Kuidas Begin muutis Mattias Cafe OÜ tööajaarvestuse juhtimise desserdiks?
Peame tunnistama: oleme hästi suured Gustavi toodete fännid ning Begini oma tiimi ürituste magustoit on tihti kas Gustavi Brita kook või nende ülihea Tosca.
Ma arvan, et suurepärane maitse ning hinna ja kvaliteedi suhe on just meie maitse järgi.
See oli nii juba ammu, isegi enne seda, kui Mattias Cafe juhid Karin ja Siim palusid infot Begini kohta.
Alguses rääkisime hästi palju Mattiase visioonist ning kasvuplaanidest. Oli selge, et nende ettevõtte on hästi tubli, kasvab dünaamiliselt ja vajab tööajaarvestuse ning töögraafikute koostamise tööriista, mis oleks paindlik, aga samas võimas.
Ka nende tootmis- ja muud protsessid olid üsna omapärased (heas mõttes) ning meil läks natuke aega, et aru saada, kuidas Begini kõige paremini kasutada.
Mattias Cafe OÜ personalijuhi Karin Sarapuu sõnul oli nende ettevõttes varem olukord, kus töötajad kirjutasid oma saabumise ja lahkumise kellaajad valgele A4-formaadis paberile ning palgapäeva saabudes sisestas raamatupidaja või personalijuht andmed Excelisse.
Loobu manuaalsest tööajaandmete sisestamisest
Eraldi tulbas arvutati välja öötunnid ja riigipühad ning kuu lõppedes kontrolliti korrektsuse huvides koos üksuse juhiga töötajate esitatud andmed uuesti üle.
„Liitusin ettevõttega hetkel, mil see esialgu tasapisi ja seejärel suurte hüpetega kasvama hakkas. Oli selge, et midagi tuleb ette võtta, ning erinevaid võimalusi uurides oli ettevõtte tegevjuhile Siim Liivamägile silma jäänud Eestis loodud tarkvarale Begin. Nad võtsid ohjad üle ning lansseerisime süsteemi,” räägib Sarapuu.
Ta lisab, et tegelikult oli vaid aja küsimus, millal töögraafikutega Exceli tabelitelt automaatsele arvestusele üle minna, sest täna on Beginis registreeritud aktiivsete kasutajatena juba üle 250 inimese.
See hõlmab nii põhikohaga inimesi kui ka abikäsi käsunduslepingute alusel. Neile lisanduvad veel kontoritöötajad, kes oma tööaega tarkvaras Begin ei registreeri.
Begini kasuks tehti ettevõtte juhtkonna sõnul valik nii tarkvara võimekuse, hinna kui ka koostööpartnerite meeldiva suhtumise ja teeninduse tõttu.
„Muutused on uskumatud: nii minu kui ka raamatupidaja ajavõit on meeletu!
Raamatupidaja ei sisesta enam töögraafiku andmeid käsitsi palgaprogrammi, vaid ekspordib need ühe klikiga Meriti tarkvarasse, kuhu meil on juurde ostetud liides selle toimingu võimaldamiseks.
Kuna ettevõte on suur ja aeg väga väärtuslik, püüame oma tööaega igati optimeerida ja erinevaid toiminguid võimalikult palju automatiseerida,”
selgitab personalijuht, kelle sõnul pole vähetähtis ka töötajate kasutusmugavus, sest nad ei pea enam ise kellaaegu meeles pidama, saavad igal hetkel oma töötunde kontrollida ning arvutada ligikaudse summa, mis palgapäeval kontole laekub.
Sarapuu nendib, et nende ettevõttes töötab valdav enamus tunnitasu alusel ning summeeritud tööaja automaatne arvestus annab igal ajahetkel võimaluse saada ülevaate, kui palju kuude/nädalate lõikes mingi üksus töötunde kasutab, ning sellest lähtuvalt on palju lihtsam planeerida ka hooajalist tööjõudu.
Minu arvates oli koostöö Mattias Cafega väga oluline ka meie enda arengu jaoks.
Saime tootmisettevõtte tööajaarvestuse ja aruandluse koha pealt oluliselt targemaks. Lisaks tuunisime meie palgaprogrammide eksporti, mis on oluline ka meie teiste klientidele.
Ühesõnaga on meil hästi hea meel, et üks Eesti magusamatest ettevõtetest on meie klient ning et meie koostöö on sedavõrd meelepärane!
Loobu manuaalsest tööajaandmete sisestamisest
