5 strateegiat, kuidas hallata ületunnitööd efektiivsemalt
Kuigi paljud arvavad, et ületunnitöö on halb ja seda tuleks vältida, on see tööandjatele sageli hea valik.
Ületunnitöö võimaldab ettevõtetel tõhusamalt hallata suuremaid töökoormusi nii, et töötajate arvu ei pea sealjuures suurendama.
Samuti annab see töötajatele täiendava sissetulekuallika, ilma et nad peaksid altuurat tegema.
Õige kasutamise korral võib ületunnitöö olla väga tõhus töökoormuse nõudluse täitmise vahend. Lisaks vähendatakse sellega kulusid ning tõstetakse töötajate hüvitisi ja rahulolu.
- See on tõhus lahendus ööpäevaringsete vahetustega töö korraldamiseks.
- Ületunnitöö võib parandada organisatsiooni konkurentsivõimet kohalikul tööturul.
- Ületunnitöö on üks võimalik lahendus, mille abil toime tulla liiga suure töökoormuse või lühiajaliste muutustega personali koosseisus.
- Kuigi ületunnitööd peetakse kulukaks, on see sageli odavam kui palgata uusi töötajaid, kui arvestada töötajate palkamisele kuluvat aega, koolituste ja hüvitiste välja maksmist jne.
Ületunnid võivad siiski põhjustada ka probleeme. Pidev ületunnitöö tähendab, et töötajad ei saa piisavalt magada, mis võib põhjustada ohutus- ja kvaliteediprobleeme.
Kui ületunnitöö kestab pikemat aega, võib see põhjustada sõltuvust ületunnitööst, sagedasemat töölt puudumist ja madalamat tootlikkust.
Pikki perioode kestev pidev ületunnitöö näib olevat kõige kahjulikum.
Järgmisena toomegi välja 5 strateegiat, kuidas hallata ületunnitööd efektiivsemalt.
1. Ületunnitöö audit
Ettevõtte ületunnitöö audit on oluline esimene samm.
Vaja on kaardistada probleemi algpõhjus ja aru saada, miks ületunnitöö kulud tekivad.
Kui probleem on kaardistatud, saate valida selle lahendamiseks või leevendamiseks parima tegutsemisviisi.
Mõned küsimused, millele oleks vaja vastused leida:
- Kui palju ületunde Teie ettevõttes hetkel tekib?
- Mis on ületunnitöö tegelik rahaline kulu?
- Miks nii palju ületunnitööd tekib?
- Millal ületunnitöö tekib? Kas see on muutunud trendiks või on see hooajaline?
Õigete andmete omamine on ületunnitöö kulude haldamiseks ülimalt tähtis, mistõttu tasub kulutada aega täpse informatsiooni kogumiseks ja analüüsimiseks.
2. Ajutised töötajad, alltöövõtt, uute töötajate palkamine
Pärast ületunnitöö auditi tegemist võite leida, et Teie ettevõttes on ületunnitöö hooajaline või korduv nähtus.
Kui ettevõtte ületunnitöö on tingitud sellest, et töötajad ei suuda tihedamaid perioode katta, võib ajutiste töötajate või alltöövõtjate palkamine olla elujõuline lahendus.
Kõigepealt analüüsige, kumb on tulusam, kas ajutise tööjõu koolitamine ja palkamine, või olemasolevatele töötajatele ületunnitöö eest maksmine.
Mõnikord piisab ajutiste töötajate lisamisest ainult konkreetseks perioodiks, et kõik planeeritu õigeks ajaks valmiks.
Kui leiate, et ületunnitöö Teie ettevõttes on küllaltki pidev ja suuremahuline, võib täiskohaga või osalise tööajaga töötaja tööle võtmine olla parim valik selle vähendamiseks.
Kui kulud on kontrolli all ja töötajatel on paremad töötingimused, võib see olla soodne lahendus.
3. Motiveeritud töötajate koolitamine
Kui uute töötajate palkamine ei ole võimalik, on teine tõhus viis ületunnitöö vähendamiseks töötajate koolitamine nõnda, et nad suudaks täita mitme ametikoha ülesandeid.
See annab paindlikkuse, et töötajaid kergesti ümber jaotada, kui tekib ootamatult suur nõudlus või tööjõupuudus.
Samuti vähendab see ettevõtte sõltuvust neist töötajatest, kes on sunnitud ületunnitööd tegema oma lisaoskuste tõttu.
Siiski võib sellisel strateegial esineda negatiivseid külgi. Palgaarvestuse seisukohast võib olla hirmutav maksta mitmel positsioonil tegutsevatele töötajatele palka.
Suure tõenäosusega tekitab see raamatupidajale lisatööd, kuna on vaja hakata jälgima tehtud töötunde erineva tasudega töödele.
4. Õiged tööriistad
Haldurid on üldiselt ettevõtte eesliinil ja parim ressurss ületunnitööga toime tulemiseks.
Nad peavad olema varustatud õigete vahenditega, mis aitaks neil paremini mõista, miks ületunnitöö tekib, kuidas seda vähendada või paremini hallata.
Veenduge ka selles, et kõik haldurid teaksid ettevõtte ületundide käsitlemise eeskirju ja järgiksid neid.
Lihtsaim viis selle saavutamiseks on koostada töögraafikud osakondade kaupa.
Alamastme juhid tunnevad oma osakondi kõige paremini, mis teeb neist ideaalse valiku sellise ülesande täitmiseks.
Nad teavad, kuidas ületunnitööd kõige paremini käsitleda, ja suudavad langetada kaalutletud otsuse, kas vaja on palgata ajutist tööjõudu, uusi töötajaid või koolitada olemasolevaid töötajaid.
Kui vajate ületunnitööd, on alamastme juhid tõenäoliselt need, kes suudavad täpselt ennustada, kui kaua see on vajalik.
Seetõttu on oluline tagada, et juhtidel oleks oma töö tegemiseks vajalikud vahendid ja asjakohane teave, mida analüüsida.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
5. Töökoormuse hindamine
Uurige iga töötaja töökoormust konkreetse vahetuse ajal. Kui enamik töötajaid on võimelised määratud ülesandeid tavapärase tööaja jooksul täitma, olete tõenäoliselt tööd hästi planeerinud.
Kui aga suur osa töötajatest ei suuda regulaarselt oma tööd lõpetada ja vajavad selleks ületunnitööd, kontrollige uuesti neile määratud töökoormust.
Võib juhtuda, et nõuate liiga suures mahus toodangut või liiga rohkete ülesannete täitmist. Otsige võimalusi kvootide või kohustuste vähendamiseks, et töötajad saaksid oma töö lõpetada määratud aja jooksul.
Selle tulemusena võib juhtuda, et tekib vajadus täiendavate töötajate värbamiseks.
Kokkuvõte
Ületundide tõhusamaks haldamiseks on palju erinevaid viise, kuid kõigi nende puhul on tarvis teada, milline on hetkel ettevõtte ületunnitöö situatsioon.
Kaaluge erinevate lahenduste võimalusi ja kulusid, et leida olukorrale parim lahendus. Võib täheldada, et ettevõtted, kes kasutavad sellise informatsiooni saamiseks tarkvaralahendusi, suudavad ületunnitööga seotud probleeme ennetada.
Eespool kirjeldatud strateegiate kasutamisel võib ületunnitöö muutuda murekohast tööriistaks, mille abil saate suurenenud nõudlust täita.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
