7 põhjendust, millega motiveerida töötajaid tööaegasid registreerima
Vanu harjumusi on raske murda. Eriti palju puutume enda ettevõttes sellega kokku siis, kui inimene jõuab esimest korda meie tööajaarvestuse tarkvarani.
Selgitan oma igapäevast tööd pisut lahti, et jõuda põhjusteni, miks jäädakse pidama „vana lahenduse“ juurde.
Kui tarkvara Begin katsetama hakatakse, võtame tavaliselt ühendust inimesega, kes prooviperioodiga liitus, ja proovime aru saada, millisele probleemile soovitakse lahendust leida.
Kui see mure on meie tarkvaraga lahendatav, siis jagame pisut juhtnööre, kuidas seda teha, ning anname võimaluse seda ise ka praktikas katsetada.
On väga palju selliseid ettevõtteid, kes pärast tutvumist soovivadki seda lahendust kasutama hakata, kuid on ka ettevõtteid, kes kahtlevad ja järgmist sammu ei astu.
Isegi kui nähakse, et nende probleem on tarkvara abil lahendatav, siis puudub kindlus, kas ka ettevõttes olevad töötajad on nõus muudatusega kaasa tulema.
- Äkki keeldutakse registreerimisest?
- Äkki unustatakse tööaega märkida?
- Äkki on see töötaja jaoks liialt keeruline?
Igati põhjendatud küsimused. Tegelikkuses näitab meie praktika seda, et pisut probleemsemad võivad olla esimesed paar kuud, kui kogu süsteem on uus ja vajab natukene harjumist.
Peale seda on nii töötajatel kui ka juhtkonnal tavaliselt tarkvarast juba piisav ülevaade olemas ja kasutamine muutub mõlema poole jaoks mugavaks ning kaovad ära mitmed varem esinenud probleemid.
- Tööaegade tagantjärgi meenutamine
- Teiste töötajate puudumiste “katmine”
- Tublimate töötajate eristamine kollektiivist on raske
- Töötajatel puudub ülevaade oma töötundidest
- Projektide tähtajad on ebaproportsionaalsed
- Infosulg töötaja ja tööandja vahel
- Ebamugav töötundide märkimine pärsib õige info saamist
Väga oluline on siinjuures juurutamise protsess. Kui tööandja jaoks on väga oluline, et tarkvaraga saab töötajate tööaja minuti täpsusega paika, registreerimisel fikseeritakse ka inimese asukoht ning andmed jõuavad tarkvarasse kohe, siis töötaja jaoks võib kogu see pool hirmutavana tunduda.
Kui siia juurde veel lisada nüanss, et registreerida on võimalik sõrmejäljelugeja abil, siis tavaliselt sealt maalt ongi töötaja taluvuspiir ületatud.
Tegelikkuses on sõrmejäljelugeja vaid tuvastusvahend – see ei salvesta kuskile mustreid. Seade loetleb sisse räsi, mis oma olemuselt on vaid punktid sõrmejäljest ümber kodeerituna numbriteks. Nende numbrite põhjal ei ole võimalik sõrmejäljekujutist taasluua.
Tihti ei tea töötajad neid asjaolusid üldse või teavad ekslikult ja sellest kogu see põhjendamatu hirm ja vastumeelsus tekibki.
Võib-olla oleks mõistlikum töötajale selgitada tööajaarvestuse tarkvara olemust pigem selles võtmes, et ka töötaja elu muutub selle kaudu kergemaks ning et tööajaarvestus ei ole vahend töötajate jälgimiseks, vaid ettevõtte raamatupidamise lihtsustamiseks.
Toongi välja need põhjused, mis võiksid ka töötajaid motiveerida täpset ajaarvestust pidama.
1. Ei ole vaja enda tööaegu tagantjärele meenutada
Kuna registreerimine toimub vahetult ja kiiresti, siis on pole vaja enam päeva lõpus hakata meenutama, millal mingeid ülesandeid täideti.
Tööpäeva lõpus saab rahulikult koju minna, kuna vajalik info on juba edasi antud.
