10 olulist omadust, mida silmas pidada uue tööaja arvestuse lahenduse valikul
Tootmisettevõtte juhtimisel on kõige olulisem ressurss aeg. Lisaks iga tootmistsükli optimeerimisele peate optimeerima ka oma tööjõudu.
Inimtööjõud on paljudes tööstusharudes endiselt väga oluline, kuid seda ei ole nii lihtne juhtida nagu roboteid.
Töötajate aja planeerimine, jälgimine ja optimeerimine võib osutuda tõeliseks väljakutseks.
Umbes kolmandik Begini klientidest on tootmisettevõtted, mistõttu oleme palju kokku puutunud protsesside ja vanade lahendustega seotud probleemidega.
Oleme laias laastus jaganud tootmisettevõtete ootused töögraafikutele kahte kategooriasse:
- aruandlus
- paindlikkus.
Soovitame arvestada selle nimekirjaga järgmisel korral, kui kaalute uut töögraafiku koostamise lahendust.
1. Paindlikkus
Tootmisettevõtted on paindlikkuse suhtes väga nõudlikud, kuna igal tootmisüksusel võivad olla oma tavad.
Nende üksuste juhid tahavad – mõnikord õigustatult, mõnikord mitte – et töötundide arvestus oleks ideaalne.
Kuna universaalselt täiuslikku töögraafiku koostamise lahendust pole olemas, peaksite proovima hoopis väga paindlikku varianti.
Mingil veidral põhjusel puudub paljudel töögraafikutel vahetuste planeerimise funktsionaalsus täielikult või suurel määral.
Kuna tootmist planeeritakse peamiselt vahetuste põhjal, on mugav vahetuste plaanimine ja juhtimine väga oluline.
Lisaks säästab nn lõikamine ja kleepimine tööaja planeerimisel aega ja vähendab vajalike klikkide arvu.
2. Paindlikkus aja sisestamisel
Kunagi ei saanud Te oma töötajatele usaldada midagi keerulisemat kui mehaaniline kontrollkell.
Otsesed/üksuse juhid ja raamatupidajad kulutasid palgaarvestuse andmete haldamiseks iga kuu kümneid tunde.
Olukord on õnneks muutunud. Kaasaegsed lahendused (raadiosagedustuvastus, sõrmejäljeseadmed, SMS-id, helistamine ja nutirakendused võimaldavad teha töötundide arvutamist kordades lihtsamalt.
Rohkem valikuid tähendab, et saate kohaneda rohkemate olukordade ja stsenaariumidega.
3. Tööliigid
Tootmisettevõtte jaoks on olulised erinevate toimingute kulud ja statistika (nt lõpetamata töö).
Kui Te ei kasuta just materjali vajaduse planeerimise lahendust, kus töötajad jälgivad ülesannetele kulutatud aega, on tööde ja/või projektide/objektide sisestamise võimalus töötundide arvestusse väga oluline.
See tähendaks ka võimalust lisada erinevaid puhkuse tüüpe ja töötüüpe.
4. Jõudlus (toodang)
Lõpetuseks võite tahta kasutada töötundide arvestust, et jälgida toodetud esemete, täidetud aluste jne arvu.
See teave esitatakse tõenäoliselt tööpäeva lõpus, kuid pikemate tsüklite korral võite soovida, et töötajad esitaksid selle päeva jooksul mitu korda.
5. Aruandlus
Kuigi paljud suurepärased tootmisjuhid võivad olla võimelised analüüsima kogu tarneahelat, ei pruugi see olla parim viis.
Organisatsiooni kasvamisel ja marginaalide muutumisel on tugev arvuline arvestus otsuste tegemiseks hädavajalik.
Kui aruandlust tehakse korralikult, saate töötundide arvestusest koguda palju väärtuslikke andmeid oma töötajate kohta.
6. Planeeritud tunnid versus reaalsed tunnid
Teine levinud viga tööaja arvestamises on aruande või vaate puudumine, mis tooks välja lahknevused planeeritud tundide ja reaalsete tundide vahel.
See funktsioon aitab Teil planeerimise täpsust järk-järgult optimeerida. Lisaks võimaldab see analüüsida töötajatele omaseid mustreid hilinenud/puuduva töö jne puhul.
7. API, integratsioon ja palgaarvestus
Kuigi teatud olukordades võivad töötundide arvestuse andmed olla salvestatud ainult töötundide arvestuse programmis, võib nende ristkasutamine olla kasulik.
See hõlmab töötundide arvestuse andmete edastamist otse ettevõtte ressursiplaneerimise või äriteabe lahendusse.
Minimaalselt peaks olema võimalik eksportida palgaarvestuse programmi töötunde, ületunde, boonusega tasustatud tükkide tootmist jne.
Mida vähem aega kulub redigeerimisele, seda lihtsam on teie raamatupidajatel palgamakseid töödelda.
8. Reaalajas andmed
Vanasti ei peetud töögraafikuid töövahendiks. Andmeid koguti peamiselt kuu kaupa.
Tänu biomeetrilistele tuvastusele ja muudele võimalustele saate nüüd jälgida oma töötajaid reaalajas.
Kas keegi hilines rohkem kui 20 minutit? Helistage neile ja/või otsige neile asendus.
9. Kommentaarid
Töökultuur muutub ning sellega seoses rakendatakse paindlikke ajagraafikuid ja lisatasusid kõikjal, sealhulgas tootmises. Igapäevaseid erandeid käsitlevad otsused delegeeritakse tavaliselt keskastmejuhtidele.
Seetõttu on väga kasulik, et nad saavad lisada kommentaare üksikutele kannetele töötundide arvestuses.
(Näide: Mihkel töötas oma tööajaarvestuse järgi 12 tunnist vaid 8 tundi, kuid peaks palka saama 12 tunni eest. Miks? Ta läks oma tütre lõpetamisele ja ettevõtte poliitika kohaselt on see tasustatav puhkus)
10. Aruanded
Igasugused aruanded on kasulikud, kuid praktilisest seisukohast on mõistlikum kasutada vaid mõnda kõikehõlmavat aruannet.
Näiteks hästi struktureeritud Exceli fail heade filtridega, mida saab kasutada nii kindla otstarbega analüüsiks kui ka importida see äriintelligentsi-rakendusse.
Kui kulutate vähem aega selliste Exceli tabelite redigeerimisele, on Teil rohkem aega väärtust tootvate tegevuste jaoks.
Kokkuvõtteks
Tootmisettevõtete jaoks on kõikehõlmav töötundide arvestus ja töögraafiku koostamise lahendus väga kasulik.
Begin tarkvara on tegelenud tööaja arvestuse tarkvara arenduse ja parendusega juba 7 aastat. Selle ajaga on meil tekkinud mitmed pikaajalisi rahuolevaid tootmisettevõtteid.
Üheks heaks näiteks on Instrumentaarium Optika, kelle kogemuslugu jagame meelsasti ka teiste huvilistega.
