7 põhjust, miks tunnileht peaks olema digitaalsel kujul
Mis on tunnileht?
Tunnileht on andmete tabel, mida tööandja saab kasutada selleks, et jälgida iga konkreetse töötaja tööaega.
Ettevõtted kasutavad tunnilehti ülesannete täitmisele või projektide ja klientidega tegelemiseks kulutatud aja salvestamiseks. Tänapäevased meetodid selleks on järgmised:
- paberkandja
- Exceli tabel
- tarkvara
Paljud ettevõtted lasevad töötajatel täita tunnilehti, et saada kuu lõpus ülevaade eelmisel perioodil tehtud töötundidest.
Tunnilehe alusel makstakse töötajatele palka ning tehakse projektide kuluarvestusi. Teoorias on see lihtne ja töötunnid saab arvestada mõne hetkega, kuid tegelikkus pole nii lilleline.
Millised probleemid esinevad tunnilehtedega?
Tavaliselt on andmed kirjutatud paberkandjal tööajatabelisse. Ettevõtte vajaduste põhjal kogutakse järgmisi andmeid:
- töötaja nimi
- tööpäeva algus
- tööpäeva lõpp
- tundide koguarv
- projekti nimi
- tehtud tööd
Tihti on aga tööajatabelisse märgitud ajad ebatäpsed ning olenevalt töötaja käekirjast ka loetamatud.
Igal juhul on paberkandjal või Exceli tabelil põhinevatel tunnilehtedel palju puudusi, mis mõjutavad ettevõtte üldist käekäiku negatiivselt.
Õnneks on tänapäeval saadaval ka kaasaegsemaid variante tööaja arvestamiseks, näiteks Begin tarkvara, mis muudab ettevõtte töötundide arvestuse tõhusamaks.
Loe, mis on peamised põhjused, miks tööajaarvestuse tarkvara on paberkandjal tunnilehtedest peajagu üle.
1. Digitaalset tunnilehte on oluliselt lihtsam hallata
Ettevõtte juhtidel on palju, mille pärast muretseda: koosolekud, kohtumised või projektide tähtajad.
Leidub hulganisti probleeme, mille lahendamisse töötajad, keskastme juhid ja tippjuhid peaksid oma aega ja energiat panustama.
Kindlasti ei tohiks nende hulka kuuluda paberkandjal tööajatabelitega tegelemine.
Paberkandjal tunnilehe miinused on järgmised:
- andmete käsitsi ümber trükkimine ja arvutamine
- loetamatu käekiri
- rikutud või kadunud tunnilehed
- projekti kuluarvestuse koostamise raskendatus
- keeruline töötundide arvestamine
Digitaalse tööajaarvestuse tarkvaraga jäävad need probleemid minevikku.
2. Paberkandjal tööajatabelid ei ole piisavalt täpsed
See ei ole küll meeldiv teadmine, kuid töötajad võivad tööandjat petta.
Neil on selleks tugev motiiv: neile makstakse töötundide arvu järgi.
Valetamine reaalsete töötundide kohta võib muuta palgapäeval kontojäägi oluliselt ilusamaks. Ameerika tööandjate liidu andmetel kirjutab keskmine töötaja päevas tööajale juurde kuni 3%.
Tööjõukulude kalkulaatoris näed, kui palju kaotab teie ettevõte tööaja ebatäpse märkimise tõttu.
Olete tähele pannud, et tunnilehele ei märgita kunagi hilinemisi ega varem lahkumisi?
Paberkandjal või Excelil põhinev tööajaarvestuse süsteem on nii haavatav, et selle kasutamine kaasaegses ettevõttes lausa kutsub töötajaid seda kuritarvitama. See aga mõjub rängalt töötajate motivatsioonile ning alandab ettevõtte efektiivsust.
3. Suurendage efektiivsust kogutud informatsiooni järgi
Kui saate automatiseeritud tunnilehtedelt ülevaate selle kohta, kuidas töötajad oma tööaega veedavad, võib see aidata teil ettevõtte projekte märkimisväärselt paremini juhtida.
Kui näete, et teie töötajad jäävad korduvalt projekti samas etapis toppama, olgu see siis planeerimine või lõplik teostamine, saavad meeskonnajuhid uurida, milles takistus seisneb.
Tööaja arvestuse tarkvara võib aidata teil täiustada töövooge, protsesse või isegi meeskonna omavahelist suhtlust.
Seda on võimalik saavutada ainult siis, kui teate täpselt, kui kaua erinevate projektide kallal töötatakse.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
4. Digitaalne tööajatabel on paremini ligipääsetav
Traditsioonilistele tunnilehtedele ei saa korraga ligi mitmest kohast.
Tavaliselt on see kaasas töötajal, kes märgib üles päeva jooksul tehtud töötunnid ning sooritatud ülesanded.
Üksuse juhil puudub otsene ülevaade töötaja konkreetsele projektile kulunud tööajast enne palgaperioodi lõppu. Raske on jooksvalt saada infot tehtud töödest ning probleemidest objektil.
5. Võimalused, mida paberkandjal tunnilehega pole
Tööajaarvestuse rakendus, biomeetriline seade ning tarkvara saavad teha seda, mida inimene üksi ei saaks.
Näiteks Begin Tarkvara äpp GPS positsioneerib iga töötaja tööaja alustamisel ja lõpetamisel, et vältida olukorda, kus töötaja registreerib ennast tööle kodus voodist tõusmata.
Lisaks on olemas võimalus töötunnid kirja panna koos sõrmejälje tuvastamisega, misläbi saab vältida olukorda, kus keegi teine registreerib töötaja eest tema tööaja.
Töötajad tööaega registreerida ka oma telefoniga, iseteeninduskeskkonnas või vastava seadme abil.
Üks pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna! See funkstionaalsus aitab lihtsustada infovahetust töötaja ja kontori vahel.
Iga pilt seotakse objektiga ja pildile on võimalik teha kirjeid, markeeringuid jms.
6. Säästke ettevõtte raha personali parema haldamise abil
Tarkvara abil saate konkreetset informatsiooni selle kohta, mida teie töötajad iga päev teevad, nii et saate vajalikes kohtades kärpeid teha ning ettevõtet kasumlikumaks muuta.
Automatiseeritud tunnilehed võimaldavad teil mõista, millised töötajad töötavad kõige tootlikumalt ja tõhusamalt.
See tähendab, et saate kiiresti ja selgelt näha, milliseid töötajaid peaksite premeerima ja millised töötajad tekitavad ettevõttele kehvade tulemuste ja tööaja raiskamise tõttu lisakulutusi.
7. Tehke paremaid otsuseid personali värbamisel
Paremini informeeritud olemine tähendab seda, et saate teha kaalutletud otsuseid ressursside ja personali kohta ning vältida kulukaid töövahendamise vigu (näiteks töötajate arvu suurendamine, kui töökoormus seda ei toeta).
Kokkuvõte
Nagu näha, aitavad automatiseeritud tunnilehed ettevõtete juhtidel mõista oma töötajate vajadusi ja teevad iga töötaja vastutavaks oma tegeliku tööaja eest.
See on hea viis säilitada ettevõttes täiuslik juhtimine ja paremini mõista ettevõtte vajadusi. On ilmne, et tööaja jälgimine paberkandjal on minevikutava, ja ettevõtted, kes soovivad tõhusust suurendada ja potentsiaalseid probleeme vältida, peaksid hakkama kasutama veebipõhist tööajatabelit.
See on otsus, mis toob kaasa märkimisväärse tootlikkuse tõusu.
Automatiseeritud tööajatabel päästab liigsetest kuludest