Tööajaarvestus, mis lihtsustab kogu tööpere elu
2. Hilinevad ja varem lahkuvad kolleegid ei saa tülitada teisi sellega, et keegi neid „kataks“
On väga tublisid ja vähem tublisid töötajaid. Kindlasti on ette tulnud olukordi, kus vähem tublid töötajad soovivad, et keegi nende hilinemisi või varem lahkumisi kataks.
Tublimad töötajad võivad seeläbi aga ebavõrdsust tunda, kuna abi paluvale kolleegile ei taheta ära öelda, aga samas ei soovita tegelikkuses ka endale nende lisakohustusi.
Siis ongi lihtsam, kui sellist võimalust üldse ei ole, kuna digitaalne tööajaarvestus on töötajapõhine ning teise inimest tööaega alustada või lõpetada ei saa.
3. Tublimad ja täpsemad töötajad ei jää märkamata
Tarkvara võimaldab näha registreerimisi ja tööaegu viivitusteta. See annab juhtkonnale hea ülevaate sellest, millised inimesed on töötamisele rohkem aega pühendanud. Ületundide tasustamise ja preemiate maksmise ajal on see väga oluline info.
Ausad ja tublid töötajad on kindlasti rahul, kui nende täpsus ja töötahe on konkreetselt kajastatud ka tunnilehel.
4. Pidev ülevaade oma töötundidest
Töötajatel on samuti võimalus enda töötunde tarkvaras jälgida ning kuna tegu on veebipõhise tarkvaraga, siis saavad nad seda teha ka kodus.
Tuleb vaid igale töötajale kasutaja luua ja nii on töötajal võimalik enda tööajaandmeid vaadata. Mobiilirakenduses registreerijatele on võimalus ka otse rakenduses töötundidest ülevaade saada.
Kui töötajal on jooksev info töötundide kohta, siis tõenäoliselt on kuu lõpus ka vähem arusaamatusi.
5. Tulevaste projektide tähtajad on realistlikumad
Korraliku kulukohtade arvestuse puhul on tööandjal lihtsam tulevaste projektide kestvusi ette näha. Seega ei pea ka töötajad palehigis rabama, et jõuda tähtajaks valmis nende projektidega, millele on juba alguses määratud ebarealistlikud tähtajad.
6. Vähem aru andmist tööandjale
Lisaks tööajale on võimalik kirja panna ka kulukohtade info. Tarkvaras Begin on olemas kolm astet, mille abil saab tehtavat tööd kirjeldada: objekt, tööliik ja töö. Samuti on võimalus jätta kommentaar.
Need võimalused edastavad tööandjale piisavalt informatsiooni ja nii ei ole vaja töötajaid eraldi tülitada, et uurida, mida keegi jõudis ära teha.
7. Ei ole vaja paberit ja pastakat lähedal hoida
Kui Teie ettevõttes kasutatakse Excelit või Google Sheetsi, siis Teile see punkt pigem ei kehti, aga tänapäeval toimub veel paljudes ettevõtetes tööaja arvestamine paberi ja pastakaga.
Paberil tunnilehtede korralik hoidmine ja säilitamine on paras peavalu, kui töötada tuleb väga erinevates keskkondades ja tingimustes – lihtsam oleks ju näiteks nutitelefonis sama info kirja panna, mis muidu paberile kirjutatakse.
Kokkuvõte
Loodetavasti saime Teiega jagada asjalikke ideid selleks, et ka töötajad hakkaksid nägema kaasaaegse tööajaarvestuse kasulikkust. See on väga oluline kitsaskoht, mis tuleb igal ettevõttel kindlasti ära lahendada, et saavutada tööajaarvestuse lahendusest maksimaalne tulu.
Meeles tuleks pidada, et tarkvara eesmärk ei ole kedagi jälgida või rohkem tööle sundida – pigem oli lahenduse loomise põhiline ajend see, et ettevõtted saaks lühendada enda raamatupidamise protsesse ja tekitada nii lisaaega põhitööga tegelemiseks.
Tööajaarvestus, mis lihtsustab kogu tööpere elu
