Tööaja arvestuse digitaliseerimine: Kas see on investeering, mis tasub end ära?
Miks digitaliseerida tööaja arvestus?
Tööaja arvestus on iga ettevõtte jaoks kriitilise tähtsusega, mõjutades nii palgaarvestust, tööõiguse järgimist kui ka töötajate rahulolu. Paljud organisatsioonid kasutavad endiselt manuaalseid meetodeid, nagu Exceli tabelid või paberil tööaja arvestamine, kuid kas see on kõige efektiivsem viis tööaega hallata? Digitaliseeritud tööaja arvestuse lahendused on muutumas normiks – aga kas see investeering tasub end ära? (Loe lähemalt: Töötundide arvestus Eestis: kuidas see töötab?)
Manuaalne vs digitaliseeritud tööaja arvestus
Tööaja arvestamise viis mõjutab ettevõtte tootlikkust, kulusid ja täpsust. Siin on mõned peamised erinevused:
| Tunnusjoon | Manuaalne tööaja arvestus | Digitaliseeritud tööaja arvestus |
|---|---|---|
| Ajakulu | Aeganõudev, kuna andmeid tuleb käsitsi sisestada ja kontrollida | Automatiseeritud protsessid säästavad aega |
| Vigade oht | Kõrge, kuna käsitsi sisestamine põhjustab sageli eksimusi | Vigade oht minimaalne tänu automatiseeritud arvutustele |
| Seaduslik vastavus | Risk, et tööõiguse nõudeid ei järgita täpselt | Tarkvara jälgib seaduste järgimist reaalajas |
| Paindlikkus | Raske kohandada töötajate muutuvate vajadustega | Kiire ja lihtne kohandamine vastavalt vajadusele |
| Kuluefektiivsus | Palgaarvestuses võib esineda vigu, mis põhjustavad lisakulusid | Tööaja täpne arvestus hoiab kokku palgakulusid |
Ära raiska enam aega käsitsi tööaja arvestusele!
5 põhjust, miks digitaliseeritud tööaja arvestus tasub end ära
1. Aja ja ressursikulude vähendamine
Automatiseeritud süsteemid vähendavad vajadust käsitsi tööaja registreerimise ja andmete sisestamise järele, säästes personaliosakonnale tunde tööd kuus. Näiteks uuringu kohaselt kulutab keskmine personalijuht kuni 20 tundi kuus tööaja arvestuse haldamisele, mis tähendab märkimisväärset aja kokkuhoidu, kui see protsess automatiseerida. (Loe edulugu: Kuidas Proto OÜ vähendas manuaalset tööd 240h võrra aastas) Uuringute kohaselt võib ettevõte kaotada kuni 5%- 10% oma aastasest palgafondist ebatäpse tööaja arvestuse tõttu. Digitaliseeritud lahendused aitavad selliseid kaotusi ennetada.
2. Täpsus ja vigade vältimine
Manuaalsed lahendused on vigadele vastuvõtlikud – näiteks valed andmed, kaotatud dokumendid või unustatud sisestused. Digitaliseeritud tööaja arvestus välistab need probleemid, arvutades automaatselt ületunnid, summeeritud tööaja ja riigipühade tasustamise. Ettevõtted, kes on digitaliseerimisele üle läinud, on vähendanud tööajaga seotud vigade hulka keskmiselt 75% võrra.
3. Seadusandluse järgimine ja andmete turvalisus
Tööaja arvestuse tarkvara aitab ettevõtetel järgida riiklikke tööseadusi, hoiatades näiteks lubatud ületundide limiidi ületamise eest. Lisaks on kõik andmed turvaliselt salvestatud ja ligipääsetavad ainult volitatud isikutele. (Loe ka: Tööajafond 2025)
4. Reaalajas andmed ja ülevaade
Digitaliseeritud lahendused annavad juhtidele ja personalitöötajatele reaalajas ülevaate töötajate kohalolekust ja tööajast, aidates seeläbi paremini planeerida tööjõudu ja reageerida ootamatutele muudatustele. (Loe: Begin tööaja arvestuse tarkvaraga alustamine: kõik mida pead selleks teadma) Näiteks ettevõtted, kes kasutavad reaalajas tööaja jälgimise süsteeme, on vähendanud ületundide arvu keskmiselt 30% võrra.
5. Paranenud töötajate rahulolu
Kui tööaja arvestus on läbipaistev ja täpne, paraneb ka töötajate usaldus tööandja vastu. Nad saavad hõlpsalt kontrollida oma töötunde ja palgaandmeid ilma vajaduseta personaliosakonda pöörduda. 85% töötajatest eelistavad kasutada digitaalset tööaja jälgimise lahendust, kuna see muudab tööaja läbipaistvamaks ja lihtsamini hallatavaks.
Kuidas alustada tööaja arvestuse digitaliseerimisega?
1. Kaardista oma ettevõtte vajadused – Kas otsid lihtsat tööaja jälgimise tööriista või laiahaardelist personalihaldussüsteemi?
2. Võrdle erinevaid tarkvaralahendusi – Erinevad tarkvarad pakuvad erinevaid funktsioone, näiteks töötajate kohaloleku jälgimist, töögraafikute koostamist ja palgaarvestuse integratsiooni.
3. Testi tasuta prooviperioodi – Paljud teenusepakkujad, sh Begin, pakuvad võimalust tarkvara tasuta proovida, et veenduda selle sobivuses sinu ettevõttele.
4. Koolita oma meeskonda – Digilahenduse kasutuselevõtt on edukam, kui töötajad ja juhid saavad selgeks selle eelised ja funktsioonid.
Kas tööaja arvestuse digitaliseerimine on sinu ettevõtte jaoks õige samm?
Kui su ettevõttes on keeruline tööajaarvestus, palju käsitsi tehtavaid toiminguid ja vajadus täpsema aruandluse järele, siis digitaliseerimine tasub end igal juhul ära. Automatiseeri oma tööaja arvestus juba täna ja säästa aega ning raha!
Vähenda vigade arvu ja hoia oma tööajaarvestus kontrolli all!
