5 palgaarvestuse probleemi, millele on vaja tähelepanu pöörata
Palgaarvestus tunnipalga või vahetustega töötajatele näib lihtne. Korrutage töötaja töötunnid tunnihindega, saatke numbrid raamatupidamisse ja ongi valmis.
Tegelikkuses on palgaarvestus siiski palju keerulisem ja seda eriti mitmeid üksuseid haldavatel ettevõtetele. Palgaarvestus peab toimuma järjepidevalt ilma vigadeta ja see muudab ettevõtted eriti ettevaatlikuks olukorras, kus on vaja teha palgaarvestuse loogikas muudatusi, mis võivad rikkuda kogu protsessi.
Lugege edasi ja tutvuge viie probleemiga, millega paljud ettevõtted palgaarvestuses kokku puutuvad, ja vaadake, kas mõni neist on ka teid mõjutanud.
Palgaarvestuse probleem nr 1 – ajakulu
Palgaarvestus algab töötajate tööaja salvestamisega. Paljude ettevõtete jaoks on see manuaalne protsess ja siiamaani märgivad mõned ettevõtted tööaja paberile.
Mitmeid üksuseid haldaval ettevõttel (nt jaemüük, hotellid, restoranid jne) suureneb palgaarvestuses vigade tegemise võimalus märgatavalt. Lisaks tööaja märkimisel vigade tegemisele teie või teie töötajate poolt kasutavad eri üksused sageli erinevaid tööaja arvestuse haldamise meetodeid.
Ettevõtted kasutavad palgaarvestuse eri etappides sageli ebaefektiivseid tööajaarvestuse meetodeid, kuna need „töötavad piisavalt hästi”. Muudatusi selles protsessis ei taheta teha sellepärast, et nende parandamine on kas liiga kallis või juurdunud protsesside muutmine on liialt keeruline.
Loe lisaks - Revolutsioon tööajaarvestuses vähendab raamatupidamisele kuluvat aega
Palgaarvestuse probleem nr 2 – andmete kogumine
Kui töötajate tööajad salvestatakse eri formaatides (nt paber, Exceli tabel, SMS, e-mail), siis põhjustab selle teabe koondamine järgmiseks palgaarvestuse etapiks taas ebatõhusat käsitsi tööd.
Tööajatabelitesse andmete sisestamine või nende ülekandmine arvutustabelitesse ei suurenda ainult eksimisvõimalust, vaid muudab ka teie haldurite töö aeganõudvaks ja tüütuks.
Loe lisaks - 7 põhjust, miks tunnilehed peaks olema digitaalsel kujul
Lihtne ja läbipaistev tööajaarvestuse tarkvara
Palgaarvestuse probleem nr 3 – andmete kinnitamine ja palgaarvestusse saatmine
Peale töötajate tööaegade märkimise ja kokkukogumise etapi on kolmas punkt tööaegade kinnitamine ja palgaarvestusse saatmine. Mida raskem on halduritel ja juhtidel töötunde näha ning need kinnitada, seda kauem võtab kogu palgaarvestuse protsess aega.
Palgaarvestuse probleem nr 4 – kalkulatsioonid
Ebaefektiivsed palgaarvestuse tavad muudavad kogu palgaarvestuse protsessi keeruliseks. Kui kõigil teie töötajatel oleks sama tunnitasu, siis manuaalsest tööajaarvestusest ehk piisaks, kuid paljudes tunnitasu või vahetustega ettevõtetes see nii ei ole.
Paljud ettevõtted arvestavad erinevaid tunniliike ja tasusid, mis varieeruvad olenevalt töötaja vanusest, oskustest, töökohast ning muudest kokkulepetest. Kui üks inimene peab kõiki neid erandeid käsitsi rakendama, nõuab see palju aega ja võivad tekkivad vead.
Loe lisaks - Töötundide arvestus Eestis: kuidas see töötab?
Palgaarvestuse probleem nr 5 – palga arvutamine
Palga arvutamine peaks olema lihtne: töötatud aeg × reeglid × tasumäärad = palk, ning kui töötajad saavad palka õigel ajal, peaks ju kõik korras olema.
Probleemid tekivad aga siis, kui töötajad avastavad enda palgalehelt vigu. Näiteks kui neile ei makstud kuus nädalat tagasi töötatud nädalavahetusel tehtud tundide eest õiget tasu. Selliste vigade leidmine on tohutu probleem ja seda eriti manuaalsete palgaarvestuse meetodite puhul.
Kokkuvõte
Iga ettevõte alustab väikselt, kuid organisatsiooni laienedes halduskulud sageli kasvavad. Kui tegelete pidevalt ainult teatud protsesside probleemide lahendamisega, siis kuidas te ettevõttega arenete? Eelmainitud probleemide vältimiseks soovitame uurida tarkvarasid, mis lahendavad tööaja- ja palgaarvestuse probleemid ning teevad seda automaatselt.
Lihtne ja läbipaistev tööajaarvestuse tarkvara
