajad selle eest ka palka. Sellise protsessi kõige suurem puudus oli aga reaalajas ülevaate puudumine. See tähendas seda, et kui töötaja märgiti 8 tunniks tööle, aga ta lahkus poole päeva pealt, tuli hiljem tööle või läks varem ära, siis töötajale maksti ikka 8 tunni eest, sest ka osakonna juhtidel olid käed-jalad tööd täis ja alati ei tehtud kohe muudatusi.
Ainuke kontrollmehhanism, mis Via 3L-il oli, puhkuste ja haiguste varasem sisestamine palgaarvestuse tarkvarasse. See tähendas seda, et Excelis esitatud tööajad ei klappinud palgaarvestusega. Kui andmed lõpuks palgaarvestusse jõudsid, läks raamatupidajal terve päev selleks, et need andmed palgaarvestuse tarkvara jaoks n-ö söödavaks teha.
Milline on olukord pärast Begin tarkvara kasutuselevõttu?
Selleks, et aru saada kui palju on Begini tarkvara Via 3L-i aidanud, palusime Jelenal meiega jagada mõningaid numbreid ettevõtte ühe osakonna kohta. Saime teada, et ettevõtte osakonnas töötab kokku 40 inimest ja tööandja kulu töötaja kohta on 7.50 €/h. Uurisime ka kui palju võisid töötajad varasemalt tunde enda kasuks ümardada (tundide ümardamine ei olnud alati pahatahtlik), mis Jelena arvates võis olla umbes 30 minutit.
Nende numbrite põhjal saamegi teha esimese arvutuse:
(Töötajate arv x tundide ümardamine) /60 (tunnid teisaldame minutiteks) x tööpäevade arv x töötaja palk x 12 (kuude arv) ehk:
(40 x 30) /60 x 21 x 7.5 x 12 = 37 800 €/aastas
Teise arvutuse saamiseks uurisime, kui kaua hoiab Begin kokku administraatorite tööaega tööaja arvestuse haldamisel.
Andmete “söödavaks” tegemine palgaarvestuse tarkvara jaoks = 24 h/kuus.
Igapäevane aja kokkuhoid keskastme juhtidel = 6 h/kuus
Sellest tulenevalt näeb arvutus välja selline:
(24+6) x 10 x 12= 3600 €/aastas
Kokku teeb see 41 400 €/aastas võitu
Jelena sõnul oli olukord enne Begini kasutusele võttu katastroofiline. Kuna nii raamatupidamine kui ka personaliosakond tõstatasid iga kuu sama probleemi, siis leitigi ühiselt, et kogu eelnev protsess vajab paremat lahendust. „Tänu Begin tarkvarale on meie tööaja arvestuse protsessid oluliselt paranenud. Nüüd on meil reaalajas ülevaade ja tarkvara teeb suurema osa tööst meie eest ise ära. Lisaks annab Begin meile temperatuurianduri näol juurde kindlust, et töötajad ei tule haigena tööle,“ ütles Via 3L OÜ personalijuht Jelena Praakel.
Kuluarvestus vaid mõne nupu vajutusega
Kuidas Begin töötab?
Tunnilehed
Juhid ja tippjuhid kulutavad igapäevaselt palju aega ja energiat erinevate probleemide lahendamise peale. Kuid kindlasti ei pea nende probleemide hulka kuuluma paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Kindlasti on paljud ettevõtted kokku puutunud järgnevate puudustega, mis esinevad paberkandjal tunnilehtedega töötamisel :
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- keeruline töötundide arvestamine
Begini digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad aga need probleemid minevikku.
Töögraafikud
Begin on tööaja arvestuseks ning töögraafiku koostamiseks loodud tarkvara. Kasutades vanakooli paberi ja Exceli meetodit, võib graafikute planeerimine võtta tunde ning mitmekordselt parandatud lehtedel võivad kergelt tekkida vead.
Begini tarkvara ei lase vigadel tekkida ning lisaks sellele, arvutab see automaatselt nii üle-, ala-, norm- kui ka riigipühatunnid.
Raportid
Lisaks täpselt arvestatud töötundidele muudab tarkvara töötajate igakuise tööaruande esitamise kiireks ja läbipaistvaks. See on ka peamisi põhjuseid, miks töötajad raporteid kiiresti usaldama hakkavad. Raportisse jõuavad täpsed andmed nii tööaegadest, ületundidest kui ka kulukohtadest.
